Для того чтобы автоматизировать документооборот в любой управляющую компанию, для начала надо определитесь какова цель и понять, а надо ли это.
- Понять зачем в это делаете, потому что автоматизации ради автоматизации не подойдет, обычно автоматизируют тот бизнес, процесс, который испытывает проблему и из-за которой теряются деньги компании.
- Определится какой из процессов в компании вы хотите автоматизировать, желательно выбрать тот который для вас жизненно необходим в первую очередь
- Определится, то как он идет сейчас: составить пункты
- Описать что делает я на каждом этапе ответственный что делается и какой результат действия этого пункта
- Приняться за подбор инструментов.
Это в общих чертах, но на деле оказывается все не так. Надо посмотреть, как это происходит на самом деле и как избежать ошибок.
Часто в управляющих компаниях бывает проблема при автоматизации процесса хранения и дообработки документов в управляющей компании. Документы теряются, чтобы получить какой-то документ надо прождать несколько дней, получается не та версия документа. Разберем процесс документооборота на примере процедуры проведения собрания собственников, это частый и любимый процесс в любой компании независимо от ее возраста и объема.
Общее собрание собственников (далее ОСС) - это целы процесс, который описан в Законодательстве в некоторых актах, приказах, постановлениях. Представляет под собой ряд обязательных действий. На эту тему много статей, о том, что учесть, как избежать ошибок, как провести правильно и по закону. Мы об этом говорить не будем. Мы лишь учтем несколько важных моментов при автоматизации документооборота проведения собрания:
- Необходимо наличие инициатора, председатель, ответственного , секретаря, представителей УК и тд , то есть целого круга лиц которые так или иначе участвуют при проведении собрания
- Наличие необходимых документов: повестки, реестра собственников, уведомления, реестра вручения уведомления и еще целого списка обязательных документов который можно почерпнуть из законодательства и статей опубликованных в интернете
- Нарушение проведение по срокам или по схеме проведения любого пункта проведения собрания может являться поводом для оспаривания и может быть оспорен достаточно подкованными жителями или юристами конкурентов, которые не согласны с результатом проведенного собрания. Следовательно, надо учесть законодательные нормы при проведении собрания
- Чтобы собрания признали состоявшимся надо отвезти его в ГЖИ и разместить в ГИС ЖКХ, это тоже надо учесть при автоматизации бизнес процесса, особенно если размещение в ГИС ЖКХ у вас делает внешний подрядчик
- Если вы приводите ваш дом от другой управляющей организации то должны уведомить ее и попросить передать вам тех документацию, это тоже отдельный процесс согласования как внутри компании так и вне ее.
- Ну и последнее не забываем о том что все результаты собрания, копии протоколов должны хранится у вас в течение некоторого времени
Итак, мы выбрали процесс проведения собрания, для домов, которые мы хотим привлечь.
Что нам надо сделать
Цель этого собрания пришедший дом в нашу компанию В данной статье я не буду рассказывать, как уговаривать жителей я лишь расскажу о том, что сделать технологически чтобы процент проголосовавших был больше и время на проведении собрания были меньше потому что как мы помним наш конкурент, не дремлет если конечно ему не все равно на этот дом.
Определим, что для нас способом оценки эффективности проведения собрания будет: процент проголосовавших в целом, процент проголосовавших за нашу компанию и повестка вопросов чтобы не проводить второе собрания для не урегулированных моментов.
Итак, как это было в управляющей компании:
Была проблема, управляющая компания которая постоянно развеивается и стремится добавлять дома, соответственно при добавлении дома надо проводить собрание собственников, и чтобы дома быстрее вставали в реестр лицензий и без проблем с ГЖИ надо проводить собрание согласно регламенту и законодательству и не забыть ничего. У управляющей компании не было понимания как это сделать и как следствие, их протоколы признавали неправильными возвращали и либо дома не попадали в реестр лицензий что бы выявлено:
- Надо хранить документы в одном месте что все люди задействованные в проведении собрания могли иметь к нему быстрый и удобный доступ
- Нужно иметь шаблоны готовых документов чтобы проведении собрания не начиналось с того, а что же нам надо
- Надо было хранить версии и сами документы чтобы в дальнейшем они не потерялись и для сдачи документов в ГЖИ были в быстром и надежном доступе
Что было сделано:
- Прописали весь процесс проведения собрания от самого начала до самого конца
- Прописали ответственных на этапах и сроки, за которые этот этап будет проведен
- Прописали какие документы возникают и по каким документам можно будет сделать шаблон
- Определились как надо получать документ, как обрабатывать, как согласовывать и с кем,
- Записали в виде бумаги и дальше пошли выбирать инструмент автоматизации
- Для Управляющей компании был выбор инструмент Битрикс 24 так как компания уже использовала его в своей повседневной работе
- Написали техническое задние и выбрали подрядчика, то есть нас для осуществления
- БП внедрили отладили и потом провели Инструктаж для всех сотрудников
Что мы предлагаем в связи с этим, вам, чтобы также автоматизировать любой документооборот, будь то собрания или проведение осеннего весеннего осмотра дома.
- Определиться как это делается сейчас, для того чтобы сильно не ломать систему
- Определиться какие документы жизненно необходимы для осуществления БП и как определится их хранить
- Определится где их хранить как накапливать и как доставить и откуда доставить, как обновлять данные по этому документообороту
- Определится с правами доступа
- Научить всех сотрудников, задействованных в данном бизнес процессе пользоваться
Самое главное пока не забыл: Это все должно быть максимально просто и понятно или иначе ничего не получится.
За всеми консультациями, обращайтесь к нам в СКАНД ЖКХ
Наши сети:
- Сайт - https://gkhrf.ru
- ВКонтакте - https://vk.com/ckandgkh