Совещания могут составлять значительную часть рабочего времени не только у руководителя, но и большинства сотрудников, с которыми руководителю хочется совещаться. Видели ли вы караваны людей, которые ходят с одного совещания на другое? А ведь кто-то в этом действительно участвует.
Есть две основные причины, по которым руководитель желает часто совещаться. Первая – контроль за работой сотрудников, что нужно ему для его собственной уверенности. И второе – причастность к получению результата. В итоге всё это выливается в микроменеджмент. #менеджмент
Совещания – это инструмент, используемый руководителем для сбора информации, которая необходима для принятия решения.
Правила рабочих совещаний
У руководителя должен быть рациональный подход к проведению совещаний. Ниже приведены основные правила относительно совещаний.
Правило 1. Все внутренние и внешние встречи не должны занимать больше трети рабочего времени. Ещё треть должна уходить на оперативные вопросы и оставшееся время – на тактические шаги и работу над стратегией. Иначе голова становится перегруженной, что негативно сказывается на всей работе. #работа
Правило 2. К каждой встрече надо готовиться: должна быть чёткая цель, осмысленный план и правильно подобранные участники. Нужно понимать, чего вы хотите или можете получить от того или иного совещания, даже если вы в нём всего лишь участник.
Правило 3. Встречей нужно управлять, контролировать следование рассуждений по заданной цели. Требуется корректировать коллективные высказывания, направляя их в нужное русло. Не обязательно совещаться в течение всего часа, раз так было запланировано. Экономьте время. #тайм-менеджмент
Собрания должны быть ориентированы на продуктивность и качество обсуждений, а не их количество или длительность. Иначе люди попросту устанут “толочь воду в ступе”.
Правило 4. Встречи нужны, чтобы собирать информацию, а вот принимать решения лучше всего уже после совещания. Не торопитесь сразу делать выводы, так как мыслительный процесс хорош наедине с собой, нежели прилюдно. После встречи всё равно желательно подвести итоги и всех проинформировать о принятом решении. #решение
Правило 5. Если можно обойтись без совещания, то лучше вовсе не проводить его. Большинство вопросов можно обсудить в частном порядке, через почту или общий чат. Разговоры с глазу на глаз ведутся в более дружественной атмосфере, так люди общаются более раскованно, приводят собственное мнение и открыто предлагают варианты решения. Разве не это вам нужно?
Совещания помогают сплотить команду, вдохновить её на работу и поддерживать информационное единство. Но это не значит, что ими нужно чрезмерно увлекаться.
Дайте людям больше времени на работу, а свои уши освободите от всего лишнего. К тому же избыточную информацию, получаемую на всех этих совещаниях, ещё надо уметь фильтровать. Это дополнительно усложняет принятие решений, за которые отвечаете вы.
Часто ли вам приходится участвовать в совещаниях?
Не забудьте поставить лайк. И подпишитесь на мой канал.
О том, как отвечать на внезапные вопросы, если вы к ним не готовы, читайте тут.