Три шага на пути к беззаботной работе, изложенные в статье, это хорошо, но как это должно выглядеть на практике? Для начала нужно определиться со структурой документа.
Первым делом необходимо создать 5 листов в экселевской книге:
Предназначение созданных листов следующее:
1. «Входящие» - сюда будем записывать все новые задачи (поручения, напоминания и т.п.). Т.е. будем выполнять шаг №1, собирать все, о чем вы думаете в одном месте. В самом листе создадим таблицу, содержащую столбцы с наименованием «№», «Наименование задачи», «Выполнить до», «Документ, основание», «Дата создания задачи», «Комментарий».
Какие данные будем вносить в столбцы?
- «№» - порядковый номер задачи;
- «Наименование задачи» - суть задачи (поручения, напоминания и т.п.);
- «Выполнить до» - дата, до которой необходимо сделать;
- «Документ, основание» - название документа, лица и т.п. от кого данная задача получена. Например: телефонный звонок начальника, протокол №53, Письмо №01-01/10-5/7856 и т.п.
- «Дата создания задачи» - здесь название говорит само за себя, указываем дату.
- «Комментарий» - указывается любая дополнительная информация, относящаяся к данному поручению.
После того, как на листе «Входящие» появятся задачи – необходимо переходить к шагу №2, и подумать, каким образом можно решить каждую из задач. И по результатам таких размышлений, задачи необходимо распределить по следующим вкладкам:
2. «Проекты» - задачи, которые невозможно решить за один раз, а необходимо выполнять ряд подзадач. Например, задачу «Провести ТО автомобилю» нельзя выполнить в одно действие. Для ее решения необходимо выполнить ряд подзадач, например, «Съездить в магазин и купить запчасти для ТО», «Позвонить в автосервис и записаться на ТО», «Съездить на ТО».
3. «Отложенные» - задачи, которые решаются в одно действие, например, «Напиши заявление на отпуск с 14.09.2020». Данную задачу сделать можно в одно действие, только о ней необходимо напомнить за две недели до начала отпуска. Вот именно такие задачи и должны попадать во вкладку «Отложенные».
4. «Периодическое» - задачи, которые повторяются с какой-то периодичностью. Например: «Оплати интернет 1 числа каждого месяца», «Отправить показания по газу до 10 числа каждого месяца».
Таблицы на листах «Проекты», «Отложенные», «Периодическое» будут идентичны таблице, представленной на листе «Входящие», за исключением наименования самой таблицы, которое должно соответствовать наименованию соответствующих листов.
Наглядно, реализация шага №2, выглядит следующим образом:
И заключительным аккордом в создании структуры Планеро является лист:
5. «Главная» - здесь будут автоматически формироваться те задачи, которые необходимо сделать на дату указанную в ячейке «Задачи по состоянию на», чтобы отпала необходимость каждый раз анализировать соответствующие вкладки «Проекты», «Отложенные», «Периодические». Также на главной странице будет отображаться кнопка «Разобрать папку Входящие», в том случае, если она не будет пустой.
На этом со структурой Планеро закончено. Переходим к шагу №3 – процессу автоматизации рабочего процесса и начнем с автоматического подсчета количество задач в соответствующих вкладках, быстрого перемещения между листами, нумерации пунктов и подпунктов.
Актуальная версия Планеро доступна по ссылке.