Можно ли вести журнал регистрации выдачи СТД-Р в электронном виде, а не бумажном? Нужно ли его потом распечатывать? Или просто нужно вести такой журнал?
В Трудовом кодексе РФ нет нормы, требующей обязательной регистрации выдачи сведений о трудовой деятельности, предоставляемых работнику работодателем. Нет такой нормы и в Приказе Минтруда России от 20.01.2020 N 23н, которым утверждены формы сведений о трудовой деятельности и порядок их заполнения.
Однако мы рекомендуем фиксировать получение работником СТД-Р. Почему? В ТК РФ установлена обязанность работодателя выдавать сведения работнику в определенных случаях и в определенные сроки. Например, в ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ говорится:
«Работодатель обязан предоставить работнику (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя), поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя:в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;при увольнении в день прекращения трудового договора».
И работодателю лучше иметь подтверждение того, что он свою обязанность выполнил и выполнил в срок. Если сведения выдаются на бумажном носителе лично работнику, то самый простой способ - получить подпись работника с указанием даты получения. Для этого может быть заведен отдельный журнал.
«…СТД-Р выдается при увольнении работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки и перешел на электронную. Подтверждением выдачи справки будет являться подпись работника. Считаем целесообразным завести отдельный журнал учета…» (Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.рф», вопрос № 136936 от 15.09.2020).
Допустимо фиксировать факт передачи в общем журнале учета выданных документов работникам.
Электронная форма журнала, как видите, для этой цели не подойдет, а пригодится разве что для учета отправленных «электронных» СТД-Р.
Также напомним, что в случае, если в день прекращения трудового договора предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. Такой порядок установлен в ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ. И здесь у работодателя тоже есть подтверждение и отправки (заказное письмо является регистрируемым почтовым отправлением), и получения сведений работником (он распишется в уведомлении о вручении, которое вернется работодателю).
Но мы рекомендуем все-таки завести отдельный журнал учета выданных СТД-Р, где записывать все операции: и получение лично работником под подпись, и отправку сведений почтой, и передачу в электронном виде. Все сведения будут под рукой в одном месте, и облегчит поиск информации в случае необходимости.
Утвержденной формы такого журнала нет, поэтому содержание его граф определяет работодатель.
Если Вы пользуетесь нашими журналами, то заполнить можно так:
вариант 1
вариант 2
вариант 3
Также рекомендуем почитать:
- Обязательно ли прошивать журналы регистрации приказов? (доступ свободный)
- Инструкция по заполнению формы СТД-Р (с образцами документов) (доступно подписчикам журнала "Кадровик-практик")
- Учет медицинских книжек работников (Доступ - 25 руб., оплатить и читать, подписчикам журнала "Кадровик-практик" - бесплатно)