В корпоративной практике прямые руководители часто уклоняются от встреч один на один. Часто они не знают, как проводить 1on1-сессии, как закрывать неудобные вопросы и как находить в этом пользу. Когда такие встречи проходят бессмысленно, неудивительно, что никто не хочет забивать ими график.
Но при хорошем исполнении сессия 1:1 — это обязательный инструмент для руководителя, который значительно повышает моральный дух и вовлечённость команды.
В этой статье мы собрали 15 пунктов, которые помогут подготовиться к сессии с сотрудником, структурировать её и извлечь из неё максимум пользы.
1. Найдите время, чтобы распланировать сессии с подчинёнными/коллегами
Многих до сих пор нужно убеждать в этом, но да, выделенное время на индивидуальные встречи помогает высвободить время после. Потратив полчаса на менторинг и коучинг сотрудника, вы тушите пожар заранее. При этом сотрудник получает вашу поддержку на их личном пути к успеху, что укрепляет чувство принадлежности.
В зависимости от количества коллег, с которыми нужен 1on1, длительность и частота сессий будут разниться. Рекомендация — стараться проводить сессию не реже раза в месяц, в один и тот же день, определённый заранее (не спонтанные приглашения в календаре), с одной и той же длительностью.
Первый пункт — создать серию последовательных встреч с каждым сотрудником.
2. Контекст заботы
"Один на один" — это пространство для роста каждого сотрудника с поддержкой менеджера, который лично инвестирует своё время. Вы должны встретиться, несмотря на то, плохо или хорошо идут дела, высокая или низкая нагрузка на проекте. Когда дела идут плохо, наступает время для сложного разговора. Хорошо — ищите пути для карьерного развития.
3. Сформируйте ожидания
На сессии 1 на 1 мы часто говорим об индивидуальных результатах. Прежде всего, конкретизируйте эти результаты безотносительно к конкретному человеку. Что будет считаться совершенством в определённой роли? Какая работа будет считаться успешной? Есть ли под эти метрики — от реальных цифр до количественного фидбэка?
4. Установите повестку встречи
Чтобы эффективно общаться в рамках таких сессий, вы должны понимать, что происходит в команде прямо сейчас. Повестка формируется совместными усилиями. Минимум за день до встречи спросите сотрудника, что он хотел бы обсудить на следующей встрече или какие проблемы нужно разобрать.
5. Начинайте встречу неформально и доверительно
Вы можете начать с себя, можете спросить сотрудника о самочувствии. Всё, что угодно, — слово, фраза или небольшой разговор. Задача этого этапа — установить чувство безопасности. Укрепляйте доверие, рассказывая в первую очередь о себе и своих чувствах. Чем подлиннее и уязвимее, тем лучше. Тогда встреча не будет выглядеть как статус и допрос.
6. Соберите обновления
Если это не первая индивидуальная встреча, то в её начале нужно подвести итог предыдущих договорённостей. Как исполнены прошлые задачи, что удалось, а что нет, как изменились цели?
7. Персонализируйте общение (в допустимых пределах)
Люди ценнее, чем тот конкретный труд, что они исполняют на своей должности. Если ваше общение за рамками 1on1 практически не происходит, то уделите время, чтобы поинтересоваться делами вне работы или узнать человека лично. Иногда полезно немного отодвинуть работу на второй план.
8. Обсудите проблемы открыто
Вы, как руководитель или коуч, не будете решать проблемы за сотрудника (готовая инструкция не помогает расти и развиваться). Тем не менее, вы не имеете права устраняться от этого. Спросите, где человек застрял и помогите в поиске других возможностей: больше направляющих вопросов, чем директивы.
9. Формируйте персональную ответственность
Сотрудник должен нести ответственность за себя, конечно, так обычно и бывает. Но очень часто эта ответственность размыта и конкретно не сформулирована, что ведёт к неврозам, напряжённой атмосфере, выгоранию.
Руководитель чётко формулирует ожидания от роли и постоянно отслеживает продвижение к "идеалу". Формулируйте конструктивный отзыв, не дожидаясь квартальной проверки перед премиями. Обратная связь должна быть максимально близко после события, которое её вызвало.
10. Спросите о моральном духе
Парадигма «личная производительность важнее всего» губительна для командного духа и не способствует здоровому сотрудничеству. В целом, это убивает команду. Задавайте вопросы, чтобы узнать, насколько сотрудники соблюдают основные ценности компании.
11. Отмечайте успехи
Странно, но культура поощрений — это то, что часто обходят стороной, боясь "избаловать" людей. Но людям нужна ваша поддержка. Прежде чем приступить к индивидуальной встрече, соберите несколько примеров того, что сотрудник делал хорошо, когда он показывал рост или использовал свои сильные стороны.
12. Список дальнейших действий
Здесь такие же правила, как на ретроспективе. Договорённости и планы не должны оставаться словами и лишь приятным разговором. Совместно с сотрудником установите чёткие ожидания, приоритеты и сроки.
13. Делайте заметки
Наверное, заводить папку с личным делом каждого, как и разводить эпистолярный жанр, — это излишне. Но если вы имеете возможность и идеи как-то структурировать опыт и результат различных сессий, обязательно сделайте это.
Ваши заметки или короткие инструкции пригодятся, когда сотрудник столкнётся с похожей проблемой или соберётся порефлексировать над прошлыми беседами.
14. Ведите личные заметки
Не всему суждено попасть в публичное пространство. Часть ваших личных мыслей должна остаться только с вами, чтобы затем вернуться к ним.
15. План и последующие действия
Хороший руководитель помогает сотруднику преодолеть разрыв межу тем, где он находится сейчас, и тем, где он мог бы быть. Это должно вылиться в персональный план развития, на который ложится сессия 1:1.
Личные встречи работают только тогда, когда они постоянны и последовательны. Сохраняйте это обязательство, и вы создадите эффективные циклы обратной связи и поможете укрепить связи со своей командой.