Наш мир все еще находится в изоляции. Мы все наблюдаем за событиями и угрозами, связанными с COVID-19. Мир сталкивается с очень серьезной проблемой, которая с точки зрения бизнеса затронула практически все отрасли, включая индустрию организации мероприятий.
Все участники индустрии действуют в ситуации все более непредсказуемого будущего. Им приходится преодолевать сложные сценарии организации мероприятий в сложившейся глобальной эпидемии.
Постоянно необходимо манипулировать решениями кризисного режима по множеству факторов, таких как перенос или отмена мероприятий, изменение юридических условий и ограничений, перепланирование мероприятий в последнюю минуту, выполнение новых требований к здоровью, изменение кадровых требований, управление финансовыми результатами и т.д. Список можно продолжать до бесконечности.
Правила продолжают меняться, и игроки индустрии выходят из различных форс-мажорных обстоятельств и организуют массовые мероприятия по всему миру, при этом многие работают в одиночестве из дома, вдали от коллег и нормального офиса. Ситуацию легко сравнить с худшим кошмаром для любой компании по организации мероприятий. При этом желание «остаться на плаву и обыграть конкурентов» заставляет двигаться вперед.
Необходимо обеспечить одинаковый уровень качества на каждом мероприятии. Это также приносит организаторам новые вызовы. Мероприятия единомышленников теперь проводятся в том же сезоне, и соревнуются они все за время и спонсоров, жизненно важных для успеха.
Одна из сфер найма, на которую наиболее негативно повлияла COVID-19, - это конференции и ивенты, которые до 2020 года почти полностью основывались на посещаемости на местах. С принятием долгосрочных мер по охране здоровья и безопасности, влияющих на публичные встречи и ограничивающих их, пришло время компаниям пришлось переосмыслить бюджетные ассигнования и направить их на средства онлайн-вещания, а также оснастить конференц-среду инструментами для продолжения работы удаленно.
Виртуальные опции, такие как GoToMeeting и Zoom, являются жизнеспособными решениями, которые позволяют организаторам конференций безопасно проводить свои мероприятия, несмотря на пандемию.
Примеры мероприятий в эпоху пандемии
- доступ к пакетам живых вебинаров;
- веб-семинары в реальном времени - лучший вариант, если вы хотите дать участникам больше практического и интерактивного опыта;
- прямые трансляции в социальных сетях: прямая трансляция на Facebook или Instagram или использование других инструментов, таких как YouTube, LinkedIn или Twitter, - отличный способ транслировать ваше мероприятие, одновременно расширяя свое присутствие в социальных сетях.
Что нужно для организации мероприятий после COVID-19?
Проведение встреч и мероприятий после COVID-19 потребует от людей и компаний масштабной адаптации.
Потребуются совместные усилия всех секторов, чтобы снова дать толчок развитию отрасли. Для проведения мероприятий и конференций выбор места проведения также потребует фокуса внимания на основных требованиях протоколов охраны здоровья и безопасности, мер социального дистанцирования и безопасных продуктов питания и напитков для обеспечения здоровой и безопасной окружающей среды.
Одна из реальных проблем, с которыми отрасль столкнется в долгосрочной перспективе, заключается в том, что будет сложно реорганизовать мероприятие, когда у него нет временных рамок. Поскольку не существует определенного срока для полного искоренения COVID-19 или борьбы с ним, трудно предсказать какое-либо изменение графика событий в ближайшее время.
Опция № 1. Отмена
Если организатор считает, что он не готов обеспечить безопасность участников, или если предвидит проблемы с логистикой из-за ограничений на поездки, было бы хорошо отменить мероприятие. В этом случае компаниям требуется четкая и профессиональная коммуникативная стратегия, и сообщение должно быть доставлено открыто и ясно, чтобы избежать недопонимания.
Опция № 2. Отсрочка
Отсрочка мероприятия - это не одностороннее решение, поскольку для проведения мероприятия в более позднее время требуется одобрение менеджеров, поставщиков и спонсоров. Перед тем, как выбрать этот вариант, организаторам следует узнать мнение всех участников. Однако отсрочка мероприятия не вариант для тех, где основное внимание уделяется доставке новейшей информации или данных, чувствительных ко времени.
Опция № 3. Смена места
Третий вариант, который следует рассмотреть, - это переезд с сохранением даты события, но с выбором нового места. Однако переезд оставляет организаторам ограниченный выбор мест, способов передвижения и проживания. Кроме того, это требует дополнительных финансовых затрат из-за предварительного бронирования места проведения и проживания. После принятия решения о переносе мероприятия организаторы должны незамедлительно сообщить новые подробности всем участникам мероприятия.
За последние несколько лет и уже в 2020 году мир стал свидетелем прорыва новых технологий, которые изменили индустрию мероприятий. Одним из таких достижений являются виртуальные встречи как альтернативный формат встреч, который позволяет участникам встречаться и взаимодействовать друг с другом удаленно.
Виртуальные и гибридные мероприятия
Это два новых варианта, которые следует учитывать в случае, если мероприятие нельзя отменить, отложить или перенести.
Виртуальные мероприятия позволяют участникам присутствовать независимо от ограничений на поездки. Участники получают ту же информацию, что и при личной встрече.
Гибридные события - это еще один вариант, который включает сочетание живых и виртуальных компонентов. На мероприятии такого типа определенное количество людей может присутствовать физически, в то время как большая часть аудитории будет присутствовать удаленно.
У каждого мероприятия есть свои плюсы и минусы, будь то личное или удаленное мероприятие. Для организаторов задача состоит в том, чтобы определить модель встречи, которая бы хорошо соответствовала ситуации и эффективно ее продвигала. Однако в настоящее время оптимальным выбором являются гибридные и прямые трансляции. Они должны быть приоритетом для организаций, у которых в ближайшее время запланированы важные мероприятия.
Двигаться вперед
Да, вам пришлось отменить мероприятие. И еще одно после этого. И еще одно после этого. После того, как утих шквал звонков продавцам, персоналу и посетителям, успокойтесь и вернитесь к работе.
Большинство людей, с которыми вы имеете дело при планировании мероприятий, находятся в одной лодке с вами. Поэтому сейчас самое подходящее время для укрепления этих отношений. Обратитесь к своим ди-джеям, поставщикам общественного питания и выступающим и спросите их, как у них дела. Запланируйте с ними виртуальный счастливый час и проведите мозговой штурм, как вы сможете выдержать любую бурю. Сейчас время коллабораций.
Научитесь принимать неопределенность
Все ждут, что взрослые в комнате придут и расскажут нам, как справиться с этим кризисом, но теперь ясно, что мы оказались в реальной ситуации с героем фильма «Один дома». Можно честно признать, что вы так же не уверены, как и все остальные в сложившейся ситуации. Ваша публика оценит искренность.
План социального дистанцирования
Помните, когда «социальное дистанцирование» было всего лишь предупреждением о депрессии, а не деятельностью, предписанной государством? Итак, теперь, когда социальное дистанцирование стало частью нашего повседневного словарного запаса, мы должны изменить курс и спланировать его.
Многие люди предсказывают, что в будущем меньше людей будет посещать прямые трансляции. В свою очередь это обязательно окажет положительный эффект на индустрию организации мероприятий:
1. Многие предприятия обнаружат, что им не нужно их текущее количество офисных помещений. Возможно, офисное пространство станет более коммуникабельным с улучшенными конференц-залами для более легкого проведения крупных внутренних и виртуальных мероприятий.
2. При меньшем количестве личных деловых контактов мероприятия и выставки станут еще более важными, как единственный способ встретиться и познакомиться с клиентами лично для укрепления этих связей.
3. Виртуальный успех побудит организаторов использовать эту виртуальную тактику для делегатов, которые физически не могут присутствовать на самом прямом эфире.
Многие полагаются на мероприятия на открытом воздухе, музыкальные фестивали, показ фильмов и тому подобное, чтобы получить окупаемость всего своего дорогостоящего оборудования, не говоря уже обо всей временной рабочей силе.
Конечно, мы все завалены электронными письмами, в которых рассказывается, как перейти на «виртуальный». Между настоящим виртуальным мероприятием и вебинаром огромная разница. Эффективно переключить живую встречу из 100 человек на виртуальную и более 5000 человек на виртуальную - огромная задача.
В конце туннеля есть свет. Будьте открыты для новых способов общения, оставайтесь здоровыми и полными надежд.
Это действительно беспрецедентное время. Поскольку коронавирус распространился в более чем 180 стран. Никто точно не знает, как долго продлится эта пандемия или когда жизнь вернется к той, которую мы знали.
Но мы можем взглянуть по-другому на эту ситуацию - как на возможность.
Глобальный онлайн-университет MEGACAMPUS предлагает освоить профессию «Event-менеджер», которая обязательно будет востребована и еще более популярна.
У каждого активного подписчика глобального университета есть возможность задать автору курса любые вопросы, которые возникли во время обучения.
17 декабря в 19.00 все подписчики смогут получить обратную связь по курсу «Event-менеджер».
Оформляя подписку на образовательной онлайн платформе, вы получаете доступ ко всем образовательным программам, профессиям и курсам MEGACAMPUS.
Уже сейчас образование по подписке получает более 1 000 студентов со всего мира.
Почему MEGACAMPUS?
- удобная современная платформа
- обучение из любой точки мира
- большой выбор профессий
- большой выбор авторских курсов
- поддержка студентов 24/7 ⠀⠀
- лучшие проверенные методики в удобном формате
- одновременный доступ ко всем курсам на платформе
- рейтинг обучающихся и еженедельные призы для лидеров
- индивидуальная работа с методистом
- электронный сертификат
- закрытое комьюнити с подписчиками из 54 стран мира
Привычки правят миром, сделайте MEGACAMPUS своей полезной привычкой!