Чтобы спокойно отдохнуть хотя бы 2-3 дня в январе, да и вообще начать год без происшествий и стрессов для сотрудников, мы советуем каждому управляющему несетевым рестораном, кафе или баром сделать следующие 5 действий:
№1
Предотвратить порчу товара, которая происходит в конце декабря и в январские праздники из-за того, что стандартные заготовки и продукты оказываются без спроса. Например, те же бизнес-ланчи.
Для этого необходимо избавиться от заготовок, которые не будут востребованы в праздники (и предотвратить их изготовление, начиная с 20-25го числа). Также рекомендуем избавиться от «перетарки» и от скоропортящегося товара.
Для этого попросите технолога-калькулятора за 1-2 дня поставить все накладные на приход, списать все продажи и списания. Когда технолог-калькулятор закончит, снимите отчёт по остаткам по категориям товаров (обычно товары одной категории хранятся друг с другом по факту). Склад Кухня и склад Бар отдельно. Не относитесь к остаткам серьёзно, в этом отчёте обязательно будет погрешность
Затем внимательно просмотрите этот отчёт. Выделите цветными маркерами те остатки, которые вас смущают, так как слишком большие по кол-ву и/или по стоимости за весь объём.
С отчётом в руках пройдитесь по всем полкам, шкафам, ларям, холодильникам и т.д. Проверяйте каждую позицию. Детально пересчитывать и взвешивать не нужно. Визуально прикидывайте – совпадает ли увиденное с цифрами в отчёте. Красным маркером помечайте то, от чего необходимо сложно избавиться перед праздниками, потому что это или испортится, или вымерзнет/засохнет, или просто лежит на складе значительной суммой денег, которая вам нужна сейчас.
Из «красных» позиций составьте список того, от чего нужно избавиться: наименование, кол-во, цена за кг/л/шт, пометка - как от этого избавиться, сроки, ответственный. Пример такой таблицы мы пришлём вам, если вы отправите нам запрос на почту hello@gastrobricks.com
№2
Предотвратить стоп-лист во время праздников
Многие рестораторы заранее заказывают на все каникулы пиво, алкоголь и некоторые продукты. Но часто забывают про упаковку и хозтовары. И потом сотрудники бегают в магазин за дешёвыми некрасивыми салфетками, дорогим моющим средством и туалетной бумагой.
При этом что-то можно и нужно заказать впрок, а что-то категорически нельзя – испортится.
Мы рекомендуем заказать заранее на первые 15 дней января такие позиции как пиво, алкоголь, соки, воды, специальную бакалею, соусы, мясо и рыбу, упаковку на вынос, пакеты и хозтовары.
Да, многие поставщики стали работать 2 дня в каникулы. Чаще всего 4го числа они обычно собирают заявки, 5го развозят, и потом снова отдыхают. Но если есть возможность сделать запас на все праздники – сделайте это. И запросите у всех поставщиков их график работы в праздничные дни, так как по каким-то причинам их рассылка может к вам не прийти.
Чтобы рассчитать, сколько чего вам потребуется, мы советуем такие действия:
Снимите отчёт по продажам по категориям и отчёт по расходу по категориям за период с 30.12.2019 по 12.01.2020 – на эти цифры можно будет немного ориентироваться.
А также опросите сотрудников: сколько чего нужно на 2 недели. Не забудьте показать им заявки на все, даже маленькие, мероприятия и заказы на доставку. Каждый повар, официант и мойщица скажут вам, сколько и чего понадобится примерно на 2 недели. С поваром пробегитесь по всему бланку полной заявки на закуп.
№3
Предотвратить поломки важной техники
В праздники после декабрьской нагрузки что только не ломается: пароконвектомат, фритюрница, пивной охладитель, кофе-машина, муз система, обогрев помещения, засоряется канализация и т.д. И всё, конечно, в самое неподходящее время. А кому звонить, когда все на каникулах?
Эти моменты можно предотвратить в декабре и достать номера тех, кто спасёт вас и в ночь со 2го на 3е января.
За 10 дней до Нового Года пригласите специалистов и пусть они проверят состояние вашего теплового оборудования, холодильного, кофе-машины, пивных установок, тачскрина, принтеров, видеорегистратора, музыкальной системы, канализации, кранов, сливов, электропроводки, обогревателей/кондиционера.
Не откладывайте надолго, так как начиная с 15 декабря некоторые запчасти будет не так просто достать.
У каждого поставщика услуг попросите номера телефонов как минимум 2х их сотрудников, кому можно будет позвонить в праздники, если всё же что-то сломается.
Сделайте список: кому по каким контактам звонить, как оплачивать. Повесьте этот список на доску объявлений. Загрузите его в менеджерский чат. Пусть у каждого менеджера, шеф-повара и су-шефа этот список всегда будет под рукой. Оплатите заранее задолженности и сделайте предоплату за январь (если работаете по договору). Суммы там обычно небольшие, а без оплаты могут не поехать вас спасать
№4
Провести косметический ремонт и реставрацию мебели
Почему наш ресторан работал 8 лет без реконструкции? Из-за того, что мы всегда проводили плановую мини-реконструкцию всего, что можно, с 30.12 по 01. 01.
Да, мы никогда не работали в Новогоднюю Ночь по той причине, что у нас было всего 50 посадочных мест. А если для гостей не пригласить хорошего ведущего, диджея с оборудованием, не организовать выступлений интересных артистов, то гости могут расстроиться, что плохо провели новогоднюю ночь. А новогоднюю ночь обычно отмечают в любимом ресторане не случайные прохожие, а постоянные гости.
А с 50 посадками прибыль с новогоднего стола едва-едва покроет (а иногда нет) затраты на декор и развлекательную программу. Поэтому мы решили гостей не терять, сотрудников не мучить, а открываться 2го января после 14 часов.
Что мы советуем отреставрировать – сделать лёгкий косметический ремонт: входную группу, курительную урну, тамбур, стены, плинтуса, деревянные детали, двери и дверные ручки, заменить у поваров розетки, забитые жиром, отреставрировать мебель (подкрутить шатающиеся стулья шурупами, подклеить и т.д.), гостевые туалеты, проверить целостность плитки на полу на кухне, заменить лампы.
Сотрудники начнут работу в хорошем настроении, если придут, а вы сделали косметический ремонт в служебном туалете (и там теперь есть зеркало и крючок для фартука), в гардеробе для сотрудников и освежили место для питания сотрудников.
Как это всё организовать?
- До 10 числа найдите надёжную непьющую бригаду
- Вызовите бригадира, составьте чек-лист: что и в каком помещении надо подреставрировать
- Закупите заранее все материалы
- Составьте график «дежурства» сотрудников: кто будет впускать / выпускать / сидеть с мастерами
- Не забудьте попросить поваров, чтобы оставляли для мастеров питание
- Начинайте работы с химчистки мебели, так как она сохнет минимум 2 дня, и лучше укреплять мебель после химчистки (воздействия влаги), а не до
- Химчистку закажите в ночь с 30 на 31.12
Какие-то мастера могут зайти вместе с химчисткой
Обычно мастера работают с вечера 30.12 до вечера 31.12. И затем снова выходят утром в 10-11 часов 01.01. Вместе с ними выходят 2-3 мойщицы, начинают уборку после ремонтных работ и генеральную уборку на кухне
№5
Провести химчистку мебели
А когда ещё, если не после новогодних мероприятий? Как раз празднование новогодней ночи почти повсеместно отменили. Проведите эти дни с пользой. Пройдитесь прямо сейчас по залу, оглядите критически обивку вашей мебели при полном освещении.
Для химчистки мебели найдите исполнителя с хорошими отзывами. Советуем искать на Avito, в Instagram или попросить контакт у знакомых рестораторов.
Обязательно подпишите договор, где будет прописана гарантия на сохранность цвета обивки. Поэтому исполнитель должен быть юридическим лицом, хотя бы ИП.
Внесите 50% предоплаты по договору до конца декабря.
И не забудьте запросить требования к химчистке именно вашей ткани у вашего продавца / изготовителя мебели.
Желаем вам стойкости, хорошего настроения и побольше удачи и везения в наступающем Новом Году!
Наташа и Андрей Шуманские
#ресторанныйбизнес #управлятькафе