Глобально работу с должниками можно разделить на две составляющие:
- До судебная
- Судебная
Но это касается различия лишь в инструментах. Глобально работу с должниками можно разделить, на упреждающая и работу с последствиями
Говоря о работе с должниками в ЖКХ не стоит ее делать урывками и непоследовательно, надо выстроить регламент работы, который будет определять работу всех служб по формированию планомерной и целенаправленной работы с дебиторской задолженностью, она будет включать в себя работу таких отделов:
- В первую очередь бухгалтерия
- Юридический отдел
- Отдел по взысканию задолженностей
- ИТ отдел
1. Анализ бизнес процессов по ведению работы с задолженностью:
- Задачи выявить как сейчас ведется работы
- Какие проблемы испытывается
- Какие результаты мы имеем
Также на этом этапе проводится анализ структуры задолженности, по срокам, по суммам, по услугам, по проблемам, по типам возникновения задолженности и тут в работу можно подключить программу для начисления, и она поможет глобально выявить:
- Суммы задолженностей и кол-во задолжников по каждому дому, понять, как из домов создает больше всего дебиторской задолженности, при этом важно понимать сумма задолженности на кол-во дате средний чек, и также при расчете на квадратный метр дает понимание того стоит ли с этим домом дальше работать. В практике есть случаи, когда управляющие компании с учетом всех прочих причин принимали решение не работать больше с тем или иным, и даже сами помогали формировать инициативные группы по расторжению договора с управляющей компанией
- Сроки задолженностей также говорят о факторе сезонности, или стабильной забывчивости наших жителей, или планомерном нежеланием жителя платить, также это важно при учете жилищного законодательства
- По каким услугам, потому как важно учесть, например, отдельно капитальный ремонт, также учесть отдельно коммунальные услуги, потому как это может понадобится при построении отчетов и отчетности с жителями, чтобы у них не возникло вопросов почему-то или иное не делается в их доме
- По каким причинам возникает задолженность потому как может возникнуть из-за того, что есть сбои в работе программ, или из-за недостаточной проработанных способов оплаты. К примеру, в моей практике был случай, когда новая управляющая компания хотела собрать долги, не организовав даже договора с системой город и жителям приходилось оплачивать деньги в кассе или идти в банк и с комиссией оплачивать, это вызывало сложности
- Как ведется учет и настройки оплат — это важно при регистрации оплат, так как важно чтобы с в программе сначала учитывались долги, потом действующие месяцы, это поможет в будущем не увеличивать сроки, также важно учесть, как ведется учет исполнительных производств,
- Как ведется судебная работа и работа по взысканию в целом, где фиксирует все дела есть ли учет в электронном виде., для начала может вам хватить и Гугл или ексель таблиц, но в дальнейшем в 1 с ЖКХ, есть достаточно функционала чтобы записать данные по взысканию, в плоть до судебных приказов, автоматически рассчитать госпошлину, указать необходимый судебный участок,
- Все это важно понимать так как при построении работы важно понимать, что ведется хорошо уже в компании и важно это не порушить, а доработать
2. Определится со стратегией работы, то есть определить группы жителей по критериям, озвученным при анализе и построить с каждой выявленной группой населения свои методы
3. Необходимо донести до всех сотрудников, задействованных в процессе сбора дебиторской задолженности, диспетчеров, юристов, бухгалтеров и специалистов отдела взыскания, это важно чтобы вся ваша предыдущая работы не канула в лету
4. Четвертый этап это определится с инструментами и отчетам, так как при работах важно периодический снимать отчеты выбрать несколько важных критерии оценки по взысканию, к примеру, такими могут выступить сумма задолженности и количество задолжников.
5. Корректировка уже имеющиеся стратегии и методов с учетом действующих отчётов
Теперь поговорим как это сделать с помощью 1с учет в ЖКХ.
В 1с ЖКХ есть модуль для работы с дебиторской задолженностью он содержит в себе несколько вкладок
Для отчетов там есть три типовых и одна фирма для работы
- Отчет по начислениям и долгам
- Отчет по дебиторской задолженности
- Отчет по задолженности лицевым счетам
И есть окно работы с должниками, при этом в интерфейсе 1с есть галочка которая включает расширенную работу с должниками, которая позволяет сделать сегменты или как мы называли ранее группы по работе с должниками (по месяцам задолженности и сумме долга), кстати с учетов всех услуг и пени,
Также в 1с учет в ЖКХ, есть телефоны и данные всех клиентов, и если вы правильно ведете и учитывает все данные клиентов, в том числе персональные, например, паспортные, контактные телефоны, то в этом случае работа с должниками становится намного легче.
Более подробную информацию и консультацию вы можете получить отправив нам заявку, на нашем САЙТЕ.
Наши сети:
- Сайт - https://gkhrf.ru
- ВКонтакте - https://vk.com/ckandgkh