«ВТБ Лизинг» — одна из крупнейших лизинговых компаний России, клиенты которой приобретают оборудование, спецтехнику, легковой и грузовой автомобильный транспорт. Особенность лизингового бизнеса — существенный поток документации, поэтому создание цифрового архива стало насущной потребностью компании. Как подошли к решению этого вопроса в «ВТБ Лизинг», читателям Клуба ОЦО рассказала Сабина Королева, директор департамента поддержки бизнеса.
Больше статей на нашем сайте www.sscclub.ru
— Сабина, как вы работали с таким объемом документов до создания электронного архива?
— В компании не было единой информационной системы для хранения электронных образов документов по сделкам, и в файловой системе, где хранились сканы, скопилось более 4 млн файлов по более чем 180 тыс. сделок. Это файловое хранилище не было интегрировано с основными операционными системами. У «ВТБ Лизинг» 60 региональных подразделений, и все они направляли документы в централизованный архив, где их прием и обработка выполнялись в ручном режиме. Некоторые документы необходимо было обрабатывать очень оперативно, в течение нескольких часов, чтобы предоставить доступ к ним участвующим в сделке сторонам, но из-за ручного труда это было весьма затруднительно. Из-за человеческого фактора часто возникали ошибки.
Еще один сложный и трудозатратный момент — работа по запросам налоговых органов. Лизинговым компаниям возмещают НДС из бюджета, для чего приходится регулярно предоставлять в ФНС большие объемы документов — порядка 150 тысяч каждый месяц. Чтобы ответить на эти запросы, более 10 сотрудников работают в течение двух недель, вручную выгружая и формируя описи по налоговым запросам. Мы понимали, что при наличии системы цифрового архива выгрузка происходила бы автоматически по номерам запрашиваемых сделок, и у нас был бы запас времени, чтобы запросить отсутствующие документы или обнаружить некорректно выгруженные.
— Какие задачи должна была решить система «Электронный архив»?
— Во-первых, сократить трудозатраты на обработку документов и увеличить скорость; фиксировать изменения статуса документов в системе, сократить время поиска документов на всех этапах — как в рамках сделки, так и по ее завершении. Например, при передаче на внешнее хранение либо при подборе по запросу проверяющих органов. Кроме того, очень важна была функция расширенного поиска информации по документам.
Во-вторых, это возможность для бизнеса получить доступ к подписанной документации по сделке после интеграции с CRM системой.
Отмечу, что речи о сокращении численности персонала с введением электронного документооборота не было., Напротив — важно было сохранить исходную численность учитывая растущие объемы сделок и количество документов.
— Какие программные комплексы вы рассматривали для создания системы?
— Вариантов было три — Directum, WssDocs и «1С – электронный документооборот». Выбрали последний, поскольку он уже использовался в компании; эта система была привычна для внутренних пользователей, не нужно было покупать дополнительное количество лицензий и так далее.
Инструменты, с помощью которых осуществляется ввод документов в систему и контроль их движения, — поточное сканирование и штрих-кодирование.
Поточный сканер мы и раньше использовали для ускорения процессов сканирования, а штрих-коды — только в ограниченном режиме, в системе канцелярии. Но сейчас они становятся сутью системы документооборота: ими маркируются все документы, выпускаемые компанией. На сторонние документы (это небольшая часть) штрихкод надо наклеивать, поэтому было приобретено необходимое количество принтеров и сканеров штрих-кодов для подразделений, в том числе региональных.
— Каковы были наиболее существенные риски и проблемы при реализации этого проекта?
— Мы рассчитывали на использование встроенного модуля поточного сканирования в системе «1С: Документооборот». Но были сомнения в том, что он будет корректно работать с большими объемами документов и качественно распознавать штрих-коды. Если бы тестирование показало, что встроенный модуль работает некорректно, нам бы пришлось искать отдельное решение. Все они дорогостоящие, потому что калькуляция происходит по количеству страниц. При наших объемах задач — около 300 тысяч страниц в месяц — это серьезное увеличение бюджета. Кроме того, это специальное решение пришлось бы отдельно интегрировать синтегрировать с системой «1С: Документооборот». Так что поточное сканирование — это риск, влияющий как на срок реализации, так и на бюджет проекта.
Самое существенное влияние на проект оказали работы по миграции данных.
Изначально планировалось 4 млн файлов, которые находятся на сетевом ресурсе, просто перенести в систему, создав под каждый из них регистрационную карточку. Эта задача сама по себе оказалась непростой, так как при миграции данных нужно было сохранить структуру сделки, типизацию находящихся в ней документов и, по возможности, из названия файла извлечь полезную информацию, например, номер документа.
Дополнительно нам пришлось обогащать созданные регистрационные карточки информацией из фронт-офисных систем и проводить синхронизацию этих карточек для возможности работы интеграции по историческим документам.
— Как изменилась ваша работа после ввода электронного архива?
— О результатах говорить рано. Систему мы внедрили только в этом году, но уже есть снижение расчетного времени на операцию и контроль (около 30%) – оно соответствует ожидаемому. Поставленная цель — обрабатывать документы в минимально возможные сроки и не делать этого в выходные дни — была достигнута. Важный фактор – рост уровня сервиса и удовлетворенности пользователей. Автоматизированный контроль движения документов существенно упрощает формирование актов приема-передачи.
Цифровизация позволяет снизить операционные риски и закладывает платформу для дальнейшего развития. Мы планируем полностью уходить от бумажного документооборота, и система электронного архива найдет свое место в будущем IT-ландшафте.
Изображение: DonDay