Приветствуем, Читатель!
Вводная
Мы часто говорим о том, что требуется следить за актуальностью информации в Базе Знаний.
А что именно можно смело отправить в архив?
Важно: никогда не удаляйте информацию!
Запоминайте - никогда не удаляйте информацию, которая потеряла актуальность. Именно поэтому в статье мы упоминаем такой инструмент, как архив.
Вам может потребоваться вспомнить какой-то кейс из прошлого, логику мышления и так далее. А тут - нечего смотреть, ничего нет.
Что нужно отправлять в архив?
Устаревшие регламенты/куски регламента
Если Вы поменяли CRM-систему, то старый документ уже точно не потребуется. Если в каком-то документе изменилась редакция конкретного пункта, его исходный текст следует сохранить.
Выше мы писали о том, что удалять точно нельзя, определитесь, как именно Вы будете хранить данную категорию.
Скрипты, маркетинговые текстовки
Как только материал актуальность, сразу отправляйте в архив. Кстати, что касается скриптов, тут точно лучше все хранить, потому что акции могут повторяться, а тут сразу имеется текст, который нужно слегка оживить.
Описание компании
Мы рекомендуем раз в полгода полностью переписывать текст "О компании": многое уже могло поменяться, другие требования у Клиентов и так далее. Все редакции тщательно сохраняйте, чтобы потом можно было подчерпнуть вдохновение из прошлого.
Неактуальные кейсы
Мы неоднократно говорили Вам о том, что нужно сохранять интересные ситуации, когда был найден необычный и успешный выход их ситуации.
Так вот - могут быть кейсы, которые уже решены (с помощью доработки ПО, например) или просто нет такого товара в ассортименте.
НО: если Вы хотите сохранить кейс с точки зрения мышления специалиста, в таком случае доработайте текст самой карточки, чтобы сотрудники понимали, почему данный кейс доступен в Базе Знаний.
Вывод
Кому-то статья покажется банальной и логичной, но суть в том, что отечественные компании только начинают активно интересоваться данный инструментам - чем больше будет разнообразной информации, тем быстрее мы все вместе выйдем на качественно иной уровень работы.