Представьте себе, скажем, начальника отдела продаж. Пусть его зовут Иван Петрович. Работает Иван Петрович в данной должности уже пару лет (а в организации и того больше), и является не самым худшим управленцем. И вот поставил себе Иван Петрович на день 10 задач, и, будучи именно в этот день крайне продуктивным (обычно бывает хуже), успел выполнить семь из них.
Почему же так вышло, что не все задачи были выполнены?
- Забыл, потому что не записывал.
И времени бы даже хватило на восьмую задачу, но она совершенно вылетела из головы. А вернулась туда (в голову) уже по дороге домой. Чтобы к утру быть снова благополучно забытой 😂
- Не спрогнозировал форс-мажоры (или даже так - "форс-мажоры").
В смысле, он даже слышал что-то такое... что кто-то где-то что-то планировал отключать (как мне в комментариях на днях написали про плановое отключение электроэнергии))), но когда свет-таки отключился, это стало для Ивана Петровича неожиданностью.
- Отвлекали вопросами подчиненные.
Одними и теми же. Глупыми и мелкими. А может умными и крупными, но практически половину рабочего дня. И вообще непонятно, кто из них кому ставил задачи (кстати, отдельно почитайте про обратное делегирование).
- Взял на себя слишком много.
То есть реально работал весь день без отвлечений и поглотителей, но только семь задач в рамки дня удалось впихнуть. То есть три дополнительные были сразу, заранее, лишними.
- Не с тех задач начал. А может и продолжил)))
Ну например утром, когда энергии было много, делал неважные задачи вместо важных, быстрые вместо долгих, легкие вместо сложных. И в итоге к концу дня, когда осталось всего три задачи (кстати, возможно, самых приоритетных!) - Иван Петрович уже так устал, что справиться с ними не смог.
- Выполнение заняло больше времени, чем он рассчитывал.
Да. Почему-то Иван Петрович рассчитывал, что отчёт дастся ему за полчаса, а он, такой-сякой, потребовал целого часа с четвертью! То есть нормирование получилось как-то так себе...
- Не обладал достаточной компетентностью.
Девятую и десятую задачу он даже начал делать, но вдруг... Понял, что не знает, как делать! И не умеет! И не представляет, где взять информацию и образцы! И вообще откуда они на него упали?..
Конечно, могла появиться ещё тысяча других причин, так или иначе связанных с неумением планировать и расставлять приоритеты (про одну из систем расстановки приоритетов здесь). Я привела самые часто встречающиеся.
Что же делать? Как руководителю успевать выполнять основные задачи?
1. Регулярно запускать фотографию рабочего дня (или хронометраж). Чтобы видеть, куда и на что уходит время.
2. Определять по любой удобной системе приоритетные задачи (то есть те, которые дают максимальную эффективность) и делать акцент именно на их выполнении.
3. Выделять типичные поглотители времени и фиксировать затраты времени на них (совсем избавляться от них не нужно, а то мозг взорвётся напряжение будет слишком высоким).
4. Нормировать типовые задачи, чтобы заранее понимать, сколько времени уйдёт на какую, а не надеяться на авось.
5. Ловить чужие задачи (в том числе задачи своих подчинённых), которые пытаются спихнуть на руководителя другие люди, и аккуратно (а иногда уже нет, если это происходит совсем внаглую) возвращать их владельцам.
6. Отслеживать типовые "форс-мажоры" (те моменты, которые становятся неожиданными и срочными, но не потому, что они изначально таковые, а потому, что было упущено время) и выполнять их заранее, когда время ещё есть.
7. Выбрать для себя и использовать удобную систему планирования с учётом всех вышеперечисленных факторов.
8. Плотно планировать не более 70% рабочего времени (остальные 30% у руководителя остаются на решение срочных задач, настоящие форс-мажоры и вопросы развития).
9. Выделять в работе перерывы для отдыха. Планировать отдых (и тот же обед, например) ровно так же, как и задачи. Иначе работоспособность падает и всё начинает рушиться.
10. Искать возможности оптимизации работы (от автоматизации каких-то функций до привлечения внешних подрядчиков).
Что ещё используете для более эффективного выполнения работы?
