Эффективные методы управления временем позволяют ускорять темп деятельности, улучшать качество работы. При эффективном тайм-менеджменте останется свободное время для игр, отдыха, хобби. Тайм-менеджмент позволяет оптимально распределить время, а не работать усерднее, и успевать больше.
Время нельзя сохранить, одолжить или отложить про запас — но можно решить, как потратить время на деятельность высокой ценности.
Следите за своим временем!
Сколько времени занимает решение 1 стандартной дневной задачи? Большинство догадывается, но приблизительные оценки неверны. Учёт рабочего времени помогает измерить рабочее время, даёт информацию о том, сколько затрачено на задачу. Используйте электронную таблицу: каждые 30 мин. записывайте, над чем работали, или скачайте приложение для отслеживания времени.
Используйте бесплатные приложения, отслеживающие время за компьютером. В конце недели вы получите отчёт: сможете проверить другие показатели, затраченное время, начнёте замечать закономерности, понимать, куда уходит ресурс. Учёт времени – мощный инструмент, позволяющий повысить производительность, помогающий разработать план борьбы с «утечками» и избавления от них.
Техника Pomodoro
Мозг может сосредоточиться только на одной вещи за раз, а постоянное переключение между задачами («я щас, на минутку, только почту проверить») приводит к значительным потерям производительности. Техника Pomodoro – система управления временем, которая заставляет выполнять только одну задачу. Выключите все отвлекающие факторы и установите таймер на 25 минут. Работайте весь период над одной задачей. 25 мин. непрерывной глубокой работы поможет выработать привычку ежедневно работать с таймером.
Как это экономит время? Идея заключается в том, чтобы создать ощущение дедлайна – 25 минут для максимального прогресса. Техника требует делать перерывы, позволяя сохранять свежесть ума в течение рабочего дня.
Временные блоки
Недостаточно составлять списки дел и отчаянно пытаться их закончить. Внесите в распорядок дня фактор времени. Вы выделяете «блоки» времени, устанавливаете задачи, на которых нужно сосредоточиться. Задача укладывается в свой временной блок: рабочие задания, общественные мероприятия, отдых – всё распланировано и расставлено по приоритетам. Эта техника тайм-менеджмента заставляет понять, как распределить время эффективнее и продуктивнее, чем бесконечные списки дел.
Съешьте эту лягушку
Из «Съешьте эту лягушку» Брайана Трейси:
«Нельзя съесть всех головастиков и лягушек в пруду. Но вы можете съесть самую большую и некрасивую, и этого будет достаточно, по крайней мере, на время».
Каждый день выделяйте 1 самую важную задачу – это лягушка: вещь, которая больше всего влияет на работу. Начните день с неё, не поддавайтесь искушению сначала решить простые задачи.
Но что делать, когда у вас много «лягушек», множество сложных задач? Решайте их по очереди — съешьте сначала самую большую лягушку!
«Матрица Эйзенхауэра»
Дуайт Эйзенхауэр прожил одну из самых продуктивных жизней – 34-й президент Соединенных Штатов с 1953 по 1961 год за время своего пребывания в должности запустил программы, которые привели к развитию системы межгосударственных автомагистралей в Соединенных Штатах, запуску Интернета (DARPA), исследованию космоса (НАСА), мирному использованию альтернативных источников энергии (Закон об атомной энергии). До этого он был генералом армии Соединенных Штатов, служил Верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны, отвечал за планирование и осуществление вторжений в Северную Африку, Францию, Германию. Он занимал пост президента Колумбийского университета, стал первым верховным главнокомандующим НАТО и находил время заниматься хобби – гольфом, живописью маслом.
Эйзенхауэр обладал невероятной способностью поддерживать свою продуктивность на протяжении десятилетий, так что его методы управления временем, управлением задачами и продуктивностью изучались многими людьми. Его самая известная стратегия продуктивности известна как «Матрица Эйзенхауэра» – простой инструмент для принятия решений. Используя разработанную им матрицу решений, разделите свои действия на 4 блока:
- Срочно и важно (сделать сразу)
- Важно, но не срочно (выполнить позже)
- Срочно, но неважно (делегировать)
- Не срочные, не важные (устранить).
Матрицу можно масштабировать, использовать для планирования дел на неделю, месяц. Самое интересное в ней – выделение задач 4-го блока: те, которые выполнять не нужно. Нет более быстрого способа сделать что-то, чем вообще этого не делать, но мозгу перфекциониста сложно отказаться от намеченной задачи, понять, что от её невыполнения ничего не изменится – продуктивность не упадёт, мир не рухнет.
Буферное время между задачами
Мгновенный переход от встречи к встрече, задачи к задаче кажется экономным подходом к распределению времени, но даёт обратный эффект. Между двумя задачами выделите время на короткую прогулку, отдых дома, разговор с друзьями, чтобы очистить мозг, освободив пространство для новых задач. Оптимальное время для выполнения 1 задачи – 90 минут без перерыва. Без пауз трудно оставаться сосредоточенным и мотивированным. Планирование буферного времени помогает предотвратить опоздание на следующую встречу. Идеальный буфер между задачами – 25 минут.
Зона продуктивности
Одни люди – жаворонки, другие – совы. Первым лучше вставать рано и начинать работать с утра, вторым – не ложиться спать поздно ночью, работать в темноте. Выявите время максимальной продуктивности, посвящайте его работе, сосредотачивайтесь исключительно на задачах.
Правило 80/20
Правило 80/20, известное как принцип Паретто, гласит: 80% результатов приходят зависят от 20% действий. Сосредоточьтесь на 20% действий, достигая приоритетных задач.
ПОДПИСЫВАЙТЕСЬ на мой YouTube канал! Ставьте ПАЛЕЦ ВВЕРХ и ПОДПИСЫВАЙТЕСЬ на Дзен канал
Читайте также:
✅ Бакалавриат – это высшее или нет?
✅ Молодые и безумно богатые: как выглядят наследники российских олигархов