А вы когда-нибудь сталкивались с ситуацией от заказчика: «Мне нужно организовать вот это, обязательно на высшем уровне, срок неделя. А вообще нет, сроки горят. Лучше завтра! Вы же справитесь?!»?
Если да, то дайте пять, а если нет, то берите на заметку как без паники организовать срочный проект и получить на выходе довольного клиента.
Кейс: открытие магазина «Моя цена» от сети «Магнит» в селе Бахметьево, Богородицкого района. Чтобы вы понимали всю серьезность мероприятия, это первый супермаркет на весь поселок с численностью в 450 человек. Для жителей — это важное и долгожданное событие.
Итак, какие же задачи стояли перед нами за сутки до начала мероприятия?
- Найти ведущего, диджея, супервайзера и двух привлекательных промо-моделей.
- Приобрести красную ленту, взять в аренду столбики под нее, поднос, бархатную подушку и золотые ножницы для церемонии открытия.
- Найти звуковую аппаратуру: два радиомикрофона и стойку-журавль, усилитель, колонки со штативами, удлинители и коммутация к ним, а также стол под оборудование.
- Подготовить музыкальное оформление: составить подходящий плейлист, в котором обязательно должно быть десять вариантов фанфар.
- Забрать расходные материалы в 2 часа ночи на М-2 у рейсового грузовика из Белгорода.
- Провести инструктаж с персоналом.
Пройдемся по самых важным пунктам.
— Когда дело доходит до поиска персонала, то ваш главный козырь — это количество и качество ваших контактов. Поэтому всегда поддерживайте хорошие отношения с теми людьми, которые у вас работают. Даже если это краткосрочный проект, создайте достойные условия труда и доброжелательную обстановку, ведь в любой сфере деятельности люди идут на эмоции. Ваша репутация и уважительное отношение к персоналу позволят вам найти отличные кадры на любые проекты за короткий срок. И как вы поняли, именно это помогло нам в закрытии первого пункта.
— Важный лайфхак! Всегда вкладывайтесь в свое обучение и обучение сотрудников, которые работают у вас на постоянной основе. При возникновении форс-мажоров вы сможете реализовать часть проекта без дополнительных кадров. Из минусов: вы потратите на это личное время. Из плюсов: выполните заказ качественно и в срок, получите новый опыт и дополнительную прибыль к основному доходу.
Эти нюансы позволили нам найти двух красивых промо-моделей и крутого ведущего с собственным звуковым оборудованием. А диджеем и супервайзером стали event-менеджеры нашего агентства, ведь за плечами у них уже есть нужный опыт. Помните, гибкость мышления — один из залогов успеха в любом деле.
— Обговорите с заказчиком все детали сценария заранее: кто под какую музыку говорит, в какие моменты меняется трек, что делаем в случае неявки кого-то из выступающих и т.д. Благодаря этому, мы смогли внести нужные корректировки в сценарий до начала мероприятия.
— Инструктаж персонала — это ключевое звено любого проекта. Подойдите к нему максимально ответственно. Ваша задача не просто проговорить все то, что можно и так прочитать на бумаге. Вы должны дать развернутое представление о работе с учетом всех возможных нюансов. Пройдитесь детально по брифу, особенно важно уточнить требования к внешнему виду, проиграйте форс-мажорные ситуации и обговорите варианты действий, укажите координирующее лицо и обязательно назначьте место и время встречи перед началом мероприятия с учетом географических, человеческих и временных факторов.
Историю о том, как прошло мероприятие, и с какими неожиданными сложностями мы столкнулись, расскажем в следующей статье. Обещаем, будет интересно, так что следите за новостями!
Делитесь в комментариях с какими сложностями вы сталкивались в работе и как с ними справлялись?
А также подписывайтесь на наш Instagram и на канал Яндекс. Дзен, мы покажем вам самые «рыбные места» Тулы и области!