С увеличением объемов производства и продаж, увеличивается количество сотрудников, происходит рост количества ежедневных платежей, увеличивается и число телодвижений, звеньев согласования и наступает момент, когда вроде бы передовая современная технология вместо того чтобы помогать начинает мешать работе, росту и развитию компании.
Типовая схема согласований внутри компании:
Все сотрудники работают в CRM Битрикс24.CRM. Процедура согласования осуществляется по:
- Телефону.
- E-mail.
- Чату.
- В задачах.
- При личной встрече.
- На бегу.
- На теннисном корде.
- Во время обеда.
- На даче :)
ПОЧЕМУ?
Все просто - растет количество уведомлений, задач, указаний, напоминаний, которые сливаются в мало регулируемый избыточный поток информации и обязательных действий, на который все со временем просто перестают обращать внимание.
Внедрение, работа, развитие, поддержка CRM - это не закостенелый одноразовый каркас на всю жизнь, а растущая вместе с компанией и приспосабливающаяся к изменению условий среды живая модульная система.
ВАЖНО всегда и везде отделять мух от котлет на всех этапах работы:
В бухгалтерию должна поступать информация только о тех платежах, которые прошли согласование и получили разрешение у руководства компании.
Не нужно грузить бухгалтерию лишней информацией. Им не интересно, о чем и сколько раз Вы контачили с клиентом.
Весь цикл действий сотрудника бухгалтерии должен быть продуман и ограничен минимальным количеством типовых операций: увидел согласованный счет –оплатил. Дальше всех оповестит и проинформирует система.
Рассмотрим реализованный проект:
Участники процесса:
- Менеджер.
- Руководитель ОП (отдела продаж).
- Сотрудники бухгалтерии.
- Черновик.
- Передать на согласование.
- Согласован к оплате.
- Оплачен.
- Отказано.
- Форма заявки унифицированная, стандартная, единая для всех.
- Форма заявки содержит поля:
- Статус черновик система проставляет по умолчанию сама.
- За что платим*.
- Подрядчик*.
- Сумма счета*.
- Тип валюты*.
- Оплатить до*.
- Реквизиты*.
- ИНН*.
- КПП.
- БИК Банка.
- Р/С*.
- К/С.
- Назначение платежа*.
- Эл. Версия счета.
- Платежка.
- История.
- Заполним поля и отправим на согласование.
- Руководитель рассмотрел заявку, утвердил ее, сделал комментарий.
- По графику рабочего дня ответственный сотрудник бухгалтерии периодически обращается к реестру платежей и видит весь список заданий на каждый конкретный день, неделю,месяц.
- При необходимости он по прямой ссылке осуществляет вход в одну задачу и может получить доступ ко всем материалам, которые ему необходимы.
- В случае надобности он может оставить, добавить комментарий или даже вернуть задачу на доработку.
- Для удобства работы, сотрудник бухгалтерии может с помощью стандартного фильтра настроить по умолчанию отображение реестра платежей по собственным предпочтениям,например, оставить видимыми на экране только согласованные счета, тем самым скрыв всю лишнюю информацию.
- Реестр на модуле «список» в группе. Формально это отдельная база данных в формате электронной таблицы.
- Бизнес-процессы.
- Модуль «Задачи».
- Уведомления для участников процесса.
Где это будет работать?
- CRM+ (архив)
- Команда.
- Компания.
- Коробка.
Какие недостатки у такого решения пока есть?
- Менеджеру нужно заполнить много полей, хотелось бы упростить эту процедуру и включить авто постановщики, если эта информация уже вводилась.
- Нет отдельно выделенной папки для платежей и счетов.
- Нет автоматического уведомления для подрядчика.
Можно ли минусы превратить в плюсы?
Можно. Танцы с бубном, волшебные заклинания, немного автоматизации, дополнительных знаний и умение работать с бизнес процессами позволят нам в следующем ролике рассказать о том, как преодолеть эти барьеры.
Сколько стоит реализация такого решения?
- Подходящий тариф.
- Работа специалистов, которая зависит от количества процессов и конкретных условий работы Вашего портала.
- Оценки участия и числа сотрудников в процессе согласования.
- Наличия интеграции с 1С.
- Степени подготовки сотрудников компании.
- Сроков реализации проекта.
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»