Управление временем — ключевой навык в организации рабочего процесса.
Что такое тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент (с англ. «управление временем») — это организация, учет и распределение ресурсов времени. Метод учит эффективно использовать рабочее время, чтобы выполнять задачи качественно и в короткие сроки.
Основные задачи
Тайм-менеджмент призван сделать жизнь проще с помощью упорядочивания и расстановки приоритетов.
Виды тайм-менеджмента
Существует много разновидностей управления временем: для бизнесменов, художников, домохозяек, родителей.
- Личный тайм-менеджмент.
- Профессиональный тайм-менеджмент.
- Корпоративный тайм-менеджмент.
Как эффективно управлять своим временем
Прежде чем выбрать подходящую для себя технику тайм-менеджмента, займитесь планированием.
Планирование
Несколько простых инструментов и правил помогут правильно поставить цели.
SMART
Это система фильтрации целей. Каждую цель сначала проверяют на соответствие пяти пунктам и только потом разделяют на задачи:
Диаграмма Ганта
Помогает подробно иллюстрировать текущие цели. На изображении есть сроки задач, продолжительность и этапы выполнения. Работает на перспективу.
Список задач (to-do list)
В списке задачи представлены в виде коротких фраз, которые удобно вычеркивать по мере выполнения. Подходит только для краткосрочных проектов.
Пирамида Франклина
В пирамиде ежедневные мелкие задачи подчинены глобальной цели и опираются на жизненные ценности.
Хронометраж
Хронометраж анализирует время, отведенное под задачи. Две-три недели фиксируйте, когда начинаете и заканчиваете каждое дело.
Закон Паркинсона
Британский писатель и журналист Сирил Паркинсон утверждал: «Работа занимает ровно столько времени, сколько на нее отведено». Это значит: если задачу реально выполнить за три дня, а дедлайн через две недели, ее все равно сдадут точно в срок. Поэтому важно адекватно планировать дедлайн и контролировать время работы.
Интеллект-карты
Карты структурируют информацию и собирают все данные в одном месте. Визуальный план с символами и картинками подробно показывает задачи на короткие и длинные сроки.
Расстановка приоритетов
Чтобы ориентироваться в задачах, нужно расставить приоритеты. Это делается несколькими способами.
АБВГД (ABCDE)
В методике все планы разделяют по степени значимости:
Задачи решают последовательно — от уровня к уровню.
Матрица Эйзенхауэра
По этой методике планы делят на колонки в матричной схеме. У каждой колонки свой уровень важности.
Правило «1-3-5»
Согласно этому правилу: «Каждый день нужно делать одно важное дело, три средней степени важности и пять незначительных».
Правило трех
Вы выбираете три самых важных дела из общего списка и концентрируетесь на них. Вы не распыляетесь и сохраняете продуктивность.
Закон Парето
Выражается тезисом: «80% результата происходят за счет 20% усилий и наоборот». Для оптимизации времени нужно определить, какие действия относятся к эффективным 20%, и сосредоточиться на них.
Автофокус
Дела хаотично записывают в блокнот. Затем выбирают самые важные и срочные и выполняют их. Оставшиеся задачи переносят на завтра — и так ежедневно.
Исполнение
Как только составите план и определите приоритеты, выбирайте методику выполнения задач.
Zero Inbox
Не закрывайте список, пока не присвоите каждому пункту категорию: выполнить, отложить, делегировать, ответить или удалить.
Fresh or Fried
После пробуждения мозг находится в состоянии «fresh» — он свеж и активен. В течение дня мозг устает – «поджаривается» и работоспособность снижается. Поэтому самые важные вопросы нужно назначать на первую половину дня, а более простые задачи — на вторую.
Метод 4D
Метод напоминает Zero Inbox, так как предлагает присваивать задачам одну из D: delete (удалить), delegate (делегировать), delay (отложить) или do (сделать).
Метод Тима Ферриса
«Чтобы решать больше задач, нужно не больше работать, а лучше концентрироваться». Это основано на законах Парето и Паркинсона. Работе отводится 20% времени, а остальные 80 — отдыху и рутинным делам. Важно сохранять максимальную концентрацию в рабочее время.
Анализ своего опыта
Управление временем невозможно без анализа опыта. Выбирайте подход с учетом сферы деятельности и личных особенностей и следите за своими ощущениями. Подходящий метод должен быть полностью понятным и удобным.
Мифы и заблуждения об управлении временем
Миф 1. Нельзя управлять временем
Управлять ходом времени нельзя, его можно правильно распределять и контролировать свои действия в каждый временной отрезок.
Миф 2. Тайм-менеджмент не оставляет времени на отдых
Планирование отдыха — такая же важная часть тайм-менеджмента, как и планирование рабочих дел. Таким образом, уменьшается объем работы и повышается эффективность труда.
Миф 3. Организация времени исключает свободу действий
Ежедневные шаблоны поведения (скроллинг соц.сетей) лишают нас права выбора. Планирование же помогает обрести контроль над ситуацией, освобождая пространство для принятия решений.
Заключение
Методики тайм-менеджмента помогают организовать рабочее время так, чтобы создать гармонию всех сфер жизни.
Подробнее про тайм-менеджмент вы можете прочитать на нашем сайте.