Проведение бизнес-конференции является важнейшей частью деятельности для многих предпринимателей и владельцев бизнеса. Помимо решения различных деловых задач, подобные встречи помогают познакомить с будущими партнерами и укрепить отношения с уже существующими. Грамотная и хорошо продуманная организация бизнес-конференции исключает ненужные риски и ошибки, последствия которых могут отразиться на ведении вашего бизнеса. Важно понимать, что масштаб и формат конференции могут быть различными и потребуют от вас усилий и времени, а также следованию четкому рациональному алгоритму.
5 этапов подготовки к проведению конференции
Подготовка к конференции может занять несколько месяцев, но последовательная система и четкий план действий избавит от лишних финансовых и эмоциональных затрат.
1. Подготовка программы конференции. Именно с разработки программы каждого дня конференции, подбора состава участников и приглашенных гостей начинается первый этап подготовки. Сбор контактов, выход на связь и дальнейшие переговоры об условиях участия помогут составить четкий список, на основе которого будет расписан сама программа конференции, которая включает в себя: проработку расписания дней конференции: определение регламента для выступающих докладчиков; внесение кофе-брейков и перерывов на обед.
2. Составление плана продвижения. В современных реалиях сложно обойтись без четкой маркетинговой стратегии, которая будет основана на ясном техническом задании специалисту в области пиар и маркетинга. Описание целевой аудитории, ее сегментация, ясный алгоритм интернет-продвижения и серии рекламных мероприятия офлайн должны создать все необходимое для усиления внимания к событию.
3. Подбор площадки для проведения. Определившись с форматом, программой и количеством участников конференции, вам необходимо подобрать хорошую площадку для ее проведения. Это должен быть комфортабельный конференц-зал с необходимым для проведения новейшим техническим оснащением и высоким качеством обслуживания.
4. Вопросы питания (обеды и кофе-брейки на конференции). Это один из важнейших вопросов для многочасовых конференций, который так же требует особого внимания. Организация качественного и своевременного питания создает важную часть и фон конференции, не являясь ее главной задачей, но обеспечивая комфорт и лояльность участников и гостей события.
5. Техническое оборудование. На выбранной вами площадке обязательно должно быть все необходимое оборудование, включающее в себя звуковое и световое оснащение, проектор, экран, микрофоны и другие важные технологические аспекты сопровождения конференций.
Отель в центре Краснодара Red Royal готов предоставить современные конференц-залы различной вместимостью для проведения бизнес-конференций и встреч различного формата по оптимальной цене. Подробности на сайте: https://redroyal.undersun-hotels.ru/conference/