Прошли те дни, когда вы должны были ждать неделями письма по почте. Не нужно регулярно ходить в почтовое отделение, чтобы отправить или получить корреспонденцию. В наши дни, многие люди никогда даже не отправляли деловые письма почтой России. Конечно, если мы не говорим о печатных документах, оригиналы которых можно передать контрагенту, только почтой. В этой статье речь пойдет о деловой переписке с партнерами по вопросам бизнеса.
Электронная почта стала одним из самых простых и быстрых способов общения как на личные темы, так и по рабочим вопросам.
Не удивительно, что этикет электронной переписки, часто называют «сетевым этикетом». Это достаточно актуальная тема для современной культуры. Сообщения по электронной почте отправляются ежедневно. Почти каждая семья имеет, по крайней мере, один компьютер с доступом в Интернет и им пользуются мама, папа, дети и, возможно, даже бабушка и дедушка, и все (или большинство из них) получают и отправляют электронную почту.
Мы живем в эпоху сети Интернет, и уже никто не хочет тратить время, чтобы написать письмо от руки, хотя это гораздо более интимно и лично.
Тем не менее, есть много причин, по которым электронная почта является прекрасной альтернативой рукописного письма. Вот некоторые правила этикета, которые неплохо иметь в виду при составлении электронного письма.
1. Подготовка
Перед тем, как начать писать, нужно определить, является ли письмо первоначальным или ответом на какое-либо имеющееся. Короче говоря, какова ваша цель? Уже после этого вы составляете текст, а затем отправляете его; если текст сбивает с толку, кажется резким или неясным, то, возможно, вы должны переписать его.
2. Коммуникация
Помните, что вы общаетесь с реальным человеком, который получит эту почту. Вы должны обратиться к человеку по имени и быть вежливым. Обращение по имени является обязательным и при ответе на любое полученное письмо по электронной почте.
3. Пауза
Мы все в какой-то момент теряли самообладание. Если вы получили по электронной почте письмо, которое разозлило или расстроило вас, не отвечайте моментально. Возьмите паузу и только подтвердите получение письма. Возьмите паузу на некоторое время, прежде чем ответить, так вы сможете успокоиться и ответить вдумчиво. Вам никогда не следует отвечать на электронную почту (или любую другую форму общения) в гневе. Когда мы злимся, мы склонны говорить (или писать) вещи, которые не следует. Помните, что как только ваша электронная почта отправляется, то письмо уже не вернешь.
4. Прозрачность
Ваша тема должна давать истинное представление о том, почему вы пишете адресату. Используйте фразы, которые имеют отношение к теме письма. Это необходимо, когда вы начинаете личную или деловую переписку. Например, если вы пишете письмо маме о своей поездке к ней на следующей неделе, ваша тема, например, должна звучать так "Мой визит".
5. Ясность
Если вы посылаете электронную почту деловому партнеру, то вам необходимо точно знать его имя и отчество. Проверьте, верно ли вы пишете его имя, адрес электронной почты и должность (если это необходимо).
6. Проверка орфографии
Проверка орфографии имеет важное значение, когда вы общаетесь в письменной форме. Когда вы посылаете письмо полное ошибок, о вас может сложиться впечатление неграмотного и неаккуратного человека, который не обращает внимание на детали. Старайтесь всегда запускать проверку орфографии или использовать программу, которая автоматически исправляет ошибки.
7. Легкость прочтения
Потратьте дополнительные несколько секунд или минут, чтобы сделать ваш текст электронной почты удобным в прочтение. Измените любые неудобные, сложные предложения или замените/добавите какие-либо знаки препинания.
8. Тон
Следите за тоном вашего изложения. Иногда электронная почта может восприниматься неправильно, именно поэтому очень важен тон изложения. Поскольку это электронное сообщение, вы должны убедиться, что ваш тон понравится получателю, и, что он даст истинное представление о том, что вы хотите сказать. Помните, что ваш получатель не может слышать веселье в вашем голосе или увидеть улыбку на вашем лице. Если вы не хотите, чтобы вас поняли неправильно, вы должны избегать двусмысленных слов в сообщениях по электронной почте.
9. Краткость
Старайтесь не писать «романы» по электронной почте. Большинство людей на самом деле не хотят читать длинные сообщения. Если сообщение обязательно требует большого текста, попытайтесь помочь адресату, путем выделения ключевых понятий, используя пункты или общие выводы.
10. Правильный стиль
Вы не хотите запутать читателя, будьте ясным и кратким в вашем письме. Если вы отправляете письмо другу, вы можете использовать разговорный стиль письма. Тем не менее, если это деловое общение, используйте надлежащий стиль, проверяйте грамматику и избегайте использования символов/смайлов, которые выставляют вас в менее профессиональном свете.
Электронная связь очень популярна сейчас. Потратьте время, чтобы усвоить нужные правила, и вы будете профи в «сетевом этикете».