Многие владельцы бизнеса давно мечтают о долгосрочном отпуске, свободном графике и интересном времяпровождении. Чтобы мечты сбывались, необходимо научиться работать удаленно и наладить автоматизацию всех бизнес-процессов, которые можно контролировать из любой точки мира.
Как правильно подготовить бизнес к автоматизации, четко ставить задачи сотрудникам и следить за их выполнением, не проводя весь день в офисе? Отвечаем на этот вопрос в нашей статье.
Автоматизируем бизнес поэтапно
Малый и средний бизнес учится работать удаленно, и, в первую очередь, это делают собственники бизнеса и их управляющие. От грамотно налаженных процессов зависит продуктивность работы и успешная деятельность предприятия.
В этой рабочей цепочке есть несколько звеньев, которые требуют внимания:
Вырабатывайте новые привычки
Если вы, как собственник бизнеса, привыкли решать проблемы по мере их поступления, отдавать распоряжения за 14 часов до дедлайна и ожидать, что все само собой как-то получится, то при желании автоматизировать бизнес-процессы от такого подхода нужно отказаться. Отказываемся в пользу чётких правил, которые двигаются по схеме:
думаю – планирую – делаю – проверяю
Благодаря этим 4 словам, вы начинаете выстраивать собственные рабочие процессы и расставлять задачи для других.
Пишите регламенты
Регламентировать действие подчиненных – первоочередная задача. Только имея зафиксированные требования и понимая ответственность за их выполнение, сотрудник не может больше находить отговорки при нарушении правил. В регламенте для каждой задачи должны следовать подзадачи, в которых прописаны оптимальные пути решения и требования компании. Составленные регламенты необходимо коллективно обсудить и сформировать итоговый документ, по которому теперь все должны беспрекословно работать.
Делегируйте
Как собственник бизнеса, вы должны максимально делегировать выполнение своих задач на сотрудников, по критериям их компетентности и занятости. В этом вам тоже помогут регламенты, в которых есть четкие ориентиры на обязанности и задачи, выполняемые подчиненными. Если в штате нет специалиста, для решения вопроса, то его можно найти среди фрилансеров. Поиск тоже можно успешно делегировать на работников, при этом отправив им четкие требования к кандидату.
Собирайте базу знаний
Чтобы не терять время на пересказ одной и той же информации новым сотрудникам или поиску ответов на частые вопросы в интернете, по мере возникновений разных ситуаций, формируйте электронную базу знаний компании. В ней могут храниться инструкции, выписки из приказов, юридические материалы, клиентские данные, статьи из интернета или обучающие видео. Все что помогает упростить работу бизнес-цепочки с наименьшими временными затратами.
Планируйте каждый шаг
Проектное и стратегическое планирование помогает не только понимать, как поэтапно должна решаться задача, но и кто и на каком интервале несет ответственность за ее успешное выполнение. Можно составлять долгосрочные планы на весь проект и разбивать их на краткосрочные с указанием дедлайнов, ключевых действий и прочей детализацией. С помощью планирования вы не только наверняка избежите хаоса в системе, но и сами получите возможность четко контролировать жизненный цикл текущего проекта.
Поощряйте и наказывайте
Когда руководителей нет в офисе, у многих сотрудников начинается этап бесконтрольного расслабления. Чтобы мотивировать всю команду на продуктивную работу нужно ввести четкую систему поощрений и наказаний. Она должна быть прозрачной, понятно и справедливой. Если премии выдаются за хорошую работу, то штрафы должны также вычитываться за плохую. Главное – не перепутать ошибку и проступок, иначе можно остаться без хорошего сотрудника. Определить проступок поможет тот же регламент, где прописаны ключевые моменты. Если они не соблюдены по халатности, то штрафы неизбежны.
Не ждите возникновения проблем
Подготовьтесь заранее ко всем возможным спорам и разногласиям с подчинёнными, основываясь на строгих юридических соглашениях. Грамотный юрист в компании – долгосрочное вложение. Подпишите со всеми четкие трудовые договоры, соглашения о конфиденциальности и прочие документы.
Найдите хорошего помощника
Один в поле не воин и наличие единомышленника составляет 50% успеха всего дела. Хороший управляющий должен не только знать, как все работает, но и обладать высоким уровнем коммуникабельности, а также мыслить с вами в одном направлении. Доверять ему следует на все сто, но и не нужно забывать о том, что человек может покинуть бизнес и начать свое дело. Заранее предусмотрите риски и четко регламентируйте работу помощника.
Если же вам повезло, и такой человек у вас есть, можно смело ставить задачи другим сотрудникам через него, требовать с него отчеты и полностью контролировать всю деятельность компании через общение с одним человеком.
Автоматизируйте отчетность
Если у сотрудников нет четких требований к составлению отчетности и срокам ее сдачи, все предыдущие старания пройдут бесследно. Каждый сотрудник должен ежедневно сдавать отчет о проделанной работе. В него обычно входит список выполненных задач, время, которое он потратил на их выполнение и комментарии к ним. Проектные работы также требуют отчетов о результатах за определенный срок.
Чтобы автоматизировать бизнес и видеть результаты в цифровом формате, нужно использовать специальные программы, которые помогают собрать все данные. Для этого хорошо зарекомендовала в миллионах компаний система 1С.
С ее помощью можно управлять не только бухгалтерией, но и отслеживать работу персонала, управлять запасами, понимать уровень работы с клиентами и оценивать ситуацию сразу со всех сторон. Кроме того, она имеется в версии в облаке – удаленной работе ничто не помешает! Быстро удаленно настроить автоматизацию поможет специалист по 1С.
Автоматизация бизнеса – сложный процесс, но только в самом его начале. Спустя 6-12 месяцев вы сами не поверите в то, что можно так просто выполнять свою работу и при этом появляться офисе 1-2 раза в неделю, уезжать в длительные путешествия и проводить больше времени с семьей и друзьями. Начните работу уже сейчас, чтобы бизнес стал еще эффективнее, а жизнь – ярче!
✏️ Не забывайте подписываться на наш канал и ставить лайки - мы регулярно добавляем полезные для бизнеса материалы по налогам, бухгалтерскому учету, автоматизации бизнес-процессов, новости рынков и т.п.