Приветствую, folks! Наверняка многим из вас часто приходилось, отправлять сопроводительные письма вместе с вашим резюме или отвечать на корпоративные письма, приходящие на электронную почту вашей компании. Но что делать, если вы пишите сопроводительное письмо в крупную международную фирму, для которой важно знание вами английского хотя бы на базовом уровне?
И как вы поступите, если на работе вам поручили вести переписку с важным клиентом из-за рубежа, а вы не то чтобы не знаете английский, а даже не имеете понятия о том, что такое деловая переписка, и какими навыками нужно обладать, кроме лингвистических, чтобы не спугнуть клиента?
Не волнуйтесь! В этой статье мы с вами достаточно подробно разберем все аспекты успешной деловой переписки на английском и поговорим о том, как показать зарубежному клиенту или работодателю, что вы – настоящий профессионал в ведении бизнес-корреспонденции.
Выполните эти пять эффективных шагов, которые помогут вам качественным образом улучшить вашу деловую переписку на английском языке и поднять ее на совершенно новый уровень, благодаря чему ваш собеседник сочтет вас настоящим профессионалом:
📌 1) Начните с приветствия
📌 2) Поблагодарите получателя письма
📌 3) Сформулируйте цель своего письма
📌 4) Добавьте заключительное слово
📌 5) Поработайте над концовкой письма и пожеланиями
Ниже объясняю с примерами, как именно выстраивать профессиональный бизнес-диалог с собеседником.
📕 1. Начните с приветствия
Всегда начинайте свое электронное письмо с приветствия, например: Dear Mr. Ivanov, («Уважаемый г-н Иванов!»). Если ваши отношения с читателем формальны и носят официальный характер, используйте для приветствия его фамилию (например, Dear Mrs. Petrova, – «Дорогая / Уважаемая г-жа Петрова!»). Если отношения более непринужденные, вы можете просто написать: Dear Olga, или Hi / Hello / Hi there Olga! – «Дорогая Ольга / Привет, Ольга!». Если вы не знаете имени человека, которому пишете, то в приветствии используйте следующую фразу: To whom it may concern («Для предъявления по месту требования») – если посылаете какое-то официальное письмо в ведомство, или Dear Sir, / Dear Madam, / Dear ladies and gentlemen, – «Уважаемый г-н! / Уважаемая г-жа! / Уважаемые господа!».
Важно: в английском языке начинайте вступительную фразу приветствия Dear ... с абзаца, затем в конце фразы ставьте обязательно запятую (не восклицательный знак как в русском языке) и после этого начинайте с нового абзаца писать благодарность за что-либо или другой текст. Если вы начинаете фразу неформально с Hi ..., тогда можете ставить в конце восклицательный знак.
📕 2. Поблагодарите получателя письма
Если вы отвечаете на запрос клиента, вы должны начать свое письмо со строки благодарности. Например, если у кого-то есть вопрос о вашей компании, вы можете сказать: Thank you for contacting ... company! – «Cпасибо, что связались с компанией ...». Если кто-то ответил на одно из ваших писем, обязательно скажите: Thank you for such fast (prompt) reply / feedback! – «Спасибо за быстрый ответ!» или Thanks for getting back to me – «Спасибо, что перезвонили мне». Благодарность читателю поможет ему расслабиться и чувствовать себя комфортно, не забытым и не обделенным, а вы будете выглядеть более вежливым в его глазах.
📕 3. Сформулируйте цель своего письма
Если вы начинаете переписку по электронной почте, возможно, вы не сможете выразить свою благодарность собеседнику, или это будет просто нецелесообразно. Вместо этого начните письмо с формулировки своей цели. Например, I am writing to enquire about – «Я пишу, чтобы узнать о ...» или I am writing in connection with / I am writing in reference to – «Я пишу в связи с ...».
Сначала четко сформулируйте свою цель в письме, а затем перейдите к основному тексту письма. Помните, что люди хотят быстро читать электронные письма, поэтому ваши предложения должны быть короткими и ясными.
Вам также необходимо внимательно следить за грамматикой, орфографией и пунктуацией, чтобы вы и ваша компания выглядели в глазах ваших клиентов или партнеров профессионалами.
📕 4. Добавьте заключительное слово
Прежде чем вы закончите свое письмо, вежливо поблагодарите того, кто будет его читать, еще раз и добавьте в конце несколько вежливых слов. К примеру, вы можете начать с фразы Thank you for your patience and cooperation – «Спасибо за Ваше терпение и сотрудничество», или I am looking forward to establish a fruitful and mutually beneficial cooperation with you! – «Я с нетерпением жду установления плодотворного и взаимовыгодного сотрудничества с Вами!», или Thank you for your patience / consideration – «Спасибо за ваше внимание», а затем в конце добавьте: If you have any further questions, please do not hesitate to ask! – «Eсли у вас есть какие-либо вопросы, дайте мне знать!», или I am looking forward to hearing from you! – «Я с нетерпением жду вашего ответа».
📕 5. Поработайте над концовкой письма и пожеланиями
Последним вашим шагом в написании качественного делового письма или бизнес-корреспонденции будет включение соответствующей прощальной фразы в конце письма и добавление вашего имени или инициалов. Профессионально и правильно с точки зрения делового этикета будет написать так: Best regards, или Sincerely, – «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш(-а)» и «С уважением».
При этом не забывайте, что в английском такие фразы пишутся с нового абзаца, и после них не ставится точка, а ставится именно запятая, затем вы делаете новый абзац, и там уже пишите ваше имя.
Избегайте в конце таких фраз, как Best wishes – «С наилучшими пожеланиями», или Cheers – «Всего хорошего», если вы не являетесь хорошими друзьями с читателем. Наконец, прежде чем нажать кнопку «Отправить», просмотрите еще раз свое письмо и проверьте орфографию, чтобы убедиться, что ваше деловое письмо составлено действительно на идеальном и профессиональном уровне!
Буду рад получить от вас обратную связь, помогли ли вам мои советы и рекомендации? Пишите в комментариях, рассказывайте о том, как вы ведете переписку с бизнес-партнерами на английском языке.
⭐ Если вам понравилась статья, ставьте лайк, оставляйте комментарии и подписывайтесь на мой канал Pro.Verb в Яндекс.Дзене. Здесь я делюсь с вами знаниями, полученными на личном опыте, а также рассказываю интересные факты об Англии, англичанах и их языке. ⭐ Stay tuned!