Автор заметки прошел классический путь к методологии Getting Things Done. Сначала постоянно и быстро росло количество задач и проектов.
Потом попытка работать быстрее, больше и ещё больше, с постоянным подключением к работе и в итоге, осталось время только для работы.
Потом ситуации, когда просыпаешься ночью, так как критически необходимое действие не выполнено. Ощущение бесконечного давления и перегрузки мозга, из-за которой не можешь продуктивно концентрироваться на первоочередных задачах и выполнять задачи на должном уровне. Ловушка занятости захлопывается и вот дела делаются, но сделано мало и не то. Качество падает и количество ошибок вырастает.
К счастью, в ноябре 2016г. вышел подкаст Никиты Маклахова “Будет сделано” с Дмитрием Иншаковым о методологии GTD, которая убрала образ повелителя времени и создала образ управления сознанием.
Принципы GTD
Главная идея, на которой построена методология Getting Things Done, - наша голова, мозг и сознание предназначены не для хранения информации, а для того, чтобы создавать идеи.
Достичь этого в мире с большим информационным перегрузом, морем входящей информации и постоянно воразстающей скоростью можно за 5 шагов:
1. СОБРАТЬ. Регулярно, то есть хотя бы один раз за 1-2 дня, собирать то, что привлекает внимание.
2. ПРОЯСНИТЬ. Четко определять, какое значение представляют собранные вопросы. Какие из них требуют действий, а какие не требуют.
По требующим действие вопросам определить следующие видимые физические действия. Для проектов, то есть для вопросов, которые нельзя решить за одно действие, определить критерии решения и записать первое действие.
Информацию по остальным вопросам удалить или сохранить для справки.
3. ОРГАНИЗОВАТЬ действия и информацию в списки напоминаний о предстоящих действиях, списки проектов и папки для хранения информации .
4. ОБОЗРЕВАТЬ. Регулярно просматривать и обновлять список проектов, действий и справочную информацию, чтобы видеть принятые на себя обязательства.
5. ВЫПОЛНИТЬ. Сделать действия, выбирая из подготовленных списков и опираясь на критерии приоритета, места, времени и уровня энергии.
Скачать карту рабочего процесса GTD
Фундаментальные факторы доведения дел до конца неизменны: собрать незавершенные задачи, обдумать каждую из них, а затем управлять результатами с помощью организации, обзора и действий.
Вопросы, которые помогают привести дела в порядок и освоить искусство продуктивности без стресса
1. Как сделать больше с меньшими усилиями?
2. Что это? Что это значит для меня?
3. Что значит “сделано” для того, что привлекает мое внимание?
4. Требует ли это действий?
5. Какое следующее видимое физическое действие? Если бы я не занимался ничем другим в жизни, кроме решения этой проблемы, что бы я предпринял прямо сейчас?
6. Я тот человек, который должен сделать это действие? У меня есть список напоминаний и действий, выполнение которых я ожидаю от других людей? У меня есть готовые списки-повестки для каждого ключевого человека?
7. Я могу сделать это действие меньше, чем за 2 минуты?
8. Я могу достигнуть результата за одно действие?
9. Какие критерии успеха я могу сформулировать для задач, которые я не могу решить за одно действие? Что должно произойти, чтобы можно было вычеркнуть этот проект из списка дел как завершенный? Есть ли у меня полный список проектов? Я управляю проектами с помощью списка действий или используя дополнительные материалы по проектам?
10. Какие простые привычки я должен внедрить и отслеживать, чтобы автоматически действовать в соответствии с методологией GTD?
11. Где хранить все напоминания о последующих действиях?
12. Как часто я должен проводить обзор всех своих списков, чтобы не волноваться по поводу их содержания?
13. Я хочу, чтобы моя система работала? Я провожу еженедельный обзор? В рамках еженедельного обзора я проясняю, обновляю и создаю?
14. Я включаю в работу голову, чтобы выбросить из неё все дела?
15. Я чаще планирую и восполняю запланированную работу или выполняю работу по мере её появления?
16. Использую ли я эффект восприятия с разной дистанции для своих проектов и действий? Смотрю ли я на них с точки зрения Миссии и Принципов, Видения и Целей?
17. Моя система хранения информации быстрая, функциональная и позитивная?
18. Есть ли какое-то важное решение, по поводу которого мне нужно сделать напоминание в будущем, чтобы сейчас я мог спокойно перестать об этом думать?
19. С позиции перспективы в чем заключаются ключевые цели и задачи в моей работе? Каких результатов я хочу достичь через год или три? Как развивается моя карьера? Полностью ли меня устраивает собственный образ жизни? Занят ли я тем, чего действительно хочу или должен делать, с точки зрения долгосрочной перспективы? Какие долгосрочные цели и задачи я установил для себя? Какие проекты, направленные на достижение желаемых результатов, я должен осуществить?
20. Зачем?
21. Я избегаю нарушения внутренних договоренностей? Я заключаю договоренности без необходимости и предварительной оценки? Я выполняю договоренности? Я пересматриваю договоренности?
22. К чему мы хотим прийти на этой встрече? Чего мы хотим добиться, применяя это программное обеспечение? Зачем мы это делаем? Каким будет успешный результат?
3 главных вывода, которые выделил для себя:
1. Управлять сознанием, а не временем.
2. Принятие решения по следующему действию всегда будет главным критерием успеха при решении любой задачи.
3. GTD помогает принять верное решение, что делать в каждый конкретный момент, и уменьшить тревогу и стресс по поводу того, что я не делаю.
Дополнительно предлагаю посмотреть и послушать:
1. Скачать MIND MAP по книге Дэвида Аллена "Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса". Книга доступна в печатном и электронном форматах на ozon.ru и др. а также в аудио формате на русском и английском языках в storytel и др.
2. Подкаст “Будет сделано” Никиты Маклахова с Дмитрием Иншаковым.
3. Подкаст GTD с Дэвидом Алленом на английском языке с описанием главного в методологии: часть 1, часть 2.
4. Подбор цитат по книге Дэвида Аллена "Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса", к которым стоит регулярно возвращаться. Конспект из 30 страниц.
Удачи на вашем пути к искуству продуктивности без стресса!