Развитие коронавирусной ситуации привело к тому, что компании переводят часть сотрудников (и целые коллективы) на дистанционный формат работы.
В итоге они вынуждены оплачивать работникам допзатраты, связанные с организацией удаленного рабочего места и использованием личного имущества в производственных нуждах (связь, интернет и т. д.).
Как сэкономить?
Учет компенсации за использование имущества сотрудника и затрат, связанных с эксплуатацией, описан в письмах Министерства финансов от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150 и 08.12.2006 № 03-03-04/4/186. В них и в статье 264 Налогового кодекса (подпункт 49 пункта 1) сказано, что эти выплаты возможно занести в прочие расходы.
Пункт 1 статьи 217, подпункт 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса, подпункт 2 пункта 1 статьи 20.2 ФЗ от 24.07.1998 № 125-ФЗ утверждают факт того, что с такой компенсации не следует удерживать НДФЛ и оплачивать страховые взносы.
Формально условие о компенсации можно закрепить следующим образом:
заключить допсоглашение к трудовому договору (статья 188 Трудового кодекса РФ), тогда компенсация не облагается НДФЛ и взносами;
зафиксировать право на компенсацию сразу в трудовом договоре;
в случае с удаленкой стоит указать это в трудовом контракте (статья 312.3 ТК).
Компания также должна возместить работнику расходы в связи с использованием имущества. Это касается, например, расходников – бумаги и пр. (статья 188 ТК).
Иногда компенсация выплачивается только по заявлению работника. В Минфине утверждают, что этого мало (письмо от 09.09.2019 № 03-03-07/69368).
Как подтвердить?
Сотруднику важно документально подтвердить право собственности на имущество, которое эксплуатируется. Тогда компенсация не будет облагаться налогом и взносами (письмо Минфина от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672).
В подтверждении нуждаются также расчет компенсации, необходимость покупки расходников и сам факт эксплуатации имущества в пользу предприятия (письма Минфина от 20.04.2015 № 03-04-06/22274, ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08–13985).
Обратите внимание, чеки и накладные – это подтверждение приобретения, а не собственности. Нужно ли прикладывать их к соглашению? Да! Если появились вопросы, ссылайтесь на то, что в статье 188 ТК не упоминается о праве собственности.
Что еще необходимо?
Прежде чем говорить о компенсациях, следует правильно оформить перевод на удаленную работу. Должно быть заявление работника или уведомление от работодателя с датой не позднее двух месяцев до предполагаемого перевода (статья 74 ТК). Нарушение грозит штрафом от 30 до 50 тысяч рублей.
Переводы оформляются внутренними приказами, а в допсоглашении в качестве места работы следует указать домашний адрес сотрудника. При этом его обязанности должны быть совместимы с дистанционкой (письмо Министерства труда от 23.04.2020 № 14–2/10/П-3710).
Остались вопросы, напишите нам: https://avirta.info/yandexdzen