Виртуальная АТС это надежный, удобный и простой в использовании инструмент, который позволяет бизнесу действовать гораздо эффективнее и избавиться от ограничений старых методов связи.
А учитывая, что внедрение такой технологии будет по карману любому, даже самому малому бизнесу, то нет вообще никаких причин отказываться от этого.
Но возникает вопрос - а как выбрать такую систему правильно? На что обратить внимание? Рассказываем об этом на примере виртуальной АТС Zadarma.
1. Интеграция с CRM системами.
Процесс интеграции позволит вам “совместить” наиболее важные бизнес процессы в компании и значительно оптимизировать работу.
Только представьте - грамотно организованная система контроля за обращениями и сделками, возможность звонить в один клик из карточки клиента для ваших менеджеров, подробная информация о всех контактах… А еще перевод звонка на ответственного сотрудника (поможет при работе с постоянными клиентами).
Для руководителей окажется полезной возможность просмотра подробной статистики по обращениям и сделкам.
При использовании АТС Zadarma вам будут доступны интеграции с большинством популярных CRM систем. Ознакомьтесь с полным списком и подробными инструкциями здесь.
Если же вы еще не используете CRM в своей работе - срочно меняйтесь! И присмотритесь к бесплатному продукту ZCRM. Она обладает всеми необходимыми функциями и уже по умолчанию интегрирована с телефонией.
2. Настройка маршрутизации звонков.
Каждого из нас раздражает ожидание во время перевода звонка от сотрудника к сотруднику. Особенно, если вопрос нужно решить скорее. “Ну неужели нельзя с этим что-то сделать?” - спрашивает пользователь.
Да, можно.
Виртуальная АТС позволяет настроить маршрутизацию звонков максимально удобным способом. Причем удобным и для вас, и для ваших клиентов.
Во-первых, создайте интерактивное голосовое меню. Уже до момента разговора с сотрудником, обратившийся клиент выбирает, какой у него вопрос и с кем он хочет связаться. То самое “нажмите 1 чтобы связаться с отделом продаж, нажмите 2 чтобы связаться с руководителем”. Настройки АТС Zadarma позволяют загрузить готовую аудиозапись или сгенерировать её из текста.
Во-вторых, настройте часы работы. Если компания не готова отвечать на звонки круглосуточно - то с помощью простых настроек проинформируйте клиентов об этом. При поступлении звонка вне рабочего времени или воспроизводится заранее заготовленная запись голосового помощника, или происходит переадресация звонка на личный мобильный телефон.
Разумеется, все обращения будут записаны и ваши сотрудники свяжутся с клиентом на следующий день.
В-третьих, позаботьтесь о постоянных клиентах. Назначьте личного менеджера и автоматически переводите звонки на него, без прослушивания голосового меню. Это покажет, как сильно вы цените лояльность и время своих клиентов.
3. Виртуальные номера. Мобильные, городские и 8-800.
Здорово, если можно подключить мобильный номер. Замечательно, если есть возможность выбрать городской номер. Но идеальным решением будет подключение мобильного номера, местного городского и toll-free (8-800) для звонков со всей России.
Поэтому очень весомым плюсом будет то, что провайдер АТС сам является оператором связи. Применительно к Zadarma - вы можете подключить виртуальные номера более 100 стран мира и 100 городов России. Среди списка вы найдете мобильные номера с функцией приема СМС и, разумеется, те самые номера для бесплатного вызова 8-800.
Подключение возможно для физических и юридических лиц - никаких ограничений. Подтвердить свою личность вы можете онлайн через портал Госуслуг. Весь процесс займет не более трёх минут.
Если у вас уже есть свой номер, то просто подключите его к АТС. Инструкция находится здесь.
4. Запись звонков и статистика разговоров.
Иметь возможность в любой момент вернуться к любому звонку - важно. Именно поэтому, автоматическая запись разговоров оказывается достаточно полезной функцией.
Например, при обучении новых сотрудников вы можете показывать им примеры звонков и обращать внимание на конкретные моменты в разговоре - позитивные и негативные. Руководителям функция будет полезна для контроля качества работы менеджеров.
А при возникновении спорных моментов в общении с клиентами - вы всегда сможете вернуться к разговору и сверить, верно ли вы поняли друг друга.
А еще - АТС Zadarma умеет расшифровывать звонки. И вы сможете их не только прослушать, но и прочитать текстом.
5. Открытый интерфейс API.
В работе используете свою CRM систему или хотите получить от телефонии максимум? В таком случае обязательно обратите внимание на бесплатный и полноценный интерфейс API, с множеством методов для работы. С его помощью вы сможете создать многоуровневое меню IVR, полноценного робота секретаря или создать лид-форму на сайте, которая сразу будет заносить клиента в CRM.
В общем-то, функционал будет ограничен лишь вашей фантазией.
Это что касается основных функций, которыми должна обладать хорошая виртуальная АТС. Но существуют еще и обязательные вещи, на которые нужно обратить внимание:
- Цены на виртуальные номера. Вы можете воспользоваться пакетами услуг “все включено”, или приобрести виртуальные номера, которые нужны только вам. Например, подключение номера 8-800 будет для вас бесплатным и, при определенном ежемесячном подключении, даже обслуживание не будет стоить вам ничего. Цены на московские городские номера начинаются от 120 рублей в месяц (при бесплатном подключении). Подключение мобильного номера - 120 рублей в месяц.
- Число внутренних линий. При прочих равных, лучше всего будет отдать предпочтение провайдеру с большим количеством линий. Кстати говоря, в виртуальной АТС Zadarma количество внутренних линий может быть увеличено до 400. И это не предел - вы можете развернуть даже полноценный контакт-центр.
Подведем итог. При выборе виртуальной АТС следует обратить внимание не только на непосредственный функционал - а именно, звонки, но и на то, как сервис будет интегрироваться с другими инструментами. Это как раз тот случай, когда итоговая сумма больше, чем все слагаемые по отдельности.
Обязательно обратите внимание на гибкость настройки и доступные виртуальные номера.
А еще приглядитесь к АТС от Zadarma. Она содержит в себе всё то, о чем мы поговорили выше, и даже чуть больше. Для владельцев крупного бизнеса есть специальные пакетные предложения, в которых уже “все включено”.