Не многие руководители предприятий задумываются о том, сколько организации по итогу может стоить простой выход сотрудника в рабочее время за пределы предприятия. И не важно — связано это с тем, что сотрудник просто решил раньше уйти с работы, с потребностью уйти по уважительным причинам или с производственной необходимостью работы за пределами предприятия. Речь в этой статье пойдет про то, как можно минимизировать потери времени у ряда сотрудников, которые будут задействованы в процессе согласования ухода с рабочего места (это сам подчиненный, его руководитель, служба охраны, сотрудники отдела кадров и т.д.).
Сложно оценить как много времени необходимо для составления, подписания и согласования разного рода заявлений, приказов и их последующего учета при составлении табелей для начисления заработной платы. Но факт остается фактом — вместо выполнения основных обязанностей сотрудники тратят время на рутинную работу с бумагами.
Задумайтесь, как этот процесс организован в вашей организации, сколько сотрудников в нем задействовано, как происходит документооборот и сколько это может стоить… И сравните с тем, как это может быть.
Описание процесса согласования*
*Данное описание будет актуально для предприятий, пользующихся системой TARGControl. Оно подразумевает наличие на предприятии проходной (оборудованной СКУД или без нее) с охраной. Так же на предприятии должны быть установлены терминалы УРВ либо устройства с приложением TimePad, интегрированные с системой TARGControl.
1. При необходимости покинуть предприятие в рабочее время сотрудник выбирает событие типа «Увольнительная» (это может быть ранний уход, отгул и т.п.) на ближайшем к рабочему месту планшете TimePad (либо терминале УРВ).
2. В этот момент руководитель получает уведомление о необходимости согласовать данное событие посредством сообщения в Telegram / по электронной почте.
3. Руководитель согласовывает данное событие в веб-версии системы TARGControl либо на своем смартфоне через приложение TARGControl.
4. На проходной охранник, имеющий доступ к чтению раздела «Согласование», находит данного сотрудника в системе и проверяет, согласован ли ранний уход. При подтверждении согласования позволяет сотруднику покинуть рабочее место.
5. В зависимости от настроек события доступа, временной интервал события (Ранний уход, Увольнительная и т.п.) может считаться как рабочим, так и не рабочим. После согласования события это отразится на табеле сотрудника и всех отчетах.
Необходимые настройки
Организация подобного процесса при помощи системы TARGControl не требует сложных настроек и состоит из 3-х шагов:
Шаг 1. В систему вносятся события типа “Увольнительная”, и указывается, что оно требует согласования (Администрирование → События → Типы событий → Добавить).
Читать: Создание событий доступа
Шаг 2. Руководителями настраиваются уведомления о появлении событий, требующих согласования (Администрирование → Уведомления → Добавить → Согласование).
Читать: Настройка уведомлений
Шаг 3. Аккаунтам охранников на проходной дается право на чтение раздела “Согласование” в системе TARGControl (Администирование → Учетные записи).
Читать: Настройка прав доступа
После внесения всех вышеописанных изменений вы сможете автоматизировать процесс согласования увольнительных и избежать ненужной работы с документами.
Оригинал статьи находится здесь: https://targcontrol.com/blog/kak-minimizirovat-poteri-rabochego-vremeni-na-predpriyatii/