Может ли человек управлять временем? Уверена, этот вопрос возникает и у трудоголиков, и у молодых мам, и у студентов. В современном мире есть много возможностей, но быстрый темп жизни затрудняет достижение поставленных целей. Каждый день — работа, дом, отдых и тотальная нехватка времени.
Время — самый ценный ресурс, и, к сожалению, его нельзя восполнить. Однако можно научиться управлять им, чтобы повысить свою эффективность и преодолеть прокрастинацию (привычку откладывать важные дела на потом).
Что такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент — это техника управления временем. Это целый комплекс знаний, принципов и техник, направленных на повышение эффективности вашей деятельности. Ежедневно работая в режиме многозадачности, мы испытываем хронический стресс. Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и снижению концентрации внимания. Чтобы избавиться от постоянных неврозов и проблем со здоровьем, которые они вызовут, займитесь тайм-менеджментом.
Давайте попробуем выяснить, чем успешные люди отличаются от остальных. Те, кто добился успеха, всегда продуктивны — они много успевают. Но это вовсе не означает, что они работают 24/7. Под продуктивностью стоит понимать достижение результата, а не сам процесс. Если вы намерены повысить свою производительность, то не стоит тратить больше времени. Важно не тратить его впустую.
Основной секрет вашей личной эффективности — в правильном распределении времени. Так вы избежите риска стать заложником или заложницей собственного бизнеса, карьеры или домашних хлопот.
Основные принципы управления временем
Главный принцип тайм-менеджмента — измерять время не в минутах и часах, а в событиях и действиях. Именно такое оригинальное восприятие времени даст вам ощущение наполненности жизни и понимания того, как жить с пользой для себя. В число остальных правил тайм-менеджмента входят:
- Планируйте не более 10 дел;
- 20% дел дают 80% результата;
- Выделяйте важные дела;
- Проверяйте актуальность задач;
- Учитывайте свои биоритмы;
- Просите о помощи, если это уместно;
- Не откладывайте быстро выполнимые задачи;
- Мотивируйте себя;
- Не создавайте множество списков;
- Доводите дело до конца.
Люди, добившиеся успеха в своей жизни, огромное значение придают планированию. Они ежедневно тратят на него хотя бы несколько минут. Для планирования важно использовать бумагу или подходящее приложение в телефоне: если цель нигде не зафиксирована, то ее фактически «не существует». Перечень задач повысит уровень личной ответственности и не даст сбиться с пути к намеченной цели.
Возьмите за правило тратить свое время и силы на то, что вам нужно на самом деле. На то, что приводит к успехам, продвигает к цели, расширяет границы. Для этого необходимо:
- Расставлять приоритеты;
- Правильно ставить цели;
- Грамотно планировать.
Самые эффективные техники тайм-менеджмента
Но даже запланировав цель и поверив в то, что она является для вас первостепенной, можно не успеть справиться с ней. Причин для этого хватает: допустим, вы быстро теряете терпение или отвлекаетесь на общение в соцсетях. Предлагаю воспользоваться одной из трех популярных техник управления временем, чтобы добиться желаемого результата.
«Метод помидора»
Его еще называют «системой 25 минут» — по количеству времени, затрачиваемому на работу. Технику придумал Франческо Чирилло в конце 1980-х. Он использовал этот метод, чтобы подготовиться к экзаменам, избежав усталости и снижения концентрации внимания.
«Метод помидора» рассчитан на то, что под рукой у вас есть кухонный механический таймер (такие как раз часто выпускают в виде этого овоща). Вы ставите таймер на 25 минут — и работаете на протяжении этого времени, не отвлекаясь на внешние факторы. Потом делаете короткий перерыв — не более 5 минут. После цикл повторяется заново. Через каждые четыре цикла сделайте большой перерыв в 30 минут.
Смысл «метода помидора» в том, что монотонная работа разбивается на небольшие части: после выполнения каждой вас ждет заслуженный отдых. Так легче взяться за сложные задания, и можно выполнить их лучше.
Принцип «девяти дел» или принцип «1-3-5»
Подход к методу простой — за день нужно завершить одно большое дело, три средних и пять небольших. К небольшим, например, можно отнести несложные бытовые дела. Их тоже лучше планировать, чтобы они не накапливались.
Идея в том, что такое количество и соотношение дел помогут потратить день продуктивно и при этом не выбиться из сил. Метод помогает выстроить четкую иерархию задач.
Канбан
Японская схема, визуализирующая рабочий процесс. Слово «канбан» по-японски означает «рекламный щит, вывеска». Для этого необходимо начертить таблицу из трех столбцов: «Надо сделать», «Делается» и «Сделано». Каждое запланированное дело записывается в один из столбцов. В течение дня дела вычеркиваются из одного столбца и перемещаются в следующий, исходя из их состояния.
Сколько столбцов будет в канбане — зависит от ваших задач. Например, столбцом может быть отдельный этап проекта или производственного цикла. Так метод позволяет отслеживать, как выполняются задачи.