Где хранить электронные документы?
Электронный документооборот в Битрикс24
Если Ваша компания уже построила свою работу с клиентами, задачами, внутренними процессами с помощью crm-системы Битрикс24, то самое время подумать о том как встроить в crm-систему электронный документооборот. При этом документооборот должен работать как на облачной, так и на коробочной версиях Битрикс24.
Поэтому если вы доверили самое дорогое Битрикс24 - клиентскую базу или ведение проектов, то добавление документооборота в эту систему - логичное развитие функционала crm-системы - в одном программном комплексе будет храниться вся документация по клиенту, внутренним согласованиям.
Хранение электронных документов
В данном случае, если Вы выбираете систему электронного документооборота КликДок - место хранения документов - диск на Вашем портале. Если это облачная версия Битрикс24 - значит документы хранятся в облаке, если вы используете коробочную версию - хранение документов производится на Вашем сервере.
При этом документы на сервере КликДок хранятся только временно, в период подписания документов.
При хранении документов на диске в Битрикс24, при необходимости, вы можете скопировать документы на жесткий носитель - например, перенести документы на компьютер, если в этом есть необходимость.
Сроки хранения электронных документов
К электронным документам законодательство применяет такие же требования, как и к документам на бумажном носителе, поэтому при хранении электронных документов, мы руководствуемся Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236. Документ вступил в силу 20.02.2020г.. Сроки хранения документов налогового учета должны соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Сроки хранения бухгалтерских документов регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011.
Нарушение сроков хранения может стать причиной получения штрафов, как компанией, так и ее должностными лицами. Соблюдение сроков хранения документов - неотъемлемая часть ведения документооборота, будь он бумажным или электронным.
Если вы хотите протестировать систему электронного документооборота самостоятельно - устанавливайте КликДок с маркетплейса Битрикс24 - для легкого старта предусмотрена бесплатная версия на 21 день, с возможностью подписания 10 документов.
