ЕГАИС - это единая государственная система, которая осуществляет контроль, учет производства и оборота алкогольной продукции на территории РФ. К этой системе должны быть подключены все, кто занимается производством, продажами алкоголя оптом или в розницу.
Для чего нужна товарно-транспортная накладная?
Поставки алкоголя должны сопровождаться товарно-транспортными накладными, вне зависимости от крепости перевозимого алкоголя. В соответствии с законом, любое передвижение алкоголя или спиртосодержащей продукции должно фиксироваться в ЕГАИС. Поэтому накладные должны быть внесены в систему.
Загрузка ТТН в ЕГАИС
Когда происходит отгрузка алкоголя, поставщик должен оформить товарно-транспортную накладную в электронном виде (в ЕГАИС) и распечатать ее.
Исходящая ТТН оформляется в бухгалтерской программе, в ней же ведется учет у поставщика. Чтобы ТТН была отправлена в систему, поставщик должен создать ее вручную или с помощью вкладки “Обмен с УТМ ЕГАИС”, если нажать на гиперссылку, сформируется форма. В ней устанавливается соответствие номенклатурных данных у поставщика в учетной программе и ЕГАИС. После этого файл нужно выгрузить в систему через “Обмен данными с ЕГАИС”, где из выпадающего списка необходимо выбрать пункт “Выгрузить в ЕГАИС”.
Статусы выгруженных ТТН
Статус загруженного документа изменяется по мере его прохождения в системе.
- “Выгружен” - торгово-транспортная накладная выгружена в УТМ.
- “Принят на обработку” - УТМ принял ТТН на обработку.
- “Подтвержден” или “Отклонен” - этап обработки документа. Документ, который отклонен нужно отредактировать и выгрузить в систему снова.
Как проверить товарно-транспортные накладные в личном кабинете ЕГАИС?
Чтобы проверить статус накладной, нужно зайти в личный кабинет, который создается при регистрации в системе. Чтобы найти информацию о ТТН, вам потребуется:
- ID компании-отправителя (его сообщает получателю отправитель).
- ID компании-получателя.
- Регистрационный номер (идентификатор) накладной.
Идентификационный номер сообщается отправителем! Если отправитель не знает номер, он может его узнать с помощью ФСРАР, для этого понадобится ввести номер фиксации (указан на напечатанной ТТН) и ID получателя, после этого система выдает электронный регистрационный номер ТТН.
Для проверки товарно-транспортной накладной в личном кабинете, необходимо перейти на сайт.
1. Найти информацию можно либо по транспортному пакету, либо по номеру накладной. Выберите вкладку “Поиск по идентификатору докладной”
2. Введите десятизначный код ТТН (его нужно узнать у отправителя)
3. В строке «fsrar ID отправителя» нужно ввести ID код компании - поставщика. Как уже ранее было сказано, код сообщается отправителем, добросовестные поставщики сообщают его сами.
4. В строке «fsrar ID получателя» необходимо ввести ID вашей организации, то есть - получателя. ID-получателя можно узнать из электронного письма от ФСРАР, которое высылается при регистрации в системе.
5. Введите указанный на картинке код (капчу) и у вас откроется страница с информацией о накладной и сопутствующих документах.
Сейчас проверить данную информацию не составляет труда. Но гораздо удобнее, когда вся информация о накладных имеется в вашей учетной программе! Например, в продукте 1С можно легко и просто вести обмен информацией о ТТН, между поставщиков и покупателем, не нужно переходить на другие ресурсы, чтобы найти Идентификатор ЕГАИС.
В программе можно получить ТТН запустив обмен с ЕГАИС вручную. Перейдите в раздел “НСИ”, далее в “Сервис”, затем в “Обмен с ЕГАИС, Закупки журнал Товарно-транспортные накладные ЕГАИС (входящие)”. Нажмите кнопку “Выполнить обмен”.
Уникальный идентификатор ТТН передается от поставщика покупателю при обмене данными. Не нужно заходить в личный кабинет, чтобы узнать его самостоятельно.
Если вы знаете идентификатор, можно загрузить нужную товарно-транспортную накладную . Перейдите в Товарно-транспортные накладные ЕГАИС (входящие), перейдите в меню “еще”, выберите пункт “Запросить ТТН по идентификатору”. В открывшемся окне введите идентификатор и нажмите “Запросить”.
Вот так будет выглядеть загруженная из ЕГАИС в журнал ТТН.
В программе удобно не только получать информацию, но и вести дальнейшую работу с товарно-транспортными накладными.