Часть ежедневной работы менеджера - подготовка и отправка деловых сообщений. Классический email, slack или мессенджер не важно. Задача сформулировать запрос, предложение или дать обратную связь и получить ответ.
Сталкиваясь с бесконечным количеством сообщений, обратил внимание на то, что на некоторые из них отвечаю быстрее, больше вкладываюсь в ответ и взаимодействие идёт результативнее. Также и с письмами, которые отправляю, для получения положительного решения соблюдение некоторых правил - базовое требование.
Книжку "Новые правила деловой переписки" я сначала прослушал 2 раза подряд, а потом прочитал.
Авторы используют принципы Дейла Карнеги и предлагают изменить современную деловую переписку, опираясь на 2 правила:
1. Уважение к адресату.
2. Забота об интересах адресата.
Личный опыт - это работает!
Главное, что использую при написании писем каждый день:
1. В письме из темы понятно о чем оно, какое действие требуется сделать, и в какой срок.
2. Письмо дольжно быть кратким, по существу и структирировано так, чтобы получать мог его легко и быстро прочитать, выделив главное.
3. Письмо написано честно (без скрытых мотивов) и не эмоционально. По эмоциональным вопросам требуется позвонить, а не написать.
4. В письме-просьбе указано право адресата на отказ. Это сущетсвенно повышает вероятность положительного решения вопроса.
5. Уважать время и внимание: одно письмо - одно дело, главное в первом абзаце, вспомогательные материалы сразу и в удобном для получателя формате.
5. "Вежливость - это не слова" - показать уважение и заботу о получателе, убрав лишнее и сэкономив время на прочтение.
6. Не пытаться манипулировать.
7. Не пытаться обсуждать в письме то, что требует встречи нескольких участников.
8. Приложенные файлы и ссылки называются понятно и не требуют от получателя времени на переименование при сохранении.
Цитата, которая иллюстрирует главные тезисы книги:
"Деловая переписка - это в первую очередь дело и уже потом отношения. Люди каждый день приходят на работу, которую ненавидят, чтобы исполнять поручения, которые не понимают, от начальства, которое презирают. Мир работает и без уважения.
Другое дело, что на уважительные письма мы откликаемся гораздо лучше, чем на обычные. Мы отвечаем быстрее, больше "включаемся", находим нестандартные решения, работаем с удовольствием, меньше устаем и в итоге становимся продуктивнее."
Надеюсь, что как можно больше людей будут использовать рекомендации этой книги каждый раз, когда необходимо написать деловое сообщение.
Искренняя благодарность авторам книги - Максиму Ильяхову и Людмиле Сарычевой!
