Сегодня поговорим о, возможно, слишком незначительной и немного комичной проблеме уничтожения документов. Но это только кажется. К сожалению, просто так взять и выкинуть устаревшие документы нельзя — это целый отдельный разговор.
Сколько нужно хранить документы
Начать, пожалуй, стоит с того, что уничтожать документы, “срок годности” которых не истёк запрещено. В лучшем случае получите штраф, а в худшем — грозит уголовная ответственность.
Определимся, сколько нужно хранить документы:
Первичные бухгалтерские документы, финотчётность, результаты аудиторских смотров, локальные акты и распоряжения, а также прочие бумаги. связанные с финансами и экономикой бизнеса — 5 лет
Документы налогового учёта и бумаги для подтверждения доходов/расходов предприятия — 4 года
Кадровые документы, трудовые договоры, приказы о приёме в штат, зарплатные л/с, личные дела — 50(!!!) лет
Прочие документы — надо смотреть по ситуации. У каждого документа есть особенности.
Важно: если у вас электронный документооборот, ничего не меняется. Сроки те же. Хранить электронные документы обязательно.
Как уничтожить документы, срок хранения которых уже истёк
У каждой компании всё-по своему, это должно быть прописано в правилах документооборота. Но есть и общие правила, прописанные в законе:
- Собрать комиссию не менее чем из трёх человек отдельным приказом. Они будут отвечать за уничтожение документов.
- Отсмотреть и перебрать все документы, чтобы не допустить ошибок
- Провести заседание по поводу уничтожения документов. Должно быть всё по-человечески, с актом по итогам заседания и с протоколом — там должна быть повестка и решение
- Заполнить акт по уничтожению документов. Можно в произвольной форме — лучше всего подходит табличка. Там можно указать наименование документа, срок его истечения, количество, срок хранения.
- Уничтожить документы и составить акт по итогам. Тут тоже всё произвольно, важно указать наименование организации, дату подписания, способ уничтожения, также нужно продублировать табличку из предыдущего пункта
О способах уничтожения, может показаться, говорить не нужно. Ну запихнул в шреддер, и всё. На самом деле нет. Пара важных замечаний:
— Если вы сами уничтожаете документы, будьте аккуратны. Бумаги с персональными данными нужно утилизировать так, чтобы они не подлежали восстановлению. Кроме того, идентифицировать данные тоже должно быть невозможно.
— Электронные документы мало просто удалить, это нужно делать с помощью специальных программ. Если вы храните документы на электронных носителях, то лучше не париться и просто размагнитить их.
Давайте по-честному. Вы уничтожаете документы, следуя всем правилам, или просто “выкинул и забыл”?