Если данные нужно только перенести, без суммирования, то подойдет функция ВПР.
На практике ВПР можно использовать:
- для сравнения двух списков (например, цен)
- для составления таблиц с динамикой за год из отчетных форм по месяцам (например, статей бюджетов);
- для перегруппировки показателей в нужную форму (например, ФОТ из общей ОСВ в формы с нужным распределением по структурным подразделениям)
- для переноса любых не количественных признаков
В этой статье рассмотрим пример с переносом цен при помощи таблиц Excel, для сравнения старого и нового прайс-листа
Например, у вас был такой прайс
Курсы от Skillbox со скидкой до 65% по ссылке.
От себя лично, как автор канала про excel, я рекомендую курс "Excel + «Google Таблицы» с нуля до PRO" очень содержательный курс, замечательный лектор. Как бы хорошо вы не знали Excel, в этом курсе вы найдете много полезной информации для работы с электронными таблицами в Excel или Google. Каждый урок небольшое открытие. (Чтобы купить этот курс со скидкой нужно пройтись по этой ссылке и найти его в каталоге)
Пришел новый прайс
Нужно сравнить цены. Для этого в таблицу Excel со старым прайсом добавляем столбец с ценами из нового
Формулы
В сравнительной таблице видно, что цены на Товар 11 в новом прайсе нет, в ячейке напротив данного товара появилось значение Н/Д. Чтобы Н/Д не мешало при расчете других формул на основе занесенных данных, это значение нужно удалить.
Кроме того, в новом прайсе появилась дополнительная позиция - Товар 16. Чтобы он попал в сравнительную таблицу его нужно добавить в список вручную.
Несоответствие списков является проблемой данной формулы и требует дополнительного внимания. Поэтому, если новые данные регулярно используются для заполнения периодических форм, т.е. появляются новые товары, сотрудники, бюджетные статьи, то перед использованием новых данных нужно сравнить списки.
Списки можно сравнить при помощи сводной таблицы (если списки большие, для быстрого поиска расхождения сводную таблицу нужно скопировать и вставить как значение, и по нужному полю отфильтровать все значения равные 1)
Еще один способ для сравнения - после того как данные из нового списка занесены в старый список, перетянуть эти данные обратно в новый. На рисунке видно, что Товар 16 получил значение Н/Д, т.к. его нет в списке.
Важно!!! Формула ВПР используется только в том случае, если в списке нет повторяющих значений с разными признаками, т.е. если в списке будет занесен, например, Товар 1 двумя строчками с разными ценами, то подтянется только цена из первой строки.
Для более быстрого поиска нужной статьи я сделала подборки:
Бюджетирование
Excel для работы с данными
Себестоимость и цены
Учет закупок и расчетов в Excel
Примеры в Excel и файлы к статьям можно найти по этой ссылке