Заказ бухгалтерских услуг предусматривает заключение соответствующего договора. Нормативный документ имеет стандартную структуру, определенный срок действия. Также договор может заключаться на предоставление конкретной услуги или нескольких услуг.
Чаще всего аутсорсерами вниманию потенциальных заказчиков предлагаются типовые договоры. Текст таких документов может (и должен) дорабатываться в соответствии с потребностями конкретного субъекта предпринимательства. Но, как показывает практика, на внесение изменений в типовой договор аутсорсеры идут крайне неохотно.
Чтобы не подписать заведомо невыгодный договор, минимизировать риски получения некачественных услуг, необходимо четко понимать, что представляет собой подтверждающий сделку документ. Итак, на что важно обращать внимание при оформлении правоотношений с аутсорсером бухгалтерии?
Формат, ассортимент услуг
Каждый заказчик бухгалтерского сопровождения или обслуживания преследует конкретные цели. Перед подписанием договора выясните, сможет ли аутсорсер решить поставленные задачи, предоставить актуальные для вашей компании услуги.
Обратите особое внимание на формат обслуживания. Если вам необходима консультационная поддержка, не лишним будет ее регламентировать. Консультации могут быть периодическими, постоянными, устными, письменными, продолжительными (более 30-40 минут) и экспресс-формата.
Если предметом договора является одна услуга, она должна быть конкретизирована. Чем больше конкретики, тем меньше вероятность возникновения взаимных претензий сторон в процессе взаимодействия.
Если вы заказываете операционные услуги, конкретизируйте методику их предоставления, вплоть до определения территории, места работы исполнителя. Особенно это касается случаев, когда присутствие представителя аутсорсера необходимо в офисе компании-заказчика.
Лексика, стилистика
Большое значение имеет способ изложения информации в договоре на оказание бухгалтерских услуг. Текст документа должен быть:
- понятным потенциальному заказчику;
- однозначным (без сложных лексических конструкций, деепричастных, причастных оборотов, двусмысленных формулировок);
- юридически грамотным;
- содержащим конкретную информацию об исполнителе и заказчике (реквизиты);
- полным (в договоре отображаются все аспекты взаимодействия сторон, включая форс-мажоры).
Если вы заметили неконкретизированные формулировки, нераскрытые пакеты услуг, непонятные определения и т.п., требуйте от потенциального исполнителя разъяснений. При получении отказа рационально задуматься о смене приоритета в выборе аутсорсинговой компании.
Финансы
Вопрос оплаты услуг в договоре играет особую роль. Правила здесь стандартные. Больше конкретики – меньше поводов для возможных разногласий. Не стоит подписывать документы, в которых указаны формы оплаты «по договоренности». Финансовые аспекты сотрудничества должны быть уточнены.
Оплата услуг аутсорсера может быть:
- единоразовой;
- помесячной;
- ежеквартальной;
- годовой;
- еженедельной;
- по факту предоставления услуг.
Гибкость системы оплаты позволяет каждому заказчику выбрать для себя оптимальный вариант.
Исполнение обязательств и санкции
Договор на оказание услуг – не просто формальность. Он имеет решающее значение при возможном возникновении конфликта между сторонами. В этом случае документ должен защитить интересы каждой.
Рекомендуется при подписании договора обращать внимание на указание санкций за неисполнение обязательств или их ненадлежащее исполнение, совершение аутсорсером ошибок. Если формат договора такую конкретизацию не предусматривает, можно заключить с исполнителем дополнительное соглашение.
Еще один важный момент – ответственность сторон. Очень часто рекламные объявления аутсорсеров пестрят формулировками типа «100% материальная ответственность», «мы платим за ошибки в отчетах» и т.п. Но если данная опция не прописана в договоре на предоставление услуг, то на компенсацию расходов, понесенных по вине нерадивого аутсорсера, заказчику рассчитывать не приходится.
Конфиденциальность
Этот пункт следует отметить как особо важный. Аутсорсер в процессе сотрудничества с ИП или компанией получает доступ к финансовой, финансово-хозяйственной, уставной, коммерческой информации клиента. Последний всегда заинтересован в неразглашении. Но далеко не каждый аутсорсер готов это гарантировать.
При заключении договора стоит обратить внимание на:
- наличие гарантий конфиденциальности;
- методы ее обеспечения (если речь идет о защите информации в рамках ЭДО);
- ответственность исполнителя за возможную утечку.
Последний аспект имеет особое значение. Гарантии как таковые ничего не стоят, если не подкреплены юридическими и материальными обязательствами.
Порядок расторжения, изменения договора
Четкое определение сроков, способа расторжения договора позволяет минимизировать риск финансовых потерь каждой из сторон при возникновении разногласий. Понятно, что при подписании договора каждый участник настроен на плодотворное сотрудничество. Но ситуации и обстоятельства могут быть разными.
Порядок изменения договора тоже крайне важен. Оптимальный вариант – внесение изменений по соглашению сторон. При необходимости поправки могут оформляться в виде дополнительных соглашений.
Приложения
Важность приложений к договору на предоставление бухгалтерских услуг часто недооценивается. На самом же деле они требуют не меньшего внимания, чем базовые пункты документа.
В приложениях обычно фиксируются графики документооборота, календарные планы, графики формирования, представления отчетной документации в ИФНС и другие структуры. Также они могут содержать выдержки из учетной политики компании-заказчика, подробности о порядке взаимодействия. Форма таких приложений, как правило, является свободной. К ней выдвигается одно требование – удобство для обеих сторон.
В приложения нередко выносятся и доверительные документы. Согласно им, представители аутсорсера получают полномочия осуществлять те или иные действия от лица компании-заказчика.
Уровень предоставления сервиса
Как показывает практика, SLA достаточно редко указывается отдельным пунктом в договорах с профильными отечественными аутсорсерами. Это несколько усложняет оценку заказчиком реального уровня предоставления сервиса в процессе сотрудничества. Если вы хотите четко понимать формат взаимодействия с исполнителем, предлагайте оговаривать SLA.
Уровень предоставления сервиса определяет:
- доступность представителей компании-аутсорсера (для получения консультаций в телефонном режиме, при личной встрече);
- скорость обработки входящих запросов от клиентов;
- сроки выполнения операций;
- параметры взаимодействия при определенных условиях (например, при налоговой проверке);
- другие аспекты сотрудничества.
Важными являются каждый пункт и слово договора на предоставление услуг. Рекомендуем внимательно читать документы перед их подписанием!
