Ошибка №1: Ваше мероприятие не имеет определенной цели .
В первую очередь, определите свои конкретные цели и задачи. Твердое понимание того, чем именно ваше мероприятие поможет вашему бизнесу, поможет вам в этом процессе.
Главный вопрос - чего вы хотите добиться своим мероприятием? Установите четкие измеримые цели, такие как выручка, количество регистраций, количество зрителей в прямом эфире или процент возвращающихся участников. Убедитесь, что ваши цели измеримы и конкретны, чтобы вы могли доказать ценность вашего мероприятия.
После постановки целей и задач поделитесь ими со своей командой, чтобы они могли направлять процесс в нужном русле.
Ошибка #2: Вы не проверяете на актуальность тематики мероприятия.
Некоторые организаторы не проверяют актуальность тем, которые были бы интересны гостям мероприятия. Любое событие должно давать опыт (практический, интеллектуальный, эмоциональный), и для того, чтобы контент мероприятия стал интересен участникам, необходимо смотреть на программу через их глаза.
Этот сдвиг в мышлении может помочь вам понять, что больше всего важно для вашей аудитории. Например, составьте список таких вопросов:
- Являются ли темы в вашем мероприятии свежими и актуальными? Сравните схожие мероприятия в регионе/стране, отметьте те, которые вызвали наибольший отклик, изучите обратную связь в социальных сетях — каких тем не хватило гостям, каких спикеров, и пр.
- Насколько привлекательны ваши спикеры и ведущие? Если спикерами являются люди, кочующие из одного мероприятия в другое — тогда вы можете не рассчитывать на широкое привлечение внимания к вашему событию. Найдите новых спикеров, пригласите зарубежных, сделайте все, чтобы именно ваше мероприятие стало эталонным.
- Как вы можете коммуницировать с аудиторией в режиме реального времени? Стримминги, прямые эфиры в социальные сети, мгновенный фоторепортаж, мобильные приложения с обязательными уведомлениями о событиях мероприятия и начале лекций, и прочее-прочее. Сделайте все максимально возможное, чтобы посетители чувствовали что они находятся в гуще событий
Ошибка #3: Мероприятие не спланировано должным образом.
В организации мероприятий нет чего-то второстепенного. Плотная программа выступлений и презентаций — это основная составляющая успешных конференций или форумов. Но есть и другие, не менее важные составляющие. Например:
- Вход на мероприятие. Помните, что театр начинается с вешалки? Так вот — и любое мероприятие начинается со входа. Длинные очереди это не показатель востребованности проводимого мероприятия, это маркер непродуманной работы билетеров/регистраторов/касс. Заранее определитесь с количеством людей, которые будут работать на входе, качественно их проинструктируйте. Лучше пусть будет больше работников, но зато очереди не будут длинными, а вам не упадут первые монетки в копилку «Мероприятие разочаровало»
- Персонал. Спрогнозируйте в своей голове не оптимальное количество посетителей, а экстремальное. И представьте, как будет осуществляться работа вашего персонала. Уверены на 100%, что штат вашего мероприятия будет недоукомплектован, и пойдут «просадки», негатив. Научитесь определять четкие потребности в персонале на каждую локацию мероприятия. Кроме того, ваша коммуникационная стратегия внутри коллектива должна описывать, как ваша команда должна реагировать на негативные ситуации. Это важно.
- Питание. Время, когда можно было поставить одного-двух подрядчиков, отвечающих за еду на мероприятии, безвозвратно ушло. Все люди разные — кому-то необходима классическая кухня, кому-то вегетарианская, кому-то веганская, кому-то вообще диетическая. Руководствуйтесь именно этим разнообразием вкусов вашей аудитории, а не личными предпочтениями. Во-вторых, такой подход позволить рассредоточить потоки людей, и избегнуть тех же очередей. В-третьих, именно эта гибкость в организации питания сможет привести на ваше мероприятие дополнительных людей.
и пр.
Ошибка №4: Вы используете устаревшие технологии продажи билетов.
Используйте современные онлайн-решения по продаже билетов и осуществления регистраций. Это позволит вашей команде перестать выполнять повторяющиеся задачи, которые не повышают ценность для вас, посетителей мероприятия, или вашей организации в целом. Сэкономленные на этом время и деньги могут быть перенаправлены на более важные вещи.
Кажется, это банальный совет и нелепее может быть только «не делайте проект в одиночку», но нет. Многие до сих организаторы по привычке отдают предпочтение стремительно устаревающим технологиям, становятся заложниками одного билетного оператора, и прочее. Оптимальный вариант — покупка билет прямо с сайта, без ссылок на операторов, и гиперссылок на страницу действия стороннего оператора. Цените и уважайте время людей, которые стремятся посетить ваше мероприятие.
Пожалуй, это все главные ошибки при планировании мероприятий. Сделайте всё возможное, чтобы их не возникало, и у вас уже будет почти отличное мероприятие :)