Наш отдел по разработке тренажеров первые несколько лет работал только с одним локальным заказчиком. Соответственно у нас не было проблем с коммуникациями: всегда можно было приехать на производство, обсудить вопросы, собрать совещание, подписать документы.
Другое дело – это выстраивание работы с удаленным клиентом. Нам повезло, что первый наш такой клиент был очень опытный с точки зрения работы с удаленными компаниями-разработчиками. Мы учимся чему-то новому и интересному почти у каждого нашего клиента. Но данная компания помогла быстро выстроить процессы взаимодействия именно с удаленным клиентом: передача материалов, общение с экспертами, решение спорных вопросов, информирование всех участников.
Последующие годы мы лишь уточняли данный процесс, а любые отклонения от него всегда приводили к лишним проблемам, которые можно было избежать. Мы до сих пор работаем с данным клиентом, у нас всегда особое и теплое отношение к этой компании и ее сотрудникам.
Что же такое рабочая группа? Так как речь идет о взаимодействии в рамках реализации проекта, поэтому будем рассматривать состав группы именно с точки зрения решения данной задачи: реализации и взаимодействия. Кого обычно включают в рабочую группу?
Менеджер проекта
Над реализацией проекта может работать довольно большая команда: специалисты, программисты, дизайнеры, художники и другие. Для того чтобы процесс общения и принятия решений был контролируемым, понятным и не перегруженным, как правило, с нашей стороны Заказчику пишет только один человек – специалист, ответственный за реализацию всего проекта. Иногда у нас участвуют в переписке несколько менеджеров, при условии что они работают над модулями, которые не пересекаются с точки зрения содержательной части и взаимодействуют с разными экспертами. Когда с вашей стороны участвует в переписке только один человек, это позволяет быстро получить информацию кто кому что направлял, кто кому что обещал и т.д.
Как-то мы делали тренажер.
Первый этап в разработке - командировка менеджера проекта для сбора материалов. Однако, в этот же период я планировала посетить данное предприятие. Чтобы оптимизировать процесс и «убить сразу двух зайцев» я предложила не только провести встречу, но и заодно собрать необходимый материал. Таким образом, на небольшой период эксперты взаимодействовали не только с менеджером проекта, но и со мной.
Во время беседы с экспертами мне понадобились уточненные данные по материалам, используемым в технологическом процессе.
Я прошу экспертов: пришлите мне такую-то информацию по материалам.
Эксперты: Мы вам уже отправляли.
Я: Отправьте еще раз на всякий случай.
После командировки начали анализировать материалы – нет нужных данных.
Мы опять к экспертам: Вы нам не прислали.
Эксперты уже начали злиться: Смотрите лучше, сколько можем присылать!
В итоге мы выяснили, что эксперты не до конца поняли наш вопрос и присылали не ту информацию. Разобрались. Все получили.
Вывод. Правильно задавайте вопросы и централизовано ведите переписку, чтобы вашим Клиентам было комфортно с вами работать.
Эксперты заказчика
Как правило, экспертами являются сотрудники Заказчика, которые глубоко знают предметную области. Поэтому их задача консультировать разработчика, предоставлять необходимые материалы, проверять результат работы со своей экспертной точки зрения.
Зачастую эксперты далеки от информационных технологий и понимания процесса разработки, поэтому их желания иногда могут быть слишком фантастическими в рамках выделенного бюджета.
Кураторы заказчика
Как правило, кураторы проекта – это сотрудники подразделения Заказчика, которые отвечают за своевременную реализацию продукта. Так как наша компания занимается разработкой обучающего программного обеспечения, то в разных организациях нас курируют разные подразделения: управление персоналом, отдел кадров, корпоративный учебный центр, подразделения отвечающее за дистанционное обучение и другие. Обычно кураторы в целом понимают и координируют процесс разработки и взаимодействие с участниками рабочей группы, но не разбираются в предметной области (для этого есть эксперты).
У нас был клиент, который считал, что в переписке и вообще в любых коммуникациях мы должны обращаться только к куратору, а уже куратор должен передать наши вопросы экспертам. Тоже самое в обратном порядке эксперты – кураторам, кураторы – нам. В итоге весь процесс растягивался, чтобы получить ответ на маленький вопрос иногда уходило несколько дней. А так как кураторы не владеют предметной областью, то иногда возникал эффект «глухого телефона». Мы убедили заказчика что такой подход не очень удобный для всех участников, прежде всего для кураторов, так как именно на них ложится большая доля коммуникативной нагрузки. Поэтому получили разрешение напрямую писать экспертам. Конечно, в копию обязательно ставили всех участников рабочей группы, в том числе кураторов. С тех пор прошло много лет, но мы продолжаем работать именно в таком ключе. Кураторы – очень довольны. Они подключаются только тогда, когда действительно это необходимо, но всегда в курсе дел.
Руководители со стороны разработчика и заказчика
В каждой компании, а иногда и в проекте индивидуально определяется кто будет участвовать в рабочей группе. Руководители, как правило, не погружаются глубоко в проект, но они должны быть в курсе всего происходящего.
В нашей компании принято ставить в копию руководителей с обеих сторон. Зачем мы это делаем?
Я, как руководитель разработчика, в курсе дел. Через письма я своевременно могу увидеть назревание проблемы и предпринять меры для ее сглаживания или устранения. Если объем писем начинает резко увеличиваться, то я могу перейти в режим просмотра только «статусов» или других ключевых писем, которые определяются исходя из темы письма.
С другой стороны, мы всегда ставим в копию руководителя со стороны заказчика, потому что это позволяет информировать о состоянии проекта с нашей точки зрения. Кроме того, заказчику намного приятнее и удобнее получать регулярно информацию о проекте, нежели самому спрашивать и уточнять.
Некоторые руководители со стороны Заказчика предпочитают получать письма только о статусе проекта один раз в неделю. Этот момент тоже можно обговорить на этапе решения организационных вопросов.
Взаимодействие рабочей группы
В рабочую группу попадают самые разные люди, с разным пониманием будущего результата, процесса взаимодействия на пути совместной работы.
Поэтому одна из ключевых наших задач - формирование единого видения результата у всех членов команды как со стороны Заказчика, так и Исполнителя. К тому же важно выстроить и сохранить внутри рабочей группы хорошие отношения на протяжении всего проекта. Конфликтные ситуации могут возникать, но вместе мы должны дойти до конца, реализовать проект и получить максимальный результат.
К счастью, в большинстве случаев во время совместной работы, складываются доброжелательные отношения, которые сохраняются и после завершения проекта и продолжаются порой годами.
С уважением,
Юлия Чудинова
https://e-learn.sike.ru/
P.S. Подписывайтесь на мой канал, внедряйте полезные идеи в вашу работу, делитесь с коллегами опытом, предлагайте темы для будущих публикаций!
#запискиразработчика #j.chudinova #sike #менеджер проектов #управление проектами #разработка продуктов