Приветствуем, Читатель!
Вводная
Многие компании сталкиваются с тем, что в пиковые дни недостаточно сотрудников, Клиентов некому просто обслуживать, формируются очереди и так далее.
Почему такие ситуации получаются? Потому что компании не уделяют достаточно внимания грамотному планированию. Сегодня покажем, как минимизировать свои риски.
Подготовительные меры
Онлайн-график
Сделайте удобный формат, чтобы каждый сотрудник имел доступ к документу. Мы рекомендуем использовать гугл-таблицу:
- Можно отслеживать внесенные изменения сотрудниками (чтобы избежать ситуаций, когда кто-то говорит, что мол ничего не менял, ничего не знаю и так далее)
- Доступно с любого устройства: хоть с телефона, хоть с компьютера. Руководство сможет оперативно смотреть за ситуацией
- Легко вносить изменения в структуру документа, инструменты автоматизации и так далее
Регламент работы с графиком
Обязательно пропишите для сотрудников требования по работе, чего именно ждете от них.
Также в документ должно быть описано, сколько и когда сотрудников должно быть на рабочей смене.
Ответственный сотрудник за график
У Вас есть старший смены, супервайзер или руководитель отдела. Для данной категории нужно указать, как именно следует контролировать, какие меры принимать и как запрашивать сотрудников из других смен.
Так почему важно заранее контролировать график?
Обеспечение достаточного количества сотрудников на смене
Обратите внимание, что у Вас есть дни, когда активно поступают лиды, активно приезжают Клиенты в офис и так далее.
Чтобы не упускать прибыль, Вы заранее должны понимать, сколько потребуется сотрудников, чтобы качественно (именно качественно) обработать поступающий поток.
Обеспечение выполнения установленного плана
Очень часто бывает так, что в конце очередного отчетного периода начинают резко вызывать всех на работу, "добивать" свои сделки и многое другое.
У Вас есть понимание, сколько целевых действий необходимо совершить, сколько на это уходит времени и так далее.
Соответственно: грамотно распределяйте нагрузку между всеми, чтобы оставалось время и на промежуточные действия.
Грамотная работа с отпусками
Частая история, когда сотрудники приходят с заявлением на очередной оплачиваемый отпуск, а им говорят: будем думать, посмотреть на график и многое другое.
Получается, что сотрудник хочет законно отдохнуть, а остается виноватым.
Чтобы подобной ситуации не возникало:
- Нужно учиться заранее планировать отпуска, в графике работы сразу учитывать потенциальную замену
- Заменяющий сотрудник сразу сможет спланировать нагрузку, потому что ЗАРАНЕЕ будет понимать фронт работ и поступающую нагрузку
Минимизация форс-мажоров
Никто не отменял больничные, аварии и трудности с общественным транспортом. Закладывайте заранее вероятность того, что минимум один сотрудник не выйдет на работу.
Вывод
Нам искренне хочется верить в то, что мы убедили Вас на фактах. Пора менять подход к работе с таким якобы простым инструментом, как график работы.