Каждому хотя бы раз в жизни приходилось слышать фразу “Не берись сразу за несколько дел, ты - не Юлий Цезарь!” Обычно так говорят, когда кто-то, к примеру, одновременно читает книгу и смотрит телевизор. Но мифы о персонаже древней истории так и остаются мифами. В реальности мало кто может успешно выполнять много разных задач сразу. Только гении и водители маршруток.
Убедиться в том, что многозадачность не приведёт ни к чему хорошему можно, полистав исследование Стэнфордских учёных. В процессе эксперимента они изучали когнитивные способности нескольких групп людей. Одни выполняли несколько задач одновременно, другие концентрировали внимание только на выполнении чего-то одного. По завершении исследования учёные пришли к выводу: те, кто старался работать в режиме многозадачности, демонстрировали низкий уровень концентрации и минимальную продуктивность. Проще говоря, их физическое состояние напоминало, будто они только что проснулись или хотят спать.
Если еще больше углубиться в анатомию человека, то можно понять, как мозг реагирует на выполнение нескольких дел сразу, и почему же всё-таки делать это невозможно или, как минимум, бесполезно.
На этот раз эксперимент проходил в Национальном институте Франции. В нём принимали участие 32 человека. Суть опыта заключалась в следующем: головной мозг участников сканировали, используя магнитно-резонансную томографию (МРТ), при этом люди старались выполнить несколько умственных задач.
- Первая - испытуемым показывали слово, состоящее из пяти букв. За определенную награду участники должны были верно определить, были ли отображены две последующие буквы именно в том же порядке, что и в исходном слове.
- Задача номер два - нужно было запомнить и правильно указать, в каком виде были две последние буквы показанного слова - в печатном или в прописном.
Магнитно-резонансная томография показала, что активную работу обоих полушарий головного мозга человека может вызывать исключительно выполняя одну поставленную задачу. Когда участникам эксперимента добавляли ещё одну, мозг начинал реагировать следующим образом: левое полушарие брало на себя часть нагрузки, правое вторую половину. При чём действовали они независимо друг от друга.
А когда к предыдущим двум задачам пытались добавить и третью - просили назвать цвет показанных букв - мозг отказывался выполнять такую работу.
Многозадачность - вредная привычка
У каждой вредной привычки есть побочные эффекты.
- Первый из них - резкое снижение стрессоустойчивости. Специалист, который берётся сразу за несколько дел, по сути, не успевает качественно закончить ни одно. А это ставит под вопрос его профессионализм в глазах коллег, постоянное отвлечение на несколько задач - тоже нервирует. Все это рано или поздно приведет к стрессу.
- Снижение концентрации. Когда в правой руке сотрудника компьютерная мышь, в левой ручка и блокнот, а под ухом телефон - нетрудно догадаться, что ничем хорошим это не закончится. Либо прервётся телефонный разговор, либо откроется не тот сайт, или же придётся вырывать страницу записной книжки. Вместо выполненной на 100% одной задачи, не получится ни одной.
- Упадок сил. Многозадачность влияет на скорость утомляемости сотрудника. Нетрудно догадаться, что примерно к обеду он превратится в выжатый лимон. А усталость - это снижение IQ.
От многозадачности, как и от любой вредной привычки, можно избавиться. Нужно лишь настроить себя на изменения и ждать положительной тенденции. Расширять штат сотрудников - не каждой компании по карману. А вот грамотно распределить задачи - вполне реально.
От вредных привычек нужно избавляться
- В первую очередь необходимо концентрироваться на работе. Согласно статистике, в течение рабочего дня сотрудникам свойственно отвлекаться на другие дела: социальные сети, сторонние сайты, на “попить кофе” и прочие нужды. Иногда полезно помнить, что время -деньги.
- Взаимовыручка. Не стоит стесняться обращаться за помощью к коллегам. Лучше вовремя выполненная задача, чем сорванные дедлайны.
- Необходимо организовать процесс. Работая в одном и том же отделе, сотрудники могут выполнять одинаковые задачи с разной скоростью и качеством. Необходимо выявить причины отставания, понять, почему так происходит - от нехватки опыта или большой загруженности.
Чтобы правильно распланировать свой рабочий день, проконтролировать задачи - не нужно изобретать велосипед. Достаточно обратиться за помощью к нескольким инструментам: планировщикам и системам учёта рабочего времени.
- К первым относится весьма простой и удобный в пользовании Trello. Он идеально подойдёт, как крупной, так и для небольшой компании. Даже новому специалисту легко разобраться в интерфейсе и понять главные преимущества этого инструмента. При помощи него проще следить за актуальными задачами, видеть, какие проекты выполняют коллеги.
- Управлять своим рабочим временем необходимо самому специалисту. А не ждать, пока кто-то из руководства начнёт это делать - это чревато санкциями. Лучше, если руководителем и контроллером станет виртуальный помощник. Оптимальное решение - система CrocoTime. Функционал продукта поможет отказаться от многозадачности, превратит нервного, рассеянного сотрудника в грамотного специалиста, умеющего управлять своим временем.
- Система сама может фиксировать рабочие паузы, преднамеренные они, или произошли, скажем, из-за перебоев с электричеством. Так руководство сможет понять, отвлекаетесь ли вы на другие дела, и сколько на это уходит времени.