Размер штрафов за нарушение надлежащего хранения документов в архиве увеличился в 10 раз! Штрафы предусмотрены за несоблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Изменения эти приняты Госдумой в 3-ем чтении 29 сентября. Далее был официально опубликован Федеральный закон от 15.10.2020 №341-ФЗ, который вступил в силу 26 октября 2020 года и внес существенные изменения в абз.2 статьи 13.20 КоАП РФ.
Авторы этого законопроекта указывали на то, что штрафы за такие нарушения не пересматривались в течение 13 лет. Ущерб, который может быть нанесен гражданам и государству, связанный с ненадлежащим обращением с архивными документами, несоизмерим с размерами предусмотренных ранее штрафов.
Для сравнения:
Обратите внимание, что на юридических лиц ранее ответственность не возлагалась. Теперь она даже выше, чем у других субъектов правонарушения, для которых сумма штрафа была увеличена в 10 раз.
Если нарушение незначительное или совершено в первый раз, штраф может быть заменен предупреждением, как и прежде.
Важно! Такие взыскания предусмотрены за хранение информации и документов в сейфах, шкафах, т.е. в натуральном виде. К информационным системам хранения это не относится.
Для каждого вида документа предусмотрены свои сроки хранения, перечень которых определен Приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236. Эти сроки обязаны соблюдать все организации - вне зависимости от организационно-правовых форм и форм собственности.
Необходимо отметить, что если отсутствие налоговых и бухгалтерских бумаг привело к занижению налогооблагаемой базы, то ФНС выставит штраф в сумме 20% от суммы недополученных налогов, но не менее 40000 рублей.
В связи с такими изменениями у организаций появилось больше поводов для волнения, так как интерес к этой сфере стал более выраженным.
Необходимо не просто сохранить документацию по срокам, но она должна быть правильно архивирована, а также соблюдены условия хранения.
Подробнее Вы можете ознакомиться с правилами, касающимися архивных документов в приказе Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Особенно важно изучить отдельные нормы приказа:
- 2.14 - 2.29,
- 2.35 - 2.44.
Хотелось бы дать несколько простых советов:
- Чтоб защитить документы от влаги, разгруппируйте их и храните прошитыми в папках.
- Картонные коробки под рабочим столом, стопки на подоконнике или стульях - не подходящее место для хранения.
- Документы строгой отчетности, печати и штампы, трудовые книжки лучше держать в сейфе.
- Обеспечивая сохранность должным образом, Вы можете избежать наказания за их порчу, повреждение или утрату.
- Все, что можно перевести в электронный вариант, переводите - такие документы легче архивировать и удобнее хранить и искать даже при работе удаленно. Если с этим есть проблемы, обратитесь к специалистам по автоматизации бизнеса за консультацией - наверняка подскажут оптимальное решение Вашей проблемы.
А как Вы храните документы и что думаете по поводу повышения размеров штрафа?
👍🏻 Не забудьте поставить лайк, если статья была полезна.
✏️ Подписывайтесь на наш канал, чтобы оставаться в курсе последних новостей для бизнеса.
