Часто при размещении у управляющих организаций возникает вопрос как разместить всю информацию и знать, что еще надо разместить. Что надо разместить в течение какого срока. Как все успеть и не потерять голову от обилия информации и от того, как и где ее достать. Попробуем ответит на этот вопрос.
НО! Для начала надо проверить себя на ГИС ЖКХ. Сделать это можно самостоятельно с помощью нашей статьи.
После того как вы проверили себя, необходимо заполнить профиль на ГИС ЖКХ. Есть несколько рекомендации как выстроить работу своей управляющей организации и разместить все данные на ГИС ЖКХ.
Как заполнить его и не сойти с ума? При заполнении у наших клиентов возникают следующие вопросы:
- Что заполнять?
- Где брать информацию?
- Как ее готовить?
- С чего начать в первую очередь?
Прежде чем перейти к плану действий рекомендую учесть несколько особенностей
1. Всю информацию на сайте ГИС ЖКХ условно можно сгруппировать в несколько больших групп.
Вид информации - Где достать:
Информации об организации, отчетность по компании - Карточка предприятия, отчеты Бухаглтерские , Выписка ЕГРЮЛ, сайт УО, Отчеты в налоговую
Перечень обслуживаемых домов и их характеристики - Тех паспорт. Россреестр реформа ЖКХ, акты весенне-осеннего осмотра, акты подготовки к отопительному сезону
Работы и услуги, Отчетность по домам - Договор, устав, протоколы, планы работ, сметы, акты выполненных работ, сайт УО, Реформа ЖКХ
Услуги по квитанции, квитанции, ЛС, ПУ, данные по собственникам - Учетная система по начислению, реестры из Россреестра
Договоры на обслуживание АДС, Лифтов, ВДГО, Пожарная сигнализация, с РСО, на пользование общим имуществом - Номенклатура папок, учетная система для ведения взаиморасчетов с контрагентами, выписки из Банка
Капитальный ремонт, Собрания собственников - Сайт УО, Папки собрания , ГЖИ, Региональный оператор Кап Ремонта
2. Вся эта информация так или иначе хранится или обрабатывается в управляющей компании, вам останется лишь определиться с правилами ее обработки и хранения добавив пункт про то, что надо выгрузить на ГИС ЖКХ
Примеры:
- При проведении собрания собственников добавить пункт размещения в ГИС ЖКХ прежде чем сдать в ГЖИ
- При начислении прежде чем печатать кавитации обменять с ГИС ЖКХ
- При проведении осеннего весеннего осмотра выложит его в ГИС ЖКХ в раздел оценка состояния дома.
- При планировании работ по дому в течение года, выложить его на ГИС ЖКХ.
Таким образом ГИС ЖХХ становится не просто сайтом где УО просто обязана разместить информации, а ГИС ЖКХ становится вашей публичной частью ваших регламентов (или как принято говорить в современном мире бизнес-процессов)
3. ГИС ЖКХ и ваши данные обмениваются по определенным правилам, независимо от того какая организация и как я у нее учетная система (далее УС- система для ведения начислений или ведения расчетов контрагентами по договорам)
Мы разработали систему в которой испытывали каждую группу информации и прописали способ выгрузки ее на ГИС ЖКХ, а также сопоставили с объектом управления на сайте ГИС ЖКХ
В этой системе каждая группа стала привязано к определенному документопотоку на ГИС ЖКХ.
Данные ГИС - Обмен - Данные УО
- Данные об организации, платёжные реквизиты - Ручной - 1с , сайт
- Данные об МКД, тех. данные - Россреестр, Реформа ЖКХ, Шаблоны, Интеграционный обмен, Ручной - 1с, техпаспорт, реформа ЖКХ
- Данные об ЛС, ПУ, ПД, оплаты - Шаблоны , Интеграционный путь, Ручной - 1с
- Данные о расчетах и договорах - Ручной, Шаблоны, Интеграция - 1с, внутренний электронный документооборот
- Данные о работах - Ручной, Шаблоны, Интеграция - Планы, на год, сметы, адс, акты выполненных работ
- Данные о качестве предоставляемых коммунальных услуг - Ручной, Шаблоны, Интеграция - Журнал заявок АДС, плановые работы
- Данные о собраниях - Ручной, Интеграция - Реестр собраний
При выгрузке между вашими данными и данными ГИС ЖКХ должно быть соответствие, соответствие устанавливается с помощью идентификаторов ЖКУ и других учетных идентификаторов. Если при настройке обмена возникают ошибки или несоответствие, то возможны ошибки при дальнейших обменах. Эта система также показала себя, что при смене ответственных за размещение на ГИС ЖКХ, новые люди быстро вникают и понимают, что сделать и что не сделано. Тем самым позволит вам грамотно распределить информацию
И так план действий выглядит следующим образом:
- Определиться что есть и чего не хватает, составить таблицу
- Выстроить приоритеты (что в первую очередь?)
- Определить план действий
- Выстроить систему документов (место хранения, как пополнять)
- Определить ответственных и сроки
Далее остается лишь периодически проверять себя с помощью выстроенной системы и проверять себя на размещение.
ГИС ЖКХ
Наши сети:
- Сайт - https://gkhrf.ru
- ВКонтакте - https://vk.com/ckandgkh