Во время групповой фасилитации фасилитатору важно отслеживать и управлять тремя вещами:
- Энергия группы
- Дисфункциональное поведение участников
- Ведение записей. Это позволяет создать условия, чтобы результаты (промежуточные, финальные) были точно зафиксированы
На каждом этапе сессии мы говорим, что сделали, что будем делать и как это продвигает группу к цели. Очень важно во время сессии фасилитации создавать логические связки между этапами работы. То есть мы показываем, что откуда вытекает. Этому мы обучаем на наших семинарах.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТРЕЙЛЕРОВ ВО ВРЕМЯ СЕССИЙ
Можно выделить:
- Одинарный трейлер. Группа ставит точки (или лепестки). Нужно четко продумывать место и количество человек.Это важно так сразу 50 человек не смогут подойти к трехметровой фасилитационной доске.
- Двойной трейлер. При данном виде трейлера оценка проводится по двум шкалам.
ВАРИАЦИИ ТРЕЙЛЕРА
Можно использовать не шкалы, а варианты. Например: насколько повлияло на Вас изменение цен на бензин. Варианты: сильно повлияло; не сильно повлияло; совсем не повлияло.
Вариациями трейлера являются доски измерения. Доски измерений мы можем делать как открытыми, так и закрытыми. Можно использовать электронные варианты.
Важно помнить (!), что вариант трейлера должен быть понятен и нагляден! Участники должны смотреть на трейлер и сразу видеть информацию (например распределение голосов).
Сейчас популярна работа с поверхностью пола и голосование ногами. Голосование ногами можно использовать и как разминку (например: «Как Вы оцените свои профессиональные знания?», «Вы супер эксперт в обсуждаемом вопросе или начинающий специалист?» и т.д.) Используя эту методологию можно измерить большое количество информации.
После проведения трейлера очень важно подвести итоги! Мы обязательно обсуждаем результаты трейлера! Только аккуратно! 🙂
HighAdvance Consulting Group оказывает услуги по проведению и обучению (офлайн и онлайн) фасилитации.
За дополнительной информацией обращайтесь к ведущему эксперту Максиму Александровичу Логинову +7 921 334 67 62 | mrloginov2209@gmail.com
КАК РАБОТАТЬ С ВОПРОСАМИ И ЗАПУСКАТЬ ПРОЦЕСС ОБСУЖДЕНИЯ
При ведении сессии мы всегда готовим вопросы заранее и фиксируем их на облачках (которые во время инструкции вешаем на видное место), на подготовленных листах флип-чарта или слайдах.
Важно помнить, что сначала всегда объясняем процесс. Участникам рассказываем, что будет происходить, а потом задаем вопросы. Сначала процесс, а потом вопрос! Потому что как только участники услышат вопрос, они будут думать о нем. Вопрос вешаем после того, как его озвучили. Заранее ничего не развешиваем!!!
И еще важный момент: «Задал вопрос группе – замолчи!» ? Жди ответа! (не надо стараться дать дополнительные пояснения без запроса группы, нужно дождаться хоть какой-нибудь реакции группы)
КАК НАЧИНАТЬ ВТОРОЙ ДЕНЬ СЕССИИ ФАСИЛИТАЦИИ
Если сессия идет несколько дней, то в начале второго дня заказчик и ведущий рассказывают, что было накануне и чем будем заниматься сегодня. По сути, это и есть построение общего понимания (где мы сейчас находимся) и что нам нужно будет сделать сегодня.
На этапе поиска решения нужно вовлечь каждого. Вытащить из каждого максимум решений и сделав самую широкую дивергенцию. И затем надо не забыть о конвергенции. Поэтому, когда мы собираем сессию, надо помнить об этом. Сначала идут инструменты, которые задают широкую дивергенцию, а затем запускаем инструменты конвергенции.
ВЫБОР ИНСТРУМЕНТОВ ЭТАПА «ПОИСКА РЕШЕНИЯ»
Когда мы выбираем инструменты мы обращаем внимание на:
- Сколько вопросов требует решения. Например, не совсем правильно использовать инструмент ИДЕЯЛОГ для решения сразу нескольких вопросов. Лучше в этом случае подумать о World Cafe.
- Какая экспертиза нужна. Это важный момент по формированию состава группы.
- Сложность решаемых вопросов. Например, если надо сесть и подумать над вариантами решения лучше подойдет World Cafe, а если вопрос простой (выбрать, например цвет изделия) и ограничение во времени можно использовать простую технологию BasStop.
Важным результатом этого этапа является структурированный список идей, к которому причастен каждый. Каждый сделал максимум в поиске решений. Все понимают суть выбранных к реализации решений.
Очень важно на этапе подготовки выбрать критерии, по которым будем отбирать проекты! Чаще критериями бывают сроки, бюджет, ресурсы. При реализации каких решений больше всего будет влияние на достижение результата (приоритет по отношению к цели).
Предлагать участникам вырабатывать самим критерии можно при условии: если заказчик сам будет готов дать такую возможность и, если есть время. Но делать это надо осторожно, так как это может потребовать очень много сил и времени.
Как вариант можно предложить заказчику накидать первый список из критериев, который предложить участникам во время сессии дополнить и расставить приоритеты для критериев.
Обращаем Ваше внимание, что при использовании методологии Lego Serious Play структура сессии строится по другому.
ЭТАП ФАСИЛИТАЦИОННОЙ СЕССИИ «ПЛАН ДЕЙСТВИЙ»
Результат работы группы на этом этапе:
- для ключевых решений определить:последовательность действий
- сроки
- ответственность
Инструментами этапа могут быть: «Скрам доска». «Три смелых шага». «Road Map» и другие.
Самая большая причина безрезультатности встреч (сессий) состоит в том, что все идеи, которые создавались во время встречи остались на бумаге. Поэтому любая встреча должна заканчиваться шагами реализации. В обязательном порядке для ключевых решений нужно определить последовательность действий, сроки. Важно определиться с ответственными за достижение результата. Это план может быть как индивидуальным, так и общим. Он может быть кратким, так и подробным в зависимости от того сколько у группы времени на разработку плана.
Фасилитация группы. Важно! Никогда нельзя расходиться без четкого понимания и записанного результата! Если люди не увидят, кто и что делает после сессии, ничего не будет происходить. Правда это не всегда работает. Иногда составлен отличный план действий, а в жизни про него забывают. Но это уже вопрос из другой темы.
Если у заказчика нет жестких требований к формату плана, можно задать шаблон и предложить группе дополнить план важными критериями (например ресурсы). Но первичный шаблон плана нужно обязательно согласовать с заказчиком. В шаблоне должны быть как минимум: действия, ответственные и сроки.
На выходе не обязательно иметь план. Это может быть решение какой-либо проблемы. Это может быть инициатива, проект, созданные идеи.
Часть решений кросс-функциональные. В этом случае участники из разных функций наметили конкретные действия, каждый знает, что нужно делать, в какой последовательности и в какие сроки.
ЭТАП ФАСИЛИТАЦИИ ГРУППЫ «ЗАКРЫТИЕ ВСТРЕЧИ»
Результатом этого этапа: подведение итогов работы группы. Участники обмениваются мнениями о процессе и результатах работы. На этапе можно использовать такие инструменты как: «1-2 слова», «Одно слово — хештег (краткое слово, мнение по событию)» и др.
В зависимости от типа встречи мы подбираем соответствующий инструмент.
Иногда бывает интересно использовать один и тот же инструмент: открытия и закрытия фасилитации группы.
Например, инструмент «ВАУ». Когда мы говорим ВАУ? Когда происходит что-то особенное. Начало можно начать так: поделитесь своими событиями, которые происходили у Вас на работе за последнее время. Причем Вы можете сказать, что это событие — ВАУ! Что нам нужно сделать, что бы мы после встречи сказали ВАУ? Закрываем точно так же. Спрашиваем, что для Вас было «ВАУ» на этой встрече? Где был такой момент, про который Вы можете сказать ВАУ?
Выбор такого варианта закрытия фасилитации группы всегда за Вами.
КАК ЗАКРЫТЬ ВСТРЕЧУ?
На этапе закрытия встречи необходимо закрыть три двери, которые открыли на начале сессии. Закрываем в обратном порядке:
- Закрываем тему встречи
- Подводим итоги под всем процессом. Говорим, что будет дальше с результатом работы группы. Благодарим за активное участие, вовлеченность.
- Закрываем пространство. Фотографируем. Отвечаем, например на вопрос: «Как участники могут получить плакаты» («например: могут забрать прямо сейчас ?»).
И всегда подумайте: что участники унесут в руках, голове (что узнали) и сердце (во что поверили). Удачи на сессиях!!!
HighAdvance Consulting Group оказывает услуги по проведению и обучению (офлайн и онлайн) фасилитации.
За дополнительной информацией обращайтесь к ведущему эксперту Максиму Александровичу Логинову +7 921 334 67 62 | mrloginov2209@gmail.com
Статья создана по материалам сайта HighAdvance Consulting Group
