Если работник выбрал оформление больничного листа в электронной форме, компания должна быть к этому готова. Согласно Федеральному закону от 01.05.2017 № 86-ФЗ электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) имеют юридическую силу и приравниваются листам нетрудоспособности на бумажном носителе.
Как сказано на сайте Фонда социального страхования, введение электронных больничных призвано сделать “прозрачной” систему обязательного социального страхования.
Электронное решение имеет преимущества, которые позволяют оптимизировать работу бухгалтерии с ЭЛН:
- исключение махинаций и поделок больничных листов;
- понятная форма заполнения исключает ошибки;
- экономия времени: обмен документами между организациями происходит в электронном виде; не надо следить за архивом боллистков (бланков строгой отчетности);
- экономия пространства: отсутствие бумажного архива.
Условия для работы с ЭЛН
В оформлении электронного листка нетрудоспособности взаимодействуют четыре участника: работник, медучреждение, работодатель и Фонд социального страхования. Чтобы система взаимодействия заработала, необходимо соблюдение следующих условий.
1. Пациент должен дать свое письменное согласие на оформление боллистка в электронном виде. Эта норма закреплена Федеральным законом.
2. Медицинское учреждение, которое выдает боллисток должно иметь специальное программное обеспечение, доступ к интернету, а также быть подключено к региональной медицинской информационной системе (РМИС).
3. Работодатель пациента должен оформить соглашение с ФСС об информационном взаимодействии, зарегистрироваться на сайте госуслуг, открыть личный кабинет в информационной системе ФСС и получить усиленную электронную подпись .
Как работать с ЭЛН работодателю
Регистрация в информационной системе
Организация не сможет работать с электронными больничными, если не зарегистрирована в ЕИИС (единая интеграционная информационная система) Фонда социального страхования. Открыть там Личный кабинет можно, если организация имеет подтвержденную учетную запись на Госуслугах. Чтобы ее получить, необходимо заполнить данные организации в регистрационной форме Личного кабинета на esia.gosuslugi.ru. Их проверка происходит автоматически.
Вход в Личный кабинет ФСС
На сайте Электронных кабинетов Фонда социального страхования предусмотрены три вкладки для создания Личного кабинета, в зависимости от функций участников.
Кабинет застрахованного
Личный кабинет предназначен для физического лица, использующего ЭЛН, и предоставляет следующие возможности:
- доступ к информации по своим ЭЛН;
- печать ЭЛН;
- просмотр начисленных пособий;
- просмотр и печать справок по пособию;
- доступ к личной информации.
Кабинет страхователя
Личный кабинет предназначен для бухгалтера организации-работодателя и предоставляет следующие возможности:
- просмотр и печать ЭЛН сотрудников;
- внесение новых сведений в ЭЛН с применением сертификата квалифицированной электронной подписи;
- обработка данных по созданию реестров для ФСС;
- поиск и просмотр реестров ЭЛН;
- просмотр пособий по ФИО, СНИЛСу, статусу в рамках прямых выплат;
- доступ к журналу обмена данными между страхователем и ФСС;
- создание обращений в ФСС;
- просмотр извещений из ФСС;
- возможность записи на приём в отделение ФСС.
Кабинет МСЭ
Личный кабинет предназначен для учреждений медико-социальной экспертизы и предоставляет следующие возможности:
- получать данные об электронных листках нетрудоспособности;
- просматривать ЭЛН;
- распечатывать листки нетрудоспособности;
- вносить дополнительные сведения в ЭЛН;
- закрывать ЭЛН.
Работодателю необходимо выбрать “Кабинет страхователя” и внести информацию о своей организации.
Изучение инструкции
Прежде, чем приступить к работе, пользователю предлагается изучить инструкцию. В ней подробно описаны функции, системные требования, механизмы работы с журналами, рекомендации по освоению ресурса. Инструкцию можно выгрузить, сохранить или распечатать.
КЭП для работы с ФСС
Для осуществления юридически значимого электронного документооборота, а процесс оформления ЭЛН является таковым, необходимо наличие квалифицированной электронной подписи. Как правило, сертификат КЭП оформляется на бухгалтера. Помимо этого, компьютер пользователя должен иметь средство криптозащиты информации для проверки и идентификации владельца электронной подписи.
Номер ЭЛН работника
Если сотрудник дал письменное согласие на электронный боллисток, ему больше не понадобится бумажный носитель. Он получит только номер ЭЛН от своего лечащего врача. Этот номер он должен сообщить работодателю.
Заполнение электронного бланка
Электронный листок нетрудоспособности работника по его номеру работодатель найдет в Личном кабинете ФСС. В электронном бланке необходимо заполнить раздел страхователя, куда вносятся наименование компании, данные о среднем заработке и данные о рабочем стаже.
Предоставление сведений в ФСС
Заполненная форма электронного больничного автоматически попадает в соответствующее отделение Фонда соцстрахования. ФСС подтверждает страховой случай, рассчитывает и выплачивает пособие в рамках проекта “Прямые выплаты”.
Начисление пособия ФСС
Согласно Постановлению Правительства РФ № 294 в проекте “Прямые выплаты” участвуют 39 субъектов РФ. В регионах-участниках проекта начисление пособия работнику происходит напрямую от ФСС путем перечисления средств на его банковский счет. Для этого застрахованному лицу необходимо заполнить и лично принести заявление в ФСС. Либо работодателю подготовить и передать в электронном виде реестр сведений.
Начисление пособия работодателем
Работодатель рассчитывает пособие по нетрудоспособности работнику и выплачивает его с заработной платой. Сумма расходов на выплату пособия может быть зачтена в счет уплаты взносов на соцстрахование, или возмещена ФСС. Чтобы получить возмещение, необходимо предоставить заявление или справку-расчет.
Предложение для участников ИС ФСС от УЦ “Калуга Астрал”
УЦ ЗАО “Калуга Астрал” в зависимости от направления деятельности и потребностей клиента, для осуществления юридически значимого защищенного документооборота предлагает следующие тарифы:
При необходимости к тарифам доступно подключение дополнительных расширений и услуг.
Для обмена данными в информационной системе соцстрахования КЭП понадобится:
- работодателю: для передачи и получения данных через личный кабинет портала ФСС;
- медицинскому учреждению: для работы в Региональной медицинской информационной системе, для электронного взаимодействия с ФСС;
- врачам: для заполнения электронного листка нетрудоспособности.
