Этот пост написан в ответ на просьбу нашего читателя рассказать о планировании своей работы.
Планирование своего времени кажется простой задачей. Но это только на первый взгляд. Если процесс достижения некоего результата разделить на подпроцессы, то это может выглядеть примерно так:
- Определение цели.
- Определение показателей.
- Разбивка на этапы.
- Определение необходимых ресурсов.
- Определение общих сроков и сроков каждого этапа.
- Декомпозиция задачи каждого этапа на простые подзадачи.
- Определение по каждой подзадаче: результата, сроков исполнения, ответственного за исполнение, этапов отчётности.
- Начало работ.
- …
Вот то место («Декомпозиция задач каждого этапа…»), в котором стоит применять навыки планирования.
Вот несколько практических рекомендаций от автора:
- Надо хорошо понимать основную задачу и этапы её решения.
- Надо понимать, как разбить важный для вас процесс на составляющие подзадачи (чем мельче, тем лучше).
- Очень важно, что надо уметь точно прописать планируемый результат. Не должно быть общих описаний и неизмеряемых показателей.
- Для каждой подзадачи надо точно определить сроки и ресурсы. Чем дольше будете этим заниматься, тем точнее будет ваш расчёт.
- Планирование без контроля — пустое занятие. Я каждую задачу разбиваю на несколько точек контроля. Первая точка контроля — исход 50 % времени. Вторая точка — когда остаётся 25 % времени. Далее — в зависимости от хода процесса. Если всё по графику, можно ослабить контроль (проводить в еженедельной оперативке по понедельникам). Если есть проблемы, отчётность становится оперативной (каждое утро). В зависимости от важности процесса контроль можно ужесточить.
- Теперь как оформлять планирование. Планировщиков множество. Стоит найти ту модель, которая вам ближе (удобнее и понятнее) — сие дело индивидуальное. Если вы наёмный работник, вам придётся подстраиваться под систему, которая действует на вашем предприятии. Если вы руководитель (делаете для себя), то можете записывать хоть на бумажке. Мне удобнее это делать в электронных таблицах (MS Excel, например). Мне удобнее контролировать ход исполнения большого количества задач.
- Самое главное — каждый день заглядывайте для контроля по нескольку раз (можно заводить будильник по часам или сделать скрипт, который будет рассылать вам удобные напоминания на все ваши гаджеты или ещё как-нибудь). Не пускайте возникающие проблемы на самотёк. Само не рассосётся.
Суть:
- Точно рассчитайте сроки и ресурсы для решения любой задачи.
- В планировании главное контроль.
- В контроле главное периодичность.
- В достижении результата — ваша сила воли.
Автор: Михаил Вениаминович, руководитель канала «Хакнем Суть», г. Москва