Кейс систематизации производства и отдела продаж.
Вводная информация
О компании
Производство. Занимаются брендированием одежды: печать, вышивка, лазерное нанесение. Клиенты — преимущественно юридические лица.
Бизнес-процесс
- Потенциальный клиент отправляет ТЗ и эскиз для вышивки по почте или через форму заявки на сайте.
- Отдел продаж связывается с клиентом для уточнения деталей и передает заказ дизайнерам.
- Дизайнеры накладывают эскиз клиента на картинку одежды. Полученный бланк согласования отправляют в отдел продаж, чтобы те переслали его клиенту на утверждение.
- По факту согласования дизайн-отдел готовит ТЗ для производства и разрабатывает программу пошива для станка. Программа пошива записывается на флешку и передается на производство вместе с бумажной версией ТЗ. Производство выполняет заказ.
- По факту выполнения служба контроля качества проверяет изделия на брак.
По итогам выбраковки заказ передается клиенту.
Проблемы
- Информация о деталях заказа собирается несистемно, передается хаотично, зачастую теряется или искажается.
- Нет единой системы учета обработки и производства заказов. Люди работают на бумажках и по памяти. Возникает путаница, авралы, срывы сроков, потери оплат.
- Нет понимания производительности компании в целом и сотрудников по отдельности.
- Управленческий учет очень сложный: руководитель вынужден собирать информацию из бумажных источников, считать нужные цифры на калькуляторе, а потом сводить данные в единую картину.
Решение
Обработка заказа
Настроена интеграция самописного сайта с Битрикс24.
Подключена IP-телефония и настроено ПО для работы со звонками.
Телефония подключена к Битрикс24.
Заказ поступает в CRM в виде сделки через форму на сайте или в виде лида по входящему звонку. Если звонок квалифицирован как целевой, лид конвертируется в контакт + сделку.
Менеджер отдела продаж заполняет карточку сделки в момент общения с клиентом. Если какие-либо поля не заполнены или заполнены некорректно, Битрикс24 блокирует перевод заказа на следующий статус.
Битрикс24 генерирует заказ-наряд в два клика. В нем отражена информация из карточки сделки: контакты клиента и его представителя, сроки, материал, тип изделия, формат и место нанесения, другие важные данные.
Затем менеджер переводит сделку в статус «Подготовка бланка согласования». Автоматически создается задача для дизайн-отдела «Подготовить бланк согласования для заказа Х».
Сотрудник дизайн-отдела вручную создает бланк согласования и прикрепляет его к сделке, после чего отмечает задачу как выполненную, а сделку переводит в следующий статус «Согласование с клиентом».
Перевод сделки в статус «Согласование с клиентом» инициирует автоматическое событие — отправку письма клиенту с бланком согласования + сообщение по SMS о необходимости проверить почту.
Если в течение трех рабочих дней клиент не дает ответ на письмо, менеджеру создается задача «Связаться с клиентом».
Производство
Получив подписанный бланк согласования, менеджер проверяет его и переводит сделку в статус «Подготовка к производству». Битрикс24 автоматически отправляет клиенту счет на оплату.
Создается задача «Подготовить заказ Х к производству». Ответственный по ней дизайнер, который готовил бланк согласования по этой сделке, готовит файл-программу для станка, прикрепляет его к сделке, завершает задачу.
Сделка переходит в статус «Передан на производство».
Сотрудник производства по чек-листу проверяет возможность выполнения заказа, корректность ТЗ, наличие материалов для выполнения работы и меняет статус сделки на «Принято в производство». Это значит, что заказ попал в очередь на изготовление.
По итогам выполнения заказа, старший смены проверяет партию на брак и переводит сделку в статус «Готов к выдаче». Битрикс24 создает задачу менеджеру «Выдать заказ Х».
Выдача заказа
Счет может быть оплачен клиентом на любом этапе до выдачи заказа, поэтому отдел продаж перед выдачей заказа проверяет полноту оплаты в Битрикс24.
Клиент подписывает акт приема заказа и забирает изделия.
Сделка переводится в статус «Завершена». Система контролирует, чтобы сделка не была переведена в статус «Завершена», если оплата поступила не полностью.
На основании полей сделки и товаров, участвующих в ней, автоматически фиксируется расход материалов, длительность изготовления заказа, стоимость заказа.
На основе данных из Битрикс24 рассчитывается эффективность загрузки станков, рентабельность предприятия в разрезе видов услуг, производительность труда на отдельных участках, динамика расхода материалов.
Результаты
Руководство получает отчеты об эффективности предприятия.Заказы и история их выполнения фиксируются в Битрикс24. Все сотрудники имеют доступ к актуальной информации.
Выполнение каждого этапа сделки фиксируется в Битрикс24 и идет в расчет заработной платы сотрудников.
Передача заданий на производство перешла в цифровой формат. Сотрудники не тратят время на перенос данных из одного файла в другой. Отпала необходимость в печати рабочих документов.
Работа производства систематизирована. Сокращены ошибки, вызванные человеческим фактором.
Больше кейсов внедрения на сайте https://fatfox.ru/content