Законное желание любой переезжающей компании заключается в том, чтобы переезд был выполнен без серьезного перерыва в рабочем процессе, чтобы клиенты оставались на связи, а все важные документы в новом офисе оказались на своих местах. Для того чтобы переезд офиса прошел без потерь – денег, имущества, времени и, самое главное, клиентов, - важно подготовиться к нему заранее.
Для многих бизнесменов и руководителей организаций переезд — это настоящая катастрофа. Без хорошей организации этого процесса очень сложно удержать уровень эффективности работы предприятия на «допереездном» уровне. Считается, что переезд стоит начинать планировать за 5-7 месяцев, а некоторые очень крупные компании планируют такие вещи за несколько лет. Мы рекомендуем (и на собственном опыте тоже) планировать переезд не менее чем за пару месяцев. Так вы сохраните шанс пережить это мероприятие почти без потерь.
Основные этапы переезда.
Будем считать, что помещение у вас уже есть, поэтому его выбор и аренду оставим за скобками.
1. Назначьте ответственного, а как иначе. У этого человека должен быть чёткий план действий и желание следить, чтобы всё шло по плану.
2. Изучите IT-инфраструктуру нового места, количество розеток, возможности прокладки сетей и.т.д. Переезд начинать стоит именно с подготовки этой части компании. Ведь без нормального интернета, телефонии, и прочего работы в новом офисе точно не выйдет.
3. Избавьтесь от всех ненужных вещей. Что-то можно продать и сэкономить на переезде, что-то лучше просто выкинуть. Нет никакого смысла возить за собой ненужные вещи. И вообще, переезд – отличная возможность избавиться от хлама.
4. Составьте полный список имущества, это поможет оценить затраты на переезд и ничего не потерять в пути.
5. Маркируйте и подписывайте. Всё. Ведь каждый сотрудник захочет «свой» степлер, любимую мышку, и привычный монитор, например. Упаковку личных вещей сотрудников лучше поручить им самим. И эти коробки, естественно, стоит подписать.
6. Подготовьте план расстановки мебели в новом месте и расположение рабочих мест конкретных сотрудников, это поможет сэкономить очень много времени на расстановке мебели и спорах о том, кому где сидеть. Кстати, о мебели, далеко не вся мебель нормально переживает разборку и сборку несколько раз, особенно если это мебель эконом класса. Рекомендуем провести полную ревизию. Лучше заранее закупиться новыми рабочими местами, а не платить за перевозку старых столов, которые вы потом еще и не соберёте нормально.
7. Пора выбирать подрядчика по переезду. На рынке сейчас достаточно много мувинговых компаний, которые умеют перевозить офисы максимально быстро и комфортно. Составленные списки вещей помогут быстро анализировать ценовые предложения. А выброшенные ненужные вещи и старая мебель – сэкономить.
8. Настало время назначать конкретную дату переезда. Заранее проинформируйте клиентов и сотрудников о дате.
9. Перезжайте!
В качестве послесловия отметим, что при должной подготовке, всё это может быть не так ужасно. Нам, например, удалось переехать в течении одних суток, практически не прерывая рабочие процессы. Желаем и вам того же.