Если вы работаете в Excel (или учитесь работать в Excel), то вы постоянно сталкиваетесь с созданием таблиц. Данная статья будет полезна тем, у кого нет четкого понимания, как создавать правильные таблицы, что не надо делать при создании таблиц и почему построение данных очень важная часть создания таблиц!
Итак. Поехали!
Что мы рассмотрим в данной статье?
1. Какие таблицы обычно создает пользователь в Excel?
2. Научимся, как не надо создавать таблицы?
3. Что значит "плохие" таблицы в Excel?
4. Разберем плохо организованные таблицы с точки зрения ее структуры, построения данных.
5. Подготовим таблицы для дальнейшего анализа и создания отчетов.
Ошибки при создании таблиц в Excel
1. Отсутствует структура данных в таблицах
Первая и самая распространенная ошибка пользователей при создании таблиц в Excel - это отсутствие структуры в таблицах Excel.
Важно знать, что при проектировании таблиц, мы должны соблюдать основные правила создания, так называемой, реляционной модели базы данных.
Простыми словами, это база данных с упорядоченной информацией, связанная между собой определёнными отношениями. Такая база данных представлена в виде таблиц, в которых и лежит вся эта информация.
В таких базах данных существует такое понятие, как "нормализация". Простым языком под нормализацией мы будем понимать - процесс удаления избыточных данных в таблицах. Такие таблицы будут называться - нормализованные таблицы.
Именно создание нормализованных таблиц по модели реляционной базы и есть главный критерий построения правильных таблиц в Excel.
Запомните! Это фундамент для построения будущих таблиц.
Зафиксируем сразу два важных момента:
1. Определяем какие данные мы хотим хранить в таблице. Проектируем структуру данных в таблице Excel.
2. Создаем таблицы без лишней и перегруженной (не нужной) информации.
Пример правильно структурированной таблицы:
В данной таблице видна обычная структура базы данных. В каждом столбце присутствует свой тип данных. Каждая строчка в таблице соответствует этому типу данных.
Идем дальше.
2. Неправильный формат ячеек
Еще одна распространенная ошибка. Очень часто пользователи используют неправильный формат данных для ячеек в таблицах.
Важно здесь запомнить основные форматы данных в Excel и использовать их в ячейках созданной таблицы:
1. Текст - всегда имеют Общий или Текстовый формат
2. Числа - имеют Общий, Числовой, Денежный, Финансовый форматы
3. Дата и время - форматы Дата или Время
Вот неправильный пример формата данных для столбца Возраст
Видно, что к столбцу применен неправильный формат данных. В первой строке формат данных - Дата. Во второй - Денежный.
Во избежании таких ошибок следует выделить весь столбец полностью и применить для него единый формат данных - Общий или Числовой.
3. Много таблиц на одном листе
Это любимая почему-то ошибка многих пользователей. Очень много повидал файлов. Большая часть из них состоит из таблиц, которые умещают на одном листе. И не редко бывает, что таблицы даже не связаны между собой! Это совершенно разные таблицы, с разной информацией.
В примере видно, что четыре таблицы (3 таблицы, где рассчитывается премия, одна таблица по зарплате организации) расположены на одном листе.
Самая большая проблема - последующий анализ данных и создания отчетов по этим таблицам!
Запоминаем простое правило!
Один лист - одна таблица!
Есть исключения, если таблицы носят исключительно информационный характер и не являются таблицами для ведения данных, которые меняются в динамике. Ведь в данном примере, премии и зарплата рассчитываются ежемесячно. И для этого необходимо будет производить изменения в таблицах - перемещать их, создавая новые строки. Еще хуже, если ежемесячно такие таблицы размещают на разных листах. Это следующая ошибка многих пользователей!
4. Период разбивается на разные листы (дни, месяцы, кварталы, года)
Очень популярная ошибка хранить данные за какой-либо период на разных листах.
Часто пользователи хранят - даты, месяцы, годы!
В чем основная проблема такого построения данных?
Проблема в анализе таких данных!
Собрать все данные с листов будет затруднительно стандартными средствами (та же - сводная таблица!). Именно поэтому такие данные больше похожи на отчеты. И если их и следует размещать по периодам, то в качестве уже отчетных данных, а не исходных данных! Это важно!
Исходные данные необходимо выстраивает на одном листе, в структурированном виде нормализованных данных.
В следующей статье мы подготовим таблицы для дальнейшего анализа и создания отчетов...
► АКЦИЯ!!! на курсы Excel с 70% скидкой - https://bit.ly/2RlXR6p
► Продвинутый Курс по Excel - https://www.1excel.ru/profi
► Макросы и VBA в Excel -https://1excel.ru/magazin-vba-excel
