Если в 18:00 в голове только одна мысль: "Как бы побыстрее доехать до дома и свалиться на диван" - значит что-то тут не так.
В идеале, надо приходить домой с чувством выполненного долга, бодрым и веселым.
У всех бывают трудные времена и иногда надо поднажать. Это нормально. Но если это происходит регулярно — пора «чинить» свой рабочий день.
Далее пошаговая инструкция, как наладить свой распорядок. Конечно, она дана в общем виде — у всех работа разная, разные условия.
1. Ревизия.
Для начала надо определить, какие вообще у вас есть дела. Сделать это можно следующим образом. Напишите каждое дело на отдельный листок.
Например, Лена работает помощником руководителя. И она может написать на листках следующие пункты: звонки, разбор входящей корреспонденции, обед, обработка заявок, поручения шефа, поручения замов и т.п.
Как только все дела будут выписаны, можно переходить к следующему шагу.
2. Ревизия времени.
Далее, надо нарисовать линию дня или недели и распределить эти дела по времени. Здесь можно сделать примерный набросок. Данное действие нужно для того, чтобы понять, на какие дела сколько примерно уходит времени.
Конечно могут быть и параллельные дела. Пока Лена готовит шефу кофе, она может отвечать на почту в смартфоне.
Было бы здорово сделать визуальную картинку.
3. Распределение и удаление.
Теперь один из самых важных шагов.
- Посмотрите, может быть какие-то дела вообще не надо делать или они, возможно, не входят в ваши обязанности. Значит эти листочки выкидываем.
- Посмотрите, может быть на какие-то дела можно выделить меньше времени. Если такие есть, значит напишите, сколько теперь вы будете тратить на эти дела времени.
- Посмотрите, возможно есть дела, с которыми вечные проблемы. То времени на них не хватает, то сил, то они вообще забываются. Если такие есть, следует поставить их на особый учет.
4. Приоритеты.
Продолжаем наводить порядок.
- Возможно, есть дела, на которые требуется больше сил и внимания. Значит ставим их в начало дня, так как сил в это время еще много.
- Возможно, есть дела, которые лучше всего делать в определенное время. Значит ставим их на это время.
Например делать звонки лучше всего с 10 до 12:30. Люди еще не устали, обед еще не наступил. Лучшее время для продуктивной беседы. После обеда большая часть сотрудников начинает думать, как бы поскорее пойти домой. Есть и такие, кто намеренно не берет трубку.
5. Резюмируем.
Подводим итоги. У вас остались важные и нужные дела. Вы их распределили по времени и по приоритетам.
Теперь надо задать себе следующие вопросы:
- а не много ли дел, и получится ли все успеть?
- есть ли время на отдых, кофе и "перекуры"?
- что можно еще сократить или делегировать?
В итоге у вас получится ваш идеальный день или идеальная неделя. Через месяц эту операцию можно будет проделать снова, чтобы внести коррективы.
Так вы сможете работать все более эффективно и результативно.
*** Если у вас есть свои идеи и предложения пишите в комментариях.
P.S.
Если вас так же как и нас увлекает тема продуктивности и эффективности, рекомендую пройти наш бесплатный мини-курс "Самоорганизация для ленивых прокрастинаторов". Нажмите здесь.