Предоставление закрывающих документов – тяжелый труд инициатора рекламного процесса. Особенно когда сотрудничаете с различными маркетинговыми площадками. Но не стоит оставаться на месте – надо разобраться в вопросе. После прочтения этой статьи вам станет понятно, как получить закрывающие документы в системах контекстной рекламы Яндекс.Директ и Google Ads, какие сложности возникают и как их решить.
Для чего понадобятся «закрывашки»?
Они считаются юридическим доказательством того, что транзакция между этими двумя сайтами и инициатором рекламного процесса (т. е. вами) была завершена.
Две маркетинговые площадки дают акты частным менеджерам и организациям. Организационная и правовая формы выбираются при открытии учетной записи на сайте. Заключение двустороннего соглашения оферты происходит автоматически. Оно начинает действовать после первого платежа в сервисе. Вам не потребуется какой-либо подписки.
А как быть физическим лицам?
Для них в обоих сервисах нет пакета закрывающих документов – только товарный чек, считающийся доказательством платы за обслуживание. Физическое лицо получает чек по e-mail.
Если вы зарегистрированы как физ. лицо, то для получения закрывающих документов вам потребуется зарегистрировать новую учетную запись в качестве ИП или организации. Поэтому будьте внимательны при заполнении анкеты.
Как получить документы для бухгалтерского учета в Яндекс.Директе
Виды документов. Яндекс предлагает три типа отчетных документов для ИП и юридических лиц:
1. Счет на оплату. Необходим для оплаты услуг. Он располагается на странице «Счета» в сервисе «Яндекс.Баланс».
Здесь нужно выбрать тип даты и указать период, за который вам нужно выставить счет. Можете воспользоваться расширенным поиском, чтобы обнаружить его по номеру и другим характеристикам. После введения данных для этого нажмите клавишу «Показать счета». В итоге мы увидим таблицу с требуемым результатом.
2. Акт об оказанных услугах. Служит подтверждением оказания услуг. Здесь отображается их стоимость и объем.
Директ выдает отдельный акт на каждый выставленный счет. Формируется документ автоматически после оказания услуг. Дата документа не обязательно будет совпадать с окончанием календарного месяца. В случае если дата не совпала, то сервис выдаст промежуточный акт с суммой, израсходованной за месяц.
По итогу оказания всех услуг Яндекс.Директ выдает финальный акт.
2. Счет-фактура. Создается на основе акта оказанных услуг и выдается в конце месяца. Если сумма на счету была потрачена не полностью, то вы получите 2 счета-фактуры: с фактически израсходованной суммой и авансовый, в котором указана сумма остатка.
Обратите внимание, что ни в акте, ни в счете-фактуре не прописывается номер и название рекламной кампании.
Как получить документы для бухгалтерии в Google Ads
Типы закрывающих документов. В Google Ads предоставляемые документы зависят от страны, указанной при регистрации учетной записи, и выбранного метода оплаты. Для рекламодателей в России существует 2 способа оплаты, которые отличаются пакетами предоставляемых документов:
1. Кредитная линия. Рекламодатель пользуется услугами в кредит и оплачивает их по факту. Однако, для подключения кредитной линии рекламодатель должен отвечать следующим условиям:
- иметь активный аккаунт и хорошую репутацию
- фирме должно быть больше года
- тратить на рекламу в Google Ads не менее 5000 долларов в течение 3-х месяцев (любых 3 из последних 12).
Перечень предоставляемых документов при кредитной линии:
- Счет-фактура (с НДС). Здесь отражаются фактические расходы за месяц. Автоматически присылается на почту в конце каждого месяца.
- Акт сдачи-приемки услуг. Формируется на основании счета-фактуры.
- Акт сверки счетов.
2. Предоплата. Вы зачисляете деньги на аккаунт до начала оказания услуг. При данном способе оплаты рекламные кампании останавливаются, как только заканчиваются деньги на аккаунте. Поэтому нужно внимательно следить за состоянием счета и своевременно его пополнять.
Пакет документов при работе по предоплате значительно шире, чем при кредитной линии. К вышеперечисленным счету-фактуре, актам сдачи-приемке услуг и сверки счетов добавляются следующие документы:
- Счет-фактура на аванс. Будет сформирована сразу после внесения денег на счет.
- Предварительный счет. Это счет с данными для оплаты. Формируется он на вкладке «История запросов» при нажатии на кнопку «Внести платеж».
- Условия использования. Документ, обязательный к подписанию при создании рекламного аккаунта в Google Ads. Он будет доступен для скачивания спустя 2 дня после регистрации в меню «Инструменты и настройки» («Сводка платежных данных»/«Платежный профиль»).
Переход с одного вида оплаты на другой. Текущий вид оплаты можно посмотреть в меню «Инструменты и настройки». Это указывается в «Настройках» в разделе «Оплата».
Вам предоставляется возможность изменять метод оплаты. Для этого нажмите «Изменить способ оплаты» и подайте заявку. Следует учитывать, что кредитная линия доступна не всем и чтобы ее получить, необходимо отвечать требованиям, перечисленным выше.
Стоит заметить, что закрывающие документы в Google Ads предоставляются отдельно для каждого рекламного аккаунта. То есть вы получите пакеты документов для каждого из них, даже если они соединены единым аккаунтом Google.
Прием закрывающих документов
Электронные копии. Скачать электронные копии счета-фактуры, акта сдачи-приемки услуг и акта сверки расчетов в Google можно с 3 по 7 число каждого месяца.
Другие документы в нем делаются по-другому:
- Счет-фактура на аванс станет доступен в течение двух дней после зачисления средств.
- Предварительный счет создается перед оплатой по запросу.
- Условия использования доступны в любое время спустя 2 дня после регистрации аккаунта.
Бумажные оригиналы. Чтобы их оформить, вам необходимо подать заявку. Заказать счет-фактуру и акт сдачи-приемки услуг можно после 20 числа месяца, следующего за отмеченным в заявке. Оригинальная версия акта сверки счетов доступна только в январе - один раз в год.
Предварительный счет доступен сразу после поступления денег на счет, а счет-фактуру на аванс можно получить через 10 дней после зачисления платежа.
Бумажную версию условий использования можно заказать через пару суток после открытия учетной записи.
Чтобы запросить оригиналы, нужно в «Оплате» выбрать раздел «Инструменты и настройки», далее нажимаем: «Сводка», «Документы» или «Транзакции» и прописываем сроки, за которые нам нужны бумажные экземпляры. Дальше нажимаем: "Запросить повторную отправку документа".
Запрос будет обработан в течение 48 часов, однако уведомление не приходит. Поэтому дождитесь получения оригиналов по указанному в аккаунте адресу. Повторно формировать запрос не нужно.
Следует подчеркнуть, что в Google Ads вы должны выбрать: получать электронные копии или только оригинальные. Копий сервис не отправляет. Однако электронные копии можно скачать в формате PDF и распечатать. На них не будет стоять печати и подписи, но для бухгалтерского учета такие копии годятся.
Другие доступные документы в Google Ads
Информация о транзакциях. Чтобы просмотреть документы для них, вам стоит зайти в «Инструменты и настройка» и выбрать «Сводка» в меню «Оплаты». Здесь указываются операции за последние 3 месяца, но в опциях можно указать любой период.
Транзакции разделяются по карточкам в зависимости от сроков. Чтобы просмотреть подробные данные, просто нажмите на нее.
Посмотреть и скачать документы. Здесь же, в «Оплате», выберите «Документы». Сохраненные там отчеты фильтруются и сортируются по задаваемым характеристикам и датам. Нужный отчет можно скачать на компьютер.
Как подать документы легче, стремительнее и с выгодой
Рекламодатели не удовлетворяются одним маркетинговым сервисом, а запускают рекламу по нескольким каналам. Действительно, заранее сложно предугадать, какой канал "выстрелит" именно для вашей сферы. Это узнается на практике методом тестов и постоянного анализа. Отслеживать отчеты по всем сервисам, постоянно анализировать рекламные кампании и вносить правки нелегко.
Если количество рекламных каналов зашкаливает и у вас не хватает времени постоянно отслеживать их – обращайтесь в наше агентство.
Мы не просто решим вопрос с закрывающими документами, но и повысим результативность вашей рекламы. Оставьте заявку у нас на сайте для проведения бесплатного аудита рекламной кампании и расчета выгодных индивидуальных условий.
Следите за нашими статьями в соц сетях, там есть много интересного:
ВКонтакте: https://vk.com/mks.media
Facebook: https://www.facebook.com/mksmediaagency/
Instagram: https://www.instagram.com/mksmedia_agency/
Telegram: https://t.me/mksmediaagency
