Коротко об этой проблеме бы рассказали в первом посте
Проблема с контролем может возникать по 2 причинам:
- ✔️ слабо организован менеджмент задач
- ✔️ низкий уровень культуры и интеграции на уровне смыслов
Для решения данной проблемы, мы предлагаем сфокусироваться на нескольких вопросах:
1. Инструменты организации менеджмента задач.
Первое решение находится в плоскости всей организации менеджмента задач, от их постановки, фиксации, регулярного и системного менеджмента, до контроля и оценке их эффективности.
1. Письменная фиксация задачи - ее формулировка.
2. Каждая задача имела хозяина - исполнителя, и, внимание, обязательно - заказчика! Т.е. тот, кто будет принимать результат и качество работы.
3. У вас должны быть правила:
- постановки задач
- взаимодействия по каждой из них
- приемка результатов
Например, мы при работе с управленческими командами используем следующий набор базовых механик:
1. Команда один раз в неделю собирается, чтобы обсудить текущие задачи - оперативное собрание, в одно и тоже время. Явка на это собрание обязательно.
2. На собрании решаем 2 задачи:
- принимаем работу по взятым на неделю обязательствам
- фиксируем все изменения и факапы
- выбираем задачи на следующим период
3. Используем инструменты фиксации задач, например, trello или таблица excel
4. Используем регулярные короткие собрания-летучки в течение недели
В рамках дистанционной работы, здесь нет специальных отдельных инструментов, кроме того, что собрания регулярные проводятся в онлайн
- зум, скайп для проведения оперативного собрания подходит!
- летучки в месенджерах (1 или 2 раза в неделю) - или планерка по 15 минут
- общее информационное-коммуникативное поле (общий чат команды) - лучший вариант Slack
- организовать единые файлообменники (гугл докус или яндекс диск, дропбокс и тп)
- практически исключается привычная почта (она медленная) только для связи с внешними клиентами и партнерами
- общее информационное поле (типа как трелло - доска с актуальными статусами задач, чтобы в любой момент видно кто чем занят сейчас)
2. Повышение исполнительской дисциплины.
Организовать менеджмент задач в каком-либо инструменте не достаточно, необходимо, чтобы это начало работать. Нужно чтобы команда начала формировать привычки, связанные с исполнением обязательств.
Мы предлагаем использовать базовое правило, которое звучит так “Обязательства, являются обязательными!”
Если кто-то не успевает, необходимо проинформировать и запросить помощь или предложить варианты. Не обязательно сразу административные наказания и штрафы. А, например, продолжать выполнение задачи в личное время.
В рамках дистанционной работы, важно, чтобы участники команды сформировали привычку спрашивать в общем чате в открытую исполнения работы и фиканы не переносить в личные чатики.
3. Повышение уровня доверия в команде.
Это часть лежит в области работы с культурой и отношениями. Сначала руководителю важно справиться со своим внутренним недоверием и начать доверять людям. Так как люди не рядом, мнительность, подозрительность и недоверие могут просто усиливаться.
Чтобы сформировать доверие в команде, нужно в любом случае начинать с себя и только с себя.
Доверие - это когда мы знаем, что человек рядом двигается с нами в одном направлении, что у нас долгосрочно одни и те же цели.
Повышать доверие в команде означает, что:
- позволять им принимать решения в зоне своей ответственности
- смириться с возможными ошибками людей - это естественный путь их взросления, обучения и роста к самостоятельности и силе.
- учиться способам эмоциональной поддержки
- улучшать свои навыки найма людей
- не применять инструменты менеджмента по отношению к людям в одну сторону
- относится по умолчанию ко всем людям, как к взрослым и самостоятельным, которые собираются идти вместе с вами.
- чаще объяснять, что вы хотите
- открыто спрашивать обратную связь не бояться слушать про свои ошибки от людей
- быть достаточно честным со своими людьми, если вам что то не нравится говорить об этом
В рамках дистанционной работы, важно:
- сократить микроменеджмент, который может проявляться в бесконечных чатах
- сохранять баланс личного времени, на выходных или в вечернее время, не стоит добить в чаты, особенно общие
- убирать свою тревожность елси люли сразу не отвечают на ваши сообщения
- делиться с коллегами какой-то информацией по цифрам, тем что происходит выше.
4. Работа на уровне смыслов и культуры.
Здесь речь о ценностном уровне.
Что как руководитель вы можете делать, для того, чтобы уменьшить необходимость контроля в своей команде? Работать через культуру, в которой не нужно контролировать, потому что не надо.
Это можно сделать, если это станет частью корпоративной культуры в целом. Решается через 3 фокуса:
1. Через то куда и зачем мы, как компания и команда, идем? Что мы создаем?
Речь про смысловую составляющую цели. Цели компании и команды как правило выражаются через показатели и цифры, это плоскость. Это то что МЫ хотим получить.
Если мы понимаем в чем наша идея и какие смыслы лежат за нашими целями и показателями - то нам легче привлекать в команду людей близких по духу, по ценностям. И если люди их разделяют, то у них появляются смыслы и ответы на вопрос “зачем они делают ту или иную работу”, а это сильнее чем любой менеджмент. Нам не нужно контролировать такого человека, потому что ему самому важно это сделать. Он понимает зачем.
2 фокус - это найм людей по ценностям. Важно организовать систему привлечения и подбора людей, которая бы привлекала близких по ценностям людей, в соответствии с корпоративной культурой.
3. Третья точка, эта работа по поддержанию и развитию такой корпоративной культуры.
В рамках дистанционной работы, важно:
- регулярно напоминать о смыслах (зачем и для чего)
- не ограничивать коммуникацию только рабочими моментами (ссылки, мемасы и тп, все что добавляет жизни в ваши чаты и коммуникации и лежит в ваших ценностях - нужно делать!)
- находить время и способы для оффлайн встреч!!!
- проведение регулярных корпоративных слетов, саммитов (в оффлайн) - тоже прекрасный инструмент, который стоит денег в краткосрочной перспективе, но окупается в долгосрочной
- разные активности помимо рабочей повестки тоже укрепляют
- проведение собеседований на ключевые позиции по возможности оффлайн, чтобы чувствовать энергетику человека и его культурные особенности, в рамках подбора “ваш/не ваш”.
Решение других проблем удаленной работы:
Проблема-2. Коммуникации
Вступайте в сообщество профессиональных менеджеров, чтобы получить ещё больше знаний и практического опыта.
Больше подробной информации на нашем сайте.
