Чтобы провести оценку без ошибок и стресса стоит придерживаться некоторых правил, которым стоило бы посвятить тренинги для персонала.
Подготовка к оценке
Если тебя оценивают, нужно готовиться. Но готовиться нужно и руководителям, не только подчиненным, иначе оценка результативности персонала за целый год окажется бесполезной.
Прежде всего нужно подготовить хорошие вопросы. Это нелегко, справиться с задачей помогут соответствующие бизнес тренинги, но можно облегчить себе задачу, если в течение всего периода собирать пометки по мере поступления стоящей информации. Таким образом, эксперты советуют постоянно вести записи, посвященные оценке персонала.
Что важно не забыть? В результате опроса нужно будет выяснить, как сотрудники относятся к своей работе, как выполняют KPI, какова вовлеченность персонала и как сотрудники видят свой профессиональный рост.
К получению ответов на все эти вопросы нужно готовиться на протяжении года. Одна из распространенных ошибок – оценка на основе недавнего времени, а не всего периода.
Лучше всего встречаться с подчиненными один на один раз в месяц, постепенно собирая информацию об их результативности.
Как получить объективную оценку
Чтобы получить объективную оценку, соберите информацию о сотруднике у как можно большего количества людей – это концепция обратной связи 360 градусов. Концепция помогает избежать субъективности оценки. Есть тренинги для менеджеров, помогающие научиться оценивать сотрудников, используя и другие эффективные подходы.
В результате оценки должен появиться профайл сотрудника, в котором будут учтены часто повторяющиеся характеристики о нем.
Самооценка как составляющая оценки сотрудника
Эффективная оценка результативности сотрудников обычно включает пункт, посвященный самооценке. Некоторые считают его самым важным. Прямо перед проведением оценки результативности сотрудникам предлагают провести самооценку.
Самооценка – это не просто информация для руководителя: процесс самооценки помогает сотруднику открыться для обратной связи, предварительно обдумав свои победы и ошибки. Это будет и подготовкой участника к оценке результативности.
Для самооценки нужно подобрать наводящие вопросы, например:
- Что вы считаете главными достижениями периода?
- Каким проектом гордитесь больше всего?
- Что можно было бы сделать лучше?
- Над чем нужно работать, в каком направлении совершенствоваться?
- Какие корпоративные тренинги были наиболее полезны и чем?
Во время проведения оценки нужно слушать
Многие руководители допускают одну и ту же ошибку – не слушают во время оценки. Вернее, слушают, чтобы ответить, но не чтобы понять. Важно слушать и слышать – это даст много ценной информации.
Умение активно слушать – ключевое качество руководителя, над его развитием нужно постоянно работать.
Кстати, на этом качестве строится популярна техника фасилитации. Если сказать, что такое фасилитация простыми словами, то это способ обсуждения и поиска ответов на сложные вопросы через возможность высказаться каждому участнику и умение слушать и слышать каждого.
Если сравнить подход фасилитации с проведением оценки, то общим может будет безопасный климат, позволяющий легче находить решения.
Много о том, в чем суть фасилитации и что это такое можно найти в разделе блога «Фасилитация».
Активное слушание предполагает способность слышать то, что говорят, а не то, что хочется услышать. Эта техника позволяет создавать безопасную атмосферу, когда человек открывается, потому что не боится осуждения или неприятия.
Откажитесь от «сандвича»
Если кто-то не в курсе, есть такое понятие как «сандвич из обратной связи». Это ситуация, когда конструктивная обратная связь заключается между двумя позитивные отзывами. Идея такого преподнесения конструктивной оценки в том, чтобы разбавить ее позитивными отзывами.
Идея понятная, но, по мнению многих экспертов, такой сандвич просто не работает. Подчиненные не настолько глупы, чтобы не распознать конструкцию. Поняв, что им преподносят что-то в специально созданной упаковке, они могут проигнорировать и рациональное зерно.
К тому же, подчиненные тоже часто слышат только то, что хотят услышать. Если вы говорите: «Вы проделали огромную работу, но стоит обратить внимание на …», то подчиненный перестает слышать все, что вы скажете после «но», наслаждаясь первой частью конструкции.
Важно хвалить достижения
В начале или в конце процедуры оценки нужно похвалить достижения. При этом важно указать, за что именно сотрудник заслуживает похвалы, почему именно он, и каким конкретным случаем подтверждается его заслуга. Важно, чтобы это не было общими фразами.
Оценка в позитивном ключе
Важно следить за формулировками. Вместо того чтобы сказать «В следующий раз сделайте лучше» или «Что с проектом?», скажите «А что если поступить таким образом? Что вы об этом думаете?» или «Как вы считаете, есть ли более эффективный путь?».
Не отклоняйтесь от даты
Оценка для подчиненных всегда стресс, поэтому если наметили дату, не переносите ее – пусть это мероприятие пройдет в свой срок. Переносить дату такого мероприятия – неуважение к сотруднику. Важно помнить об этом.
Показывайте свое участие, участвуйте!
Демонстрируйте ваше уважение к сотрудникам. И не просто демонстрируйте – уважайте их. Не позволяйте себе жестов, демонстрирующих ваше превосходство и пренебрежение. Копаться в телефоне, пока сотрудник дает ответ, рассесться вольготно в кресле и «скучать» – все это недопустимо во время годовой оценки сотрудника.
Не затягивайте с обратной связью
Следующий стресс для сотрудника – ожидание результата. Не стоит тянуть с ним. Чем быстрее дадите обратную связь – тем лучше для сотрудников и тем выше эффективность мероприятия.
Есть тренинги, способные повысить эффективность оценки персонала. А есть мнение, что существует альтернатива годовой аттестации.
Почему ищут альтернативу годовой оценке?
В целом многие приходят к заключению, что это мероприятие является стрессовым и даже в какой-то мере унизительным. Сотрудник дрожит перед начальником в надежде на повышение или мечтая, чтоб не уволили – не слишком привлекательная картина.
В 2002 году в телесериале «Офис» показали абсурдность процесса оценки персонала: Ваши сильные стороны – Бухучет, Слабые – Экзема; Проходили ли вы тренинг по работе с компьютером? – Не знаю. Уже тогда этот метод оценки рассматривали как заржавевший и изживший себя.
Ряд компаний, среди которых Microsoft, Accenture, Deloitte, искали более гибкие методы оценки результативности работы сотрудников и рассматривали в качестве альтернативы методы обратной связи. Amazon для оценки сотрудников использует обратную связь, которую практикуют постоянно, а не раз в год.
Годовая оценка часто демотивирует
Ряд исследований пришли к выводу, что стандартная годовая оценка скорее демотивирует сотрудников, а не повышает их эффективность. Еще в 2014 году было проведено исследование Brandon Hall Group, в результате которого выяснилось, что такой метод оценки персонала не нравится абсолютно всем участникам. Оценили ее выше среднего только 26% опрошенных.
Недавний опрос People Management Insight подтвердил отношение к методу. 99% опрошенных считает, что оценка персонала и система управления производительностью могла бы быть лучше и только 27% оценило ее позитивно.
Передовые компании, такие как Netflix, Microsoft, Adobe и Google, отказались от нее. Чем заменили эти компании традиционную ежегодную оценку персонала?
В некоторых компаниях для оценки начали использовать «Check ins» - периодическое общение менеджеров с подчиненными о прогрессе. Такое общение дополняется методом обратной связи 360 градусов.
Ряд компаний практикуют непрерывную обратную связь, а Google предлагает сотрудникам инструмент контроля собственных целей и ключевых результатов.
Постоянная обратная связь – альтернатива ежегодной аттестации?
Даже сотрудники, которым неприятна процедура ежегодной оценки, стремятся к получению обратной связи, особенно молодые, которые выросли в эпоху мгновенной обратной связи в социальных сетях. Известно, что обратная связь повышает производительность и мотивацию.
По данным PwC, 51% опрошенных отметили, что постоянная обратная связь и похвала за выполненную работу влияет на них положительно, причем обратная связь должна быть как можно чаще, и только 1% опрошенных сказали, что обратная связь не имеет для них значения.
Обычно людям важно, правильно ли они делают свою работу, в верном ли направлении движутся, прогрессируют ли с точки зрения окружающих. Год – это слишком долго, чтобы получить ответы на эти важные и естественные вопросы. Обратная связь нужна уже сейчас, постоянно в процессе работы. Эксперты считают, что формальные системы оценки не дают возможности получить обратную связь быстро, тогда, когда это нужно.
Так, Роберт Ордевер, исполнительный директор по поощрениям компании O.C. Tanner Европа, считает, что модель постоянной обратной связи более эффективна. Такие важные вопросы, как повышение зарплаты, развитие и возможные проблемы с коллегами не должны происходить только раз в год. Такой режим создает дискомфорт, тогда как своевременное обсуждение текущего положения вещей, своевременное исправление ситуации и постоянное развитие позволяет усиливать те стороны сотрудников, которые от них ожидает компания.
Опрос PwC также подтверждает, что и многие компании готовы к переходу к практике обратной связи вместо годовой оценки. Такую позицию выразили 34% компаний. Однако кое-что останавливает специалистов по персоналу. Это:
- Неуверенность в поддержке высшего руководства.
- Трудоемкость подхода.
- Нерешенный вопрос методики фиксирования результатов обратной связи.
- Отсутствие твердых навыков обеспечения обратной связи.
Специалисты по персоналу крупных компаний считают, что компании будут еще какое-то время воздерживаться от перехода к новой форме оценки персонала, опасаясь уходить от укоренившейся системы. Они также отмечают, что менеджерам нужно укреплять свои навыки давать и принимать обратную связь.
Тем не менее, по мнению специалистов, переход к модели непрерывной обратной связи неизбежен. Нет никакого сомнения в том, что она более эффективна.
Сеанс обратной связи не требует много времени, как опасаются многие, однако это требует нового уровня от менеджера – он должен хорошо знать своих сотрудников, понимать их индивидуальные особенности и объяснять их мотивацию.
Возможно, обратная связь не заменит ежегодную аттестацию, но однозначно, она сможет дополнить эту процедуру, избавить ее от нервов и неожиданностей. Аттестации могут стать более символическими и менее стрессовыми. Возможно, они превратятся в процесс анализа развития сотрудника в течение года.