Как-то мы выиграли тендер на разработку тренажера сразу для двух агрегатов. Заказчик утверждал, что Агрегат №1 и Агрегат №2 абсолютно одинаковые, соответственно одним тренажером будут решены все задачи. Мы не стали спорить и просто зафиксировали в официальном протоколе, что будет реализован один тренажер на примере Агрегата №1. И выполнили данную задачу.
Однако, когда тренажер стали внедрять для обучения сотрудников Агрегата №2, посыпались замечания. Оказалось, что на другом агрегате немного другая система управления (АСУ ТП), немного другая технология, порядок действий…. Но у нас на руках был протокол в котором четко было написано, что мы делаем один тренажер на примере Агрегата №1. Все. На этом вопрос был закрыт. Это был положительный пример.
Также я знаю когда другая компания-разработчик подписалась на разработку двух тренажеров. Им тоже говорили, что это очень похожие процессы, и если сделать один тренажер и его немного модифицировать, то получится второй. Так как они были далеки от производства и не знали нюансов, они подписались. В итоге им пришлось делать два полноценных тренажера по цене одного.
Итак, продолжим тему фиксации договоренностей, изменений к функционалу, срокам и другим принятым решениям.
В нашей стране бОльшая часть компаний достаточно бюрократизированы и не готовы согласовывать изменения на уровне электронной почты. Да и с юридической точки зрения официальные документы имеют значительно больший вес, чем электронные письма.
Поэтому наиболее безопасный путь – это формальный путь, особенно если:
- вы работаете с компанией первый раз
- вы работаете с компаний, которая признает только официальные документы
- вам необходимо зафиксировать серьезные изменения по проекту (сроки сдачи этапов, изменения требований)
- у вас уже возникают проблемы с проектом (не предоставляют материал, эксперты не дают обратную связь, любые другие проблемы, влияющие на сроки и качество проекта).
Когда мы говорим об официальных документах, у нас есть следующие основные инструменты:
- официальные письма
- протоколы
- дополнительные соглашения к договору.
Официальные письма
Официальные письма удобно использовать, когда заказчик не отвечает вам в оперативном порядке: вы запрашиваете материалы – тишина, вы хотите приехать в командировку – тишина.
Также письма необходимо писать, когда вопрос касается коммерческой тайны или информационной безопасности заказчика. Например, согласование даты и времени видеосъемки на объекте, передачи технологических инструкций или других документов и т.д.
В этом случае официальные письма – отличный способ продвинуться на шаг вперед: получить разрешение на какие-либо действия, согласовать перечень и роль экспертов, согласовать командировку, доступы к объектам и т.д.
Протоколы и дополнительные соглашения
Протоколы и дополнительные соглашения к договору – очень надежные и классные инструменты с точки зрения фиксации договоренностей, но очень долгие с точки зрения оформления и подписания.
Если вы работаете с крупной компанией, то скорей всего вам дадут шаблон по которому надо будет все оформить. Часто от нас требуется только подготовить текст и отправить ответственному по договору. Далее останется дело за малым – дождаться пока подпишут все ответственные лица.
Не бросайте дело на самотек!
Регулярно напоминайте и уточняйте статус документа, чтобы про него не забыли и не потеряли.
В протоколах можно фиксировать: назначения ответственных, распределение задач, сроки исполнения, принятые решения по архитектуре, наполнению, функциональным решениям и ограничениям.
Если речь идет об изменении сроков выполнения работ или изменения касаются прав владения, общего объема, состава продукта, или других ключевых положений договора, то такие решения желательно оформлять дополнительным соглашением к договору.
Если фиксировать все договоренности официально, то на этапе реализации и сдачи проекта, даже если у клиента возникнут новые идеи, видение и другие гениальные мысли, у вас всегда будет возможность решить данный вопрос не в ущерб своим интересам.
Но об этом в следующих записках…
С уважением,
Юлия Чудинова
https://e-learn.sike.ru/
P.S. Подписывайтесь на мой канал, внедряйте полезные идеи в вашу работу, делитесь с коллегами опытом, предлагайте темы для будущих публикаций!
#запискиразработчика #j.chudinova #sike #менеджер проектов #управление проектами #разработка продуктов