Как только речь заходит о каких-либо внутренних документах СНТ - положениях, реестрах, журналах, протоколах и прочих бумажных носителях фактов жизнедеятельности товарищества - как тут же неминуемо раздаются гневные комментарии о том, что лишние бумажки в СНТ не нужны, зачем разводить бюрократию, никому этого не надо, мы некоммерческая организация...
Однако, не всё так просто. Не нужны эти “бумажки” обычно до первого конфликта, проверки или судебного разбирательства. А там выясняется, что без них мало что можно предпринять и доказать, причем как председателю СНТ, так и рядовому садоводу. Яркий пример - протокол общего собрания. Важность этого документа мало кто рискнет оспорить.
Так что, пора поговорить о том, какие документы - бумажками их не назовешь! - всё-таки желательно содержать в порядке любому товариществу.
Кстати, теперь за делопроизводство в СНТ по закону отвечает председатель (ст.21 п.1 ФЗ-217). А порядок ведения делопроизводства и приема-передачи документов товарищества при смене правления и/или председателя должен быть прописан в уставе (п.8 ст.21 ФЗ-217).
Какие документы должны быть в СНТ
Учредительные: устав (все редакции), свидетельство ИНН, свидетельство ОГРН, свидетельства о внесении изменений в ЕГРЮЛ (при внесении изменений в устав, смене юридического адреса товарищества, смене председателя), протокол о создании СНТ (2002 - 2004 годы, когда СТ реорганизовывались в СНТ), документы о создании СТ (до 2002 года).
Учредительные документы потребуются в судах, при открытиии счета в банке, у нотариуса при заверении форм о смене председателя и внесении изменений в устав.
Правоустанавливающие на землю (территория ведения садоводства, ЗОП): постановление/приказ/акт о выделении земли товариществу (как правило, со списками садоводов - своеобразный первый реестр членов товарищества), постановление об утверждении границ территории товарищества (генплан и т.п.), свидетельство на земельный участок (Сейчас свидетельства не выдаются, собственник и другая информация по земельному участку указывается в выписке из ЕГРН), проект планировки территории, межевания и т.п.
Всё это нужно для четкого понимания того, сколько индивидуальных участков входит в территорию ведения садоводства, сколько земель общего пользования имеется, где их границы. Случай из судебной практики: товарищество не смогло доказать задолженность по взносам одного из садоводов, потому что не было документов, подтверждающих, что участок должника входит в границы территории данного садоводства. А о случаях самозахвата земель общего пользования можно написать не одну статью.
Бухгалтерские, финансовые документы, отчетность: кассовая книга, банковские выписки, учетная политика с приказами о ее утверждении, договоры, акты, товарные накладные, авансовые отчеты (с подтверждающими документами), документы по учету основных средств и материальных ценностей; отчетность (с пометкой о принятии, с чеком и описью при отправке почтой - это поможет подтвердить своевременную сдачу отчетности) .
Кадровые документы: договоры трудовые/ГПХ, трудовые книжки, заявления о приеме и увольнении, документы по начислению зарплаты, оформлению отпусков, больничных и т.п., личные карточки работников.
Переписка с госорганами и садоводами: заявления членов и индивидуалов, ответы на них; запросы товарищества в органы и ответы на них; журнал регистрации входящих-исходящих. Именно такие обращения и ответы - официальные, направленные на юридический адрес, зарегистрированные по форме - будут считаться юридически значимыми.
Реестр членов, все экземпляры с изменениями и датой внесения поправок (особенно при приеме или исключении из членов товарищества). О важности реестра мы уже писали ранее в статье “Реестр членов СНТ”.
Протоколы общих собраний, заседаний правления, ревизионной комиссии - обязательно с приложениями к ним (сметы и другие документы, утверждаемые на собраниях, листы регистрации, доверенности, бюллетени).
Могут быть еще внутренние положения/акты, регламентирующие тот или иной аспект жизни товарищества. Например, положение о ревизионной комиссии, правила противопожарного режима и т.п.
Можно ли обойтись без этих положений? Можно, если все нюансы прописаны в уставе СНТ. Дело в том, что новый закон ФЗ-217 во многом лишь намечает некие вехи деятельности СНТ, а конкретики не дает. Механически перенести нормы закона в устав - плохая идея.
Например, в уставе не прописали крайний срок перечисления взносов (да, бывает и такое!). И когда дело доходит до взыскания долгов через суд, оказывается, что долгов-то и нет - крайнего срока уплаты взносов нет, и задолженность не возникает. Или нет в СНТ положения о ревизионной комиссии, и в уставе порядок ее работы не прописан детально. Комиссия начинает работать, возникают сомнения в правомочности действий ревизора - а ответов не найти, закон напрямую отсылает к уставу или положению.
Сроки хранения документов
Сроки хранения документов организации устанавливаются законом №125-ФЗ “Об архивном деле в РФ” от 22.10.2004, иными федеральными законами РФ и перечнями типовых документов. Например, для бухгалтерских документов - закон №402-ФЗ “О бухгалтерском учете” от 06.12.2011 в последней редакции (ст.29). Для управленческих документов - Перечень, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.
Общие правила таковы:
Первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение не менее пяти лет после отчетного года. А лучше дольше, как советуют опытные бухгалтеры.
Постоянно храним: книгу учета доходов и расходов, свидетельство о постановке на учет в налоговых органах, бухгалтерские балансы, отчет о прибылях и убытках, отчет о целевом использовании средств.
Кадровые документы - храним 75 лет. Это лицевые карточки, счета работников, реестры сведений о доходах физических лиц. Трудовые книжки сотрудников храним постоянно (если вдруг человек уволился, а книжку не забрал).
Протоколы общих собраний, заседаний правления, а также иные документы товарищества храним не менее 49 лет, согласно п.6 ст.21 ФЗ-217. Это новая норма, в старом ФЗ-66 сроки хранения документов не указывались. Что подразумевает законодатель под “иными документами” - не совсем ясно. Например, по общим правилам обращения граждан и ответы на них хранятся от 3 до 5 лет. Но заявления садоводов, видимо, придется хранить подольше. Каким образом будет обеспечиваться столь длительное хранение документов в СНТ - тоже вопрос.
По истечении необходимого срока хранения от ненужных уже документов захочется избавиться. Ибо шкафы в СНТ не резиновые. Порядок их уничтожения не регламентирован для СНТ. Целесообразно оформить этот процесс актом и уничтожить документы в присутствии членов правления.
А как поживает ваш архив? Не пора покупать большие шкафы?
Кстати, о правильном уставе рассказывал наш юрист в блоге:
“Составляем устав СНТ правильно: рекомендации юриста” и
“Частые ошибки при составлении устава СНТ”.