Глава 6. О трех качествах эффективного руководителя
Согласно опросам, эффективный руководитель обладает тремя качествами: он внимателен, чётко формулирует задачи и предоставляет свободу. Остановимся на этих качествах подробнее.
Внимательность означает, что начальник интересуется жизнью своих подчинённых. Он знает о семьях своих сотрудников, говорит с ними не только о работе, ценит в первую очередь личность, а не просто работника, проявляет заботу о самочувствии.
Лучших руководителей отличает также ясность, т.е. умение чётко доносить задачи до подчинённых.
Помимо этого, они предоставляют свободу сотрудникам делать работу так, как те считают нужным, и не стоят над душой. Для подчинённых важно, чтобы начальник дал им конкретное задание, делегировал ответственность и не отвлекал. В этом случае люди чувствуют себя комфортно и готовы проявить свои лучшие стороны, чтобы решить задачу максимально эффективно.
Если вы заметили, что не подходите под описание идеального руководителя хотя бы по одному пункту, это знак, что нужно срочно совершенствоваться.
Глава 7. О принципах делегирования
Итак, вы уже узнали достаточно о делегировании, чтобы начать применять полученные знания на практике. Для этого рассмотрим семь основных принципов делегирования:
- Выберите подходящего сотрудника. Это значит, что компетенция вашего подчинённого должна соответствовать сложности решаемой задачи. Он должен быть достаточно мотивирован и быть способным справиться с этим заданием.
- Делегируйте постепенно. Пусть ваш сотрудник шаг за шагом демонстрирует прогресс. В противном случае из-за резко свалившейся огромной ответственности человек может наделать ошибок.
- Делегируйте задачу полностью. Ваш сотрудник должен чувствовать, что отвечает за проект целиком и что вся ответственность лежит на нём.
- Определите ожидаемый результат. Чем более конкретными и измеримыми будут планируемые результаты, тем ваш подчинённый будет более мотивирован.
- Поощряйте участие и обсуждения. Когда человек активно обсуждает какую-то проблему, он тем самым показывает, что заинтересован в ее решении. Поощряйте их задавать вопросы, участвовать в составлении плана, делиться идеями.
- Делегируйте согласно степени ответственности. Вы всегда должны чётко понимать, сколько ресурсов понадобится для решения какой-либо задачи. Если задача масштабная, определите, к кому ваш подчинённый может обращаться за помощью.
- Предоставьте исполнителю свободу. Не нужно постоянно контролировать его. Здесь вам пригодится управление по отклонениям. Суть его заключается в том, что человек, которому вы делегировали задачу, должен обращаться к вам лишь в тех случаях, когда что-то пошло не по плану. В остальных случаях он должен действовать на своё усмотрение.
Глава 8. Про обучение
Один момент, о котором чаще всего забывают руководители: ваши подчинённые не знают столько, сколько знаете вы. Поэтому роль учителя еще никто не отменял. Обучать нужно всех: и стажёров, и выпускников с красным дипломом, и специалистов с большим опытом работы. Это естественно, что человек может чего-то не знать: он мог никогда в жизни не сталкиваться с этим или на его предыдущей работе процесс был организован по-другому.
Обучение – это ни в коем случае не отвлекающая функция, а самый что ни на есть важный инструмент. Уделив время обучению сейчас, в будущем вы избежите множества проблем и переделывания работы. Делегируя сотруднику какую-либо задачу, скажите: «По моему опыту, самый оптимальный вариант решения этой проблемы – сделать так-то и так-то. Вы начнёте с этого и в ходе выполнения работы получите такой-то результат».
В ходе обучения будьте терпеливы, поддерживайте своих подчинённых. Помните, что для усвоения информации и закрепления навыка нужно время. Многим проще осваивать новое в процессе обсуждения, поэтому поощряйте сотрудников задавать вопросы, уделяйте внимание ответу на каждый их вопрос. Даже если вас что-то раздражает, ни в коем случае не показывайте это. Немного времени – и вы получите отличного сотрудника.
Также не забывайте развивать уверенность в своих подчинённых. Подбадривайте их, говорите, что верите в них. Доказано, что люди, которых хвалят, выполняют свою работу лучше, чем те, которых постоянно критикуют. Ожидайте от сотрудников лучшего – и их мотивация увеличится.
Глава 9. О делегировании решений
Вы уже знаете, что можно эффективно делегировать задачи, но с делегированием решений дело обстоит немного сложнее. Вы сами, да и ваши подчинённые тоже, привыкли, что только начальник ответственен за принятие решений. Но не нужно бояться доверять принятие решений подчинённым! Для начала воспользуйтесь следующим советом: когда в следующий раз к вам придет сотрудник с вопросом «Что делать в этой ситуации?», спросите его: «А что бы сделали вы?».
Лидеры по натуре всегда сами ищут решения проблем, в то время как «середнячки» – пытаются найти виноватых. Ваша цель как руководителя – помочь вашим сотрудникам стать компетентными специалистами, способными самостоятельно принимать решения. Станьте сами примером для окружающих: перестаньте копаться в прошлом и искать виноватых – думайте, как эффективно решить проблему. Именно такой тип мышления присущ успешным руководителям.
Предложите своим сотрудникам четырёхэтапный процесс решения проблем:
- изложите свои мысли письменно. Доказано, что в половине случаев, когда человек чётко опишет проблему на бумаге, он сможет решить ее сам, без посторонней помощи;
- определите причины. Почему возникла проблема? Что к этому привело? Пусть человек составит список. Чем яснее он опишет ситуацию, тем больше шансов будет решить проблему;
- наметьте пути решения. Пусть человек запишет все возможные, с его точки зрения, способы решения данной проблемы;
- примите решение. Человек должен сам определить тот способ решения проблемы, который он считает правильным, и аргументировать своё мнение.
Пусть ваш подчинённый обращается к вам только после того, как прошёл все четыре этапа. Руководители, принявшие этот принцип на вооружение, отметили, что у них освободилось более 70% времени, которое они раньше тратили на обсуждение вариантов решения проблем.
Глава 10. Об ответственности
Делегировать – не значит пустить решение задачи на самотёк. Это лишь подразумевает, что вы не должны постоянно стоять над душой человека, выполняющего задание.
Регулярный контроль как раз необходим. Когда вы держите ситуацию под контролем и находитесь в курсе того, как продвигается решение делегированной задачи, вы тем самым показываете, что ваш сотрудник выполняет важную работу. Он чувствует, что его вклад в общее дело значителен, а он сам – ценное звено в команде.
Делегирование – это ни в коем случае не отказ от обязанностей. Вы по-прежнему несёте ответственность за результат перед своим начальством.
Устраивайте периодические «хождения в народ»: интересуйтесь, как дела у ваших сотрудников, получайте обратную связь, не бойтесь отвечать на вопросы подчинённых. Так вы узнаете, кто и как справляется с какими задачами, не перегружен ли кто-то работой, не сидит ли кто-то без работы, у всех ли хватает опыта, чтобы выполнять какие-либо задания. Будьте готовы изменить какую-то задачу или поручить дело другому сотруднику. Реальность такова, что данные и условия могут меняться очень быстро, и нужно уловить момент, когда стоит вносить коррективы.
Глава 11. О мотивации
Мотивация – важнейший фактор, который движет людьми. Каждому нужно ощущать свою значимость и знать, что его ценят. Поэтому, чтобы ваши сотрудники чувствовали себя комфортно, соблюдайте пять основных правил:
- принимайте своих сотрудников такими, какие они есть, цените их жизненные принципы и установки;
- искренне улыбайтесь людям;
- следите за своим поведением, старайтесь показывать пример;
- благодарите подчиненных, делайте им комплименты, хвалите за заслуги;
- внимательно слушайте, когда к вам обращаются.
Последнему пункту нужно уделить особое внимание, здесь тоже существует ряд принципов:
- не перебивайте говорящего, дайте ему высказать мысль до конца;
- перед тем как ответить, сделайте небольшую паузу;
- уточняйте, задавайте вопросы; если что-то недопоняли, спрашивайте: «Что вы имеет в виду?»;
- повторяйте услышанное – перефразируйте слова собеседника, чтобы убедиться, что вы всё правильно понимаете.
Следуйте рассмотренным выше правилам и ваши сотрудники будут считать вас лучшим боссом на свете.
Глава 12. Об обратном делегировании
Обратное делегирование подразумевает возврат подчинённым задачи, которую вы ему поручили. Когда сотрудник не может справиться с какой-то частью работы, он пытается переложить ее выполнение на кого-то другого (в данном случае на вас как руководителя, который и поручил ему решение этой задачи). Сам же он считает себя с этого момента свободным, ведь теперь ему ничего не надо делать.
Обычно человек подходит к начальнику, когда не может найти какую-то информацию. И самой непростительной ошибкой с вашей стороны будет пообещать работнику найти её. В эпоху Интернета такая проблема вообще больше не должна волновать вас, ведь любой человек при желании может найти всё, что ему нужно. Поэтому оптимальным ответом будет: «Поиск информации – это ваша прямая обязанность. Я могу вам посоветовать источники, к которым вы должны обратиться самостоятельно».
Также подчинённые часто обращаются к начальнику, когда им нужно решить
какую-то проблему. И вы как руководитель можете подумать: «Я же начальник, у меня большой опыт, конечно, я решу эту проблему». Но в таком случае ваш сотрудник опять будет заниматься ничегонеделанием, считая, что у него есть на это полное право, – ведь он же вернул решение проблемы вам! В следующий раз, когда кто-нибудь подойдет к вам с подобной просьбой, ответьте: «Вы компетентны решить эту проблему. Чётко обозначьте суть проблемы, наметьте несколько вариантов решения, выберите оптимальный. И если это еще будет нужно, снова зайдите ко мне».
Каждый раз, когда к вам подходит подчинённый за советом, спрашивайте его: «А что, по-вашему, нужно сделать?» В большинстве случаев человек уже знает ответ, просто ему нужно заручиться вашей поддержкой. Не ведитесь на приманку, когда сотрудник говорит, что задача слишком сложна для него и только вы можете решить эту проблему. Заставляйте своих подчинённых думать и анализировать – это принесёт пользу всем.
Итак, в заключение сформулируем пять основных принципов успешного управления:
- помните, что только вы ответственны за свою работу, за работу своих подчинённых, за делегирование задач и контроль за их исполнением;
- относитесь к подчиненным как к семье: не забывайте, что им тоже нужна поддержка, совет, обратная связь;
- относитесь к людям доброжелательно;
- обращайтесь с подчинёнными так, как вы хотели бы, чтобы с вами обращался ваш начальник;
- всегда помните, что самый главный ресурс компании – это ее сотрудники.
Ваш успех будет зависеть от того, насколько грамотно вы как руководитель будете делегировать полномочия, а затем в доброжелательной форме контролировать ход выполнения работы. Применяйте описанные в данном саммари приёмы – и успех не заставит себя ждать!