Суммы компенсаций расходов дистанционных сотрудников за использование принадлежащих им оборудования и программно-технических средств не подлежат обложению страховыми взносами и НДФЛ в размере, определяемом трудовым договором о дистанционной работе между работодателем и сотрудником.
Но: размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием личного оборудования (средств) для целей трудовой деятельности.
Это означает, что у вас как работодателя должны быть документы, подтверждающие расходы, понесенные сотрудниками при использовании личного имущества в служебных целях. Что это за документы чиновники не уточняют. Видимо, не знают, чем можно подтвердить расходы на использование компьютера или ноутбука, купленного несколько лет назад в интернет-магазине, а чек не сохранился.
При всей неопределенности формулировок важно понимать, что более важно при установлении суммы компенсации следовать здравому смыслу. Например, за использование ноутбука, который был приобретен лет 5 назад за 70 тыс. рублей, не стоит назначать компенсацию в размере 15 тыс. руб. в месяц.
Для любителей почитать первоисточник: письмо Минфина РФ от 29.10.2020 № 03-04-06/94269.